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テレワーク (リモートワーク) で生産性を向上させるには?課題や改善策を解説!


目次[非表示]

  1. 1.テレワークとリモートワークの違いとは?
  2. 2.テレワーク とは?
  3. 3.リモートワークとは?
  4. 4.テレワーク (リモートワーク) 導入のメリット
  5. 5.テレワーク(リモートワーク)導入のデメリット
  6. 6.テレワーク(リモートワーク)の普及率はどのくらいか
  7. 7.テレワーク (リモートワーク) の導入により生産性は保てているのか?
  8. 8.テレワーク (リモートワーク) で生産性を上げるコツとは?
  9. 9.テレワーク (リモートワーク) で生産性向上に期待できるツールとは?
  10. 10.テレワーク(リモートワーク)導入の成功事例
  11. 11.おわりに
  12. 12.テレワーク(リモートワーク)に関するよくある質問


新型コロナウイルスの世界的流行により、世の中の当たり前が大きく変わろうとしています。「アフターコロナ」「ウィズコロナ」という言葉も生まれ、ビジネスを取り巻く環境も大きく変わっていますが、その中でも特に働き方に影響を及ぼしているのは、「テレワーク (リモートワーク) 」の普及です。

テレワークが当たり前になる中で、果たしてビジネスマンの「生産性」が向上するのでしょうか。本記事では、テレワーク導入のメリットやデメリット、生産性を上げるコツやツールについてご紹介します。

▼ テレワーク環境下でも良いチーム状況を維持し生産性を上げるには?資料はこちら


テレワークとリモートワークの違いとは?

テレワークとリモートワークは非常にニュアンスが似た言葉です。どのような違いがあるのかご説明します。

テレワーク とは?

テレワーク(telework)は、「離れたところ」という意味を持つ「tele」と、「work」を組み合わせた造語です。厚生労働省では、テレワークを「情報通信技術(ICT)を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義しています。


テレワークに近い意味を持つ言葉として「リモートワーク」があります。テレワークがICTを活用した働き方であるのに対し、リモートワークは単純にオフィスから離れた場所で働く勤務形態のことを言い、ICTを活用するかどうかは問題にしません。このような違いがあるものの、ビジネスシーンではほぼ同義の言葉として使われています。

リモートワークとは?

リモートワーク(remote work)は、「遠隔」という意味を持つ「remote」と、「work」を組み合わせた造語です。オフィスから離れた場所で働く勤務形態のことを言い、「テレワーク」や「在宅勤務」と同義で使われることも多々あります。「会社に出社しない働き方」の総称と考えて問題ないでしょう。

テレワーク (リモートワーク) 導入のメリット

テレワーク導入のメリットや効果に関して、さまざまなものがあげられます。

引用元:一般社団法人日本テレワーク協会

まずは、代表的なメリットについて、「企業側」と「従業員側」にわけて3つずつご紹介します。

企業側のメリット

企業側①:離職率の低下

労働市場の活性化により、いつでも転職が可能な時代になりました。その中で優秀な人材をリテンションし続けることは容易ではありません。ライフスタイルの変化により、育児や介護が必要になり、やむを得ず退職を検討している従業員の方もいらっしゃるでしょう。

しかし、テレワークを導入すれば、従業員の方々に合わせて、多様な働き方を実現する可能性が高まります。個々人の状況に合わせた理想の働き方を企業が推進することにより、離職率の低下に寄与出来るでしょう。

企業側②:事業運営のコストが削減できる

テレワークを導入し、自宅で勤務する人が増えれば、自ずとオフィス運営を含めた事業運営コストは下がります。ペーパーレス化により、資料の印刷なども原則行わないため、ペーパーコストの減少が見込めます。また、通勤する人も減るため、交通・通勤コストも下がります。

オフィススペースの縮小などを検討した場合、オフィスの維持費用も下がるため、大きなコストメリットが発生します。

企業側③:震災などによるリスクを分散できる

震災大国な日本において、リスク分散は非常に重要です。テレワークを導入し、働く人々を出来る限り分散出来れば、震災などのリスクが起こった際の立て直しを比較的容易に図ることが出来ます。

次は、従業員側のメリットを考えてみます。


従業員側のメリット

従業員側①:通勤時間がなくなる

言わずもがなですが、オフィスに通勤するための通勤時間がなくなります。浮いた時間を活用し、自己研鑽に励むことも出来れば、家族との時間を増やすことも出来ます。満員電車で窮屈な思いをすることもなくなりますし、移動で体力を消耗することもありません。自由に使える時間が増えます。

従業員側②:自己管理的な働き方ができる

オフィスで勤務していると、必ず誰かが周囲にいるものですが、テレワークでは基本的に家族以外誰も周囲にいません。昼休みに昼寝をして集中力を高めるもよし、移動時間がなくなった分、少し早めに勤務を開始することも可能です。

自分で働き方を意思決定する、自己管理的な働き方が可能です。

従業員側③:仕事への満足度と労働意欲の向上

テレワークは比較的集中して仕事がしやすい環境が整っています。集中しているときに、上司に話しかけられることもありません。集中しやすい環境が整っているために、仕事に対する満足度や労働意欲が高まります。

テレワーク(リモートワーク)導入のデメリット

テレワーク(リモートワーク)の導入によって考えられるデメリットは以下のとおりです。

企業側のデメリット

企業側①:情報漏洩のリスクが高まる

テレワークは、オフィスに出社せずに働く勤務形態であり、従業員は自宅やカフェなどで仕事をするのが一般的です。当然のことですが、従業員個人の自宅に企業レベルのセキュリティは期待できませんし、カフェなどの公共の場所では不正アクセスを受けるリスクも高くなります。ノートPCなどの端末の紛失・盗難といった物理的なトラブルも含め、情報漏洩のリスクが高まるのはテレワークのデメリットです。

企業側②:勤怠管理が複雑化する

従業員全員がオフィスに出社していれば、タイムカードなど従来の方法で勤怠管理をおこなえば問題ありません。しかし、テレワークの場合は、出社する従業員と出社しない従業員がいたり、出社する日と出社しない日ができたりするため、勤怠管理が複雑化します。テレワークに対応した勤怠管理ツールを導入するなどして正確かつ公正な勤怠管理をしないと、給与計算のミスや従業員の不満につながる可能性があります。

従業員側のデメリット

従業員側①:コミュニケーションが減る

テレワークを導入すると、出社せずに自宅で働く従業員が増えるため、全員がオフィスに出社するときのように気軽にコミュニケーションを図るのが難しくなります。従業員同士のコミュニケーションの機会が減少することで情報共有が停滞し、業務効率の低下を招くケースも少なくありません。また、従業員によってはコミュニケーションの減少によって孤独感を抱えるようになり、仕事へのモチベーションに悪影響が及ぶこともあります。

従業員側②: 仕事とプライベートのメリハリがつけづらい

テレワークのデメリットとしてよく言われるのが、仕事とプライベートの境目が希薄になり、オン・オフを切り替えにくくなるということです。始業時間になっても仕事モードがオンにならず、ダラダラと仕事をしてしまう従業員もいるでしょう。プライベートな空間が近くにあるので、ついつい休憩が長くなってしまうという話も聞かれます。そうなると生産性が低下して、結果的に長時間労働につながってしまいます。


テレワーク(リモートワーク)の普及率はどのくらいか

新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、テレワークを導入する企業が急速に増加しました。令和4年に内閣府が実施した調査(※)によると、全国でテレワークを導入している企業は30.6%で、東京23区に限れば、約半数の企業がテレワークを導入していることが分かりました。業種別で見ると、顧客と直接関わる必要がある小売業や対人サービス業こそ普及率は低いものの、情報通信業では70%以上の企業がテレワークを導入しています。

※参考:第5回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査

https://www5.cao.go.jp/keizai2/wellbeing/covid/pdf/result5_covid.pdf


テレワーク (リモートワーク) の導入により生産性は保てているのか?

さて、テレワーク導入のメリットをあげましたが、果たしてテレワークの導入により「生産性」は保てているのかどうか、テレワークを実際に導入した企業のデータを見てみます。

(引用元:総務省 平成30年度版 情報通信白書「テレワークによる働きやすい職場の実現」図表4-4-3-7 労働生産性向上目的でテレワークを導入した企業による効果の認識)

導入した企業の82.1%が何かしらの効果があったと認識しています。では、具体的にどのような効果があるのか、データを見てみます。

引用元:総務省 平成30年度版 情報通信白書「テレワークによる働きやすい職場の実現」図表4-4-3-8 テレワークを利用する/したいと考える理由(複数回答))

テレワークをする理由としては、「通勤時間・移動時間の削減」や「自由に使える時間の増加」、「業務の効率(生産性)の向上」など、冒頭でメリットとして挙げた理由が多く挙げられました。

テレワーク (リモートワーク) で生産性を上げるコツとは?

テレワークで生産性を上げるうえでの、「課題」は何でしょうか。


(引用元:総務省 平成30年度版 情報通信白書「テレワークによる働きやすい職場の実現」図表4-4-3-9 テレワーク実施の課題(複数回答、テレワーク実施希望者))

テレワークは、生産性向上等を目的に導入される場合が多いですが、実現に向けてはさまざまな課題があるようです。「会社のルールが整備されていない」、「上司が理解しない」、「他の従業員から孤立している感じがする」などの課題が挙げられました。

では、このような課題を解決し、生産性を向上させるためには、どのようなことを意識するとよいのでしょうか。ポイントを3つに絞ってお伝えします。

その①ワークフローをITツールに移行する

ITツールを活用し、テレワークの環境を会社として整えることが必要です。新型コロナウイルスの影響で、世の中としてテレワークが当たり前になっている中、会社としてテレワーク環境が整っていないということが従業員やお客様からネガティブな印象を与えてしまいかねません。

環境が整っていない場合は、ITツールを活用し、ワークフローを早急に整えることをおすすめします。

▼【労働生産性】に関する記事はこちら
労働生産性の計算方法とは?生産性が低い原因と向上方法を紹介

その②顔が見えない中でのマネジメント

テレワークをしていると、孤立感を感じてしまうことがあります。仕事上のコミュニケーションはもちろんですが、雑談なども含めて、所属組織とのコミュニケーションを意識して取ることが大事です。気軽に雑談出来る場の設定や、1on1の実施なども効果的です。

その③労務管理のデジタル化

テレワークは仕事もプライベートも基本的に同じ空間で実施するため、ともするとメリハリがつきづらく、自己管理が難しい環境とも言えます。従業員の方々に体調管理や生活習慣など、意識して、自己管理の徹底に努めていただくことが大事です。

加えて、労務管理をデジタル化できれば、より生産性を高めることができます。

その④適切なセキュリティ対策の実施

テレワークを導入する際は、セキュリティ対策の強化が必須です。主な対策としては、以下のようなことが挙げられます。

  • 重要な情報へのアクセス権限の設定
  • ログ監視ツールの導入
  • セキュリティ対策ソフトの導入
  • 暗号化ソフトの導入
  • MDM(モバイルデバイス管理)の導入

総務省が出している「テレワークセキュリティガイドライン」も参考にしながら、セキュリティ対策の強化を図りましょう。

>> テレワークセキュリティガイドライン 第5版|総務省
https://www.soumu.go.jp/main_content/000752925.pdf

このように、一見テレワークによって変えなければならないことや新たに追加しなければならないことが増えたように思えます。特に日々の会議体や全社施策などの組織運営に関しては、企業に対してテレワークへの適応力が問われています。

しかしながら、テレワークによる恩恵やメリットも多くあります。例えば、リアルで開催するには準備の資金も時間もかかる数百名規模のイベントも、オンラインであればより開催のハードルは下がります。また参加しやすいため、参加者の参加意欲もあがり、参加者を増やすことも期待できるでしょう。また、イベント内でも即座にグルーピングを組むことができるため、より効率的に様々な形式で、様々な部署のメンバーとのコミュニケーションを実現することができます。さらに、リアルでは会議のたびに人数規模に合わせた会議室を予約し、移動する必要がありましたが、オンラインであれば参加人数を気にする必要は全くありません。

今後もテレワークという働き方が完全になくなることは考えにくい今、変えられるものに目を向け、「テレワークでも生産性が上がる」ではなく「テレワークだから生産性が上がる」という視点で新たな生産性の在り方を考え、創っていく必要があります。

▼【生産性向上】に関する記事はこちら
生産性を向上させるためのポイントとは?生産性向上のためのポイントや事例を解説

テレワーク (リモートワーク) で生産性向上に期待できるツールとは?


(引用元:総務省 平成30年度版 情報通信白書「テレワークによる働きやすい職場の実現」図表4-4-3-10 テレワーカーのコミュニケーション確保のための対策(複数回答、企業))

その中でも、特にオススメなツールをご紹介します。

その①オンラインで稟議を簡潔にできるツール

テレワーク下においても、オンラインで稟議や申請・承認業務を完結することが可能です。社内外とのやり取りもペーパーレス化し、簡潔させることを推奨します。
(参考:https://wf.jobcan.ne.jp/ )

その②従業員エンゲージメント向上ツール

テレワークによって、対面のコミュニケーションが減ってしまうと、従業員のエンゲージメントも低下してしまう可能性があります。直接コミュニケーションが取れなかったとしても、しっかりと従業員の声に耳を傾け、アフターコロナ下においてもしっかりと対策を継続することが大事です。組織状態を可視化するだけでなく、改善することが重要です。

弊社では、国内最大級の組織データベースを保有する「モチベーションクラウド」を展開しています。

【参考資料のご紹介】
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その③勤怠管理などの労務管理ツール

テレワークで従業員の働く様子が見えない中、社員の行動を可視化し、内部不正やサボりの予兆を把握することが可能です。労務管理のデジタル化を推奨します。
(参考:https://eltes-solution.jp/ )

テレワーク(リモートワーク)導入の成功事例

テレワーク(リモートワーク)の導入に成功している企業の事例をご紹介します。

事例①ソフトバンク

ソフトバンクは、組織と従業員個人のパフォーマンスを最大化することが企業価値の向上につながるとの考えから、出社や在宅勤務、サテライトオフィス勤務などを組み合わせたベストミックスの働き方を推進しています。全社一律での出社頻度は設定せず、事業特性などを踏まえ、組織単位で組織と従業員個人がもっとも力を発揮できる働き方を追求。事業所をサテライトオフィスとして開放するなど、現場の働き方に合わせたテレワークを推進している点や、在宅勤務ガイドブックの作成や社内研修によってリモート下でのマネジメントのコツや工夫を共有している点などが評価され、令和4年度の「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」を受賞しています。

事例②リコー

リコーは、2020年10月から在宅勤務などのリモートワークを標準化し、職種や仕事内容に応じて従業員が自律的に働く場所を選択し、リモートワークと出社を組み合わせて、効果的に対面・非対面を使い分けて業務をおこなうハイブリッドな働き方を促進しています。また、所属部門が認めた場合は転勤や単身赴任の解消、旅行先や帰省先で一時的な業務をおこなうワ―ケーションも導入。このような制度改定に加えて、バーチャルオフィスの導入や業務のデジタル化による経営効果(コストダウン)を顕在化させた点が評価され、令和4年度の「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」を受賞しています。

おわりに

世の中の働き方が大きく変化する中で、「テレワーク (リモートワーク) 」の導入が従業員から求められています。今までとは異なる働き方の中で、いかに「生産性」を高められるかが課題になっていますが、その解決のためのさまざまな支援ツールも生まれています。

ぜひこの機会に、自社と「テレワーク (リモートワーク) 」や「生産性」と向き合い、さまざまなヒントをもとに解決に動かれてはいかがでしょうか。

テレワーク(リモートワーク)に関するよくある質問

Q:テレワークの場合、従業員の教育はどうすればいい?

テレワークにおいては、通常業務だけでなく従業員教育もオンラインで実施するのが一般的です。たとえば、「先輩が営業活動をしている姿を後輩がオンラインで見て学ぶ」「ノウハウを動画化していつでも学べるようにする」など、オンラインならではの利点を活かすことで、対面での教育以上の効果も期待できるでしょう。


Q:テレワークで業務効率が下がるのはどんな理由が多い?

テレワークによって業務効率が下がる理由として多いのが、「子どもやペットがいる環境で落ち着いて仕事ができない」「自宅のネットワーク環境が不安定」「社内のコミュニケーションがうまくいかない(不足している)」「出社しないとできない業務がある」といった理由です。


このような問題の多くは、企業側・従業員側、双方の環境整備や、ITツールの利活用、業務運用ルールの見直しなどによって改善することができます。従業員がどこにいてもストレスなく仕事ができる環境を構築するとともに、業務のオンライン化に合わせたオペレーションの見直しを図りましょう。

LM編集部
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