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テレワークの勤怠管理におけるポイントとは? 対策や便利なツールを紹介

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テレワークの導入で大事なポイントとは?

新型コロナウイルスの拡大に伴い、4月7日に7都道府県に対して緊急事態宣言が発令されました。

その後、政府から「テレワーク」の導入が推進され、いまや多くの企業がテレワークを導入するようになりました。

テレワークの導入を検討する上で様々な課題があげられますが、今回はその中で、「テレワークにおける勤怠管理の方法」についてご説明します。

テレワークの導入で大事なポイントは大きく分けて3つあります。
①情報通信機器の導入、②業務環境の担保、③勤怠管理方法の検討についてです。では、それぞれ何が重要になってくるのかを説明します。

①情報通信機器の導入

まず多くの場合において検討しなければならいのが「ICT環境の導入について」です。これにはいくつかのパターンが存在します。

通常個人PCに認証用USBを接続し仮想シンクライアントの環境を展開する方法、通常のPCを使用しVPN(Virtual Private Network)に接続する方法、シンクライアントPCとシンクライアントサーバを利用する方法などがあります。企業や個人の使いやすい方法を選んで頂くのが良いと考えられます。

また、「リモート会議システムの導入について」も検討する必要があります。こちらは電話回線を使った電話会議システムや、テレビを使ったテレビ会議システム、PCのネット回線を使ったWEB会議システムなどが考えられます。

クライアントPCにソフトをダウンロードする必要が無いため、多くの企業はWEB会議システムの導入をしています。

②業務環境の担保

テレワークは在宅が前提ですので、従業員のプライバシーを配慮したうえで、業務環境を整備することが必要です。

企業によっては、「従業員が在宅で業務を行う場合、従業員が家族から物理的に一定の距離を保ち、静かな環境で業務に取り組まなければならない」(平易な言葉でいうと「個室で仕事をしなければならない」)と定めている場合もあります。

また、机やイス、ならびに必要経費の支給をしているケースもあります。

③勤怠管理方法

3つの管理項目がポイントです。時間管理、労働災害、評価制度の3点です。

・時間管理:
通常の労働時間制、裁量労働制、テレワークにおける労働時間の計算が比較的簡単になる事業場外みなし労働制などがあります。どれを選び、時間管理のルールとしているかは企業によって異なります。

・労働災害:
テレワーク環境下では労災認定について決定が難しいと言われています。私的行為が原因となるものは言うまでもなく業務上の災害ではありませんが、業務遂行性の要件を満たすのであれば、労災に認定されることになっています。

・評価制度:
上記を踏まえ、従業員をどのように評価するかです。例えば週に1,2日程度のテレワークを実施するのであれば、現状通りの評価制度を維持することはできます。

一方、8割から9割テレワークの導入を検討するのであれば、人事制度の再構築も視野に入れなければなりません。管理のルールを変える度合いに応じて評価制度も変える必要があります。

以上、①情報通信機器の導入、②業務環境の担保、③勤怠管理方法の検討についてがテレワーク導入における大事なポイントになります。

特に「③勤怠管理方法の検討」は多くの企業が最も課題に感じているポイントになっています。ではなぜ、勤怠管理が課題になるのでしょうか?その背景とポイントを整理しました。

テレワークの導入において勤怠管理が課題になる理由

テレワークで従業員の働いている姿が見えず、「さぼっているんじゃないか・・・」「生産性が下がりそうだ・・・」という不安から、勤怠管理を導入する企業は少なくありません。

しかし、勤怠管理の目的とは、あくまで「組織成果を向上させること」です。例えば、従業員同士や上下の階層間同士の信頼が担保され、組織成果が向上しているようであれば、そもそもの勤怠管理に不安を抱えることは少なくなるはずです。

そのため、「組織成果を向上させる」という目的のもと、「テレワークの導入において勤怠管理が課題になる理由」を紐解きたいと思います。

組織成果を向上させるための観点は3つあります。それはヒューマンリソース(人材)マネジメント、コミュニケーションマネジメント、ルールマネジメントです。ヒューマンリソース(人材)マネジメントとは、人材育成や人材採用等を指します。

コミュニケーションマネジメントとは、上下階層間や左右機能間のコミュニケーションの担保やそれに伴う信頼醸成のことです。ルールマネジメントは、評価基準や報酬制度、人材配置や昇格昇進制度等を指します。

これら3つのマネジメントをバランス良く実行することで、組織成果は向上します。

勤怠管理が課題になる理由はそれら3つの観点から以下のように整理できます。

①ヒューマンリソース(人材)マネジメント:管理者の能力不足

部下と信頼関係を築く能力や、部下を動機づけて目標達成に導く能力が不足していると上司・部下間で相互に不信が生まれます。

「部下がさぼっているんじゃないか・・・」「生産性が下がりそうだ・・・」という不安を管理者が感じることから勤怠管理が重要視されるようになります。

②コミュニケーションマネジメント:対話不足

上下階層間、左右機能間におけるコミュニケーションが希薄化しており、特にテレワーク環境下においては非常に起こりうる問題です。

対話の不足によりHRマネジメント同様に信頼が醸成されないことで、勤怠管理の目的が組織成果向上からかけ離れ、勤怠管理するための管理という「手段の目的化」が進んでしまうことになります。

③ルールマネジメント:仕組み不足

現行の評価基準や報酬制度等が、時代の変化(テレワークの導入等)に追いついていない企業が少なくありません。勤怠管理が最も重要だと思われがちですが評価基準や報酬制度、その他制度設計も等しく重要です。

解決の方向性

・HRマネジメント:管理者の能力不足

企業における管理者=中間管理職のマネジメント能力は、主に下記の4つに分けることができます。

ビジョンマネジメント:会社の理念や、目指す姿を社員に浸透させるスキル
・戦略マネジメント:中長期的な戦略を考え、発信するスキル
・PDCAマネジメント:日々の業務のPDCAを回すスキル
・メンバーマネジメント:従業員がやりがいを持って働けるようにするスキル

かつては戦略マネジメントやPDCAマネジメントなどの業績を管理するためのマネジメントが求められていました。しかし人材の流動化が進んでいる現在では、従業員のやりがいや働きやすさが求められるため、ビジョンマネジメントやメンバーマネジメントも必要不可欠なのです。

また、これらのマネジメントにおいて偏ることなくそれぞれバランスよく実行していくことが中間管理職の能力開発において非常に重要です。(参考:管理職育成の参考事例

・コミュニケーションマネジメント:対話不足

対話不足の解決策としては、コミュニケーション機会の提供が重要です。例えば施策として、月に1回相互了解を紡ぐためのチームディナーを実施することや、

メンバーの心理状態を把握するために週に1回上下階層間のマンツーマンミーティングを実施すること、月末に部署内で振り返り会を実施すること等が挙げられます。

上下階層間、左右機能間ともにコミュニケーションの機会を提供することで、会社と従業員との相思相愛度合い(=従業員エンゲージメント)を高めることが組織力向上において重要なのです。

(参考:「エンゲージメントとは? メリットや高める方法について解説」

・ルールマネジメント:仕組み不足

仕組み不足の解決策としては、人事制度の再構築、勤怠管理方法の検討が大切です。勤怠管理方法は非常に重要なので、以下で詳しくお伝えしていきます。

テレワークの勤怠管理方法とは?

具体的な勤怠管理方法を紹介していきます。新しくシステムを導入しなければならないものというよりも、多くの企業で現行のシステムのままでも実行できるものを中心に紹介します。

・業務開始時、終了時に連絡をする

多くの企業が取り入れているのは、電話やメールを使った勤怠管理です。

例えば業務開始時と業務終了時に合計2回、部署全体もしくは上司などにメールを送付するようなやり方です。また、業務内容を記載したメールを部署全体に送ることで、一日の業務内容を一定把握することができ、かつ上司も勤務時間を一定把握することできます。

最近では、通信技術の発展により、メール以外の連絡手段を使用する企業もあります。会社の外から社内LANにアクセスするリモートデスクトップや、コンピューター同士を繋ぐグループウェアなどを活用する方法もあります。

・社内SNSのログを活用する

社内SNSのログイン機能などを活用します。多くのコミュニケーションツールには、ログイン等を自動的に記録する機能があるため、テレワークの勤怠管理に活用している企業も増えています。

・ネットワーク上で打刻する

スマホやタブレットの画面から、簡単に打刻できるツールがあります。誰がいつ打刻したかがわかるため、客観的に記録されることが利点です。

【参考資料のご紹介】
エンゲージメント向上に成功した企業・部署のトップが実際に語った事例資料「日本一働きがいのある会社~部署が変われば企業が変わる~」はこちらからダウンロードいただけます。

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勤怠管理ツール選定で押さえておきたいポイントとは?

勤怠管理ツールを導入する上で前提大切なことは、社内のコミュニケーション状態が良好であることです。なぜなら、導入にあたって社内でのコミュニケーション状態が良くなければ、従業員から反感の声や不安の声が出てしまい、むしろ組織力が低下してしまう可能性があるからです。

今一度、社内の状態をしっかり把握し、導入のタイミングを図ってください。また、現在の社内の状態を可視化するツールは下記URLからご覧ください。

▶社内の状態を可視化するツールはこちら

また、勤怠管理ツールの選定で押さえておきたいポイントは下記の3つです。

・管理者とメンバーが使いやすいか
利用する管理者・メンバーにとって使いやすいシステムかどうかが大切です。使いずらいシステムは、勤怠入力を忘れたり、導入後の運用サポート費などが大きくなります。

観点としては、業務システムとの連携により複雑な操作が必要なく業務効率化が図れるか、直観的な操作ができるか等です。

・個に応じた使い方ができるか
時短社員や外出が多い職種など、各職種に適応できる勤怠管理ツールかどうか確認することが大切です。勤務体系に合った打刻方法があっているかもポイントです。

・適切なコストか
初期費用や導入後の運用費用の確認も大切です。特に、導入後の運用サポートについては、管理職の工数削減のために注視する必要があります。

質問に対しどれくらいの時間で回答が返ってくるか、日本語での対応が可能かなどの導入後サポートに関しても確認すべき点です。

テレワークの勤怠管理におすすめのツール

最後に、おすすめのツールを紹介します。

・ジョブカンhttps://jobcan.ne.jp/
4万社以上の導入実績があります。導入のしやすさが魅力的です。価格帯は200円/人からの勤怠管理ツールです。また、打刻の種類だけでも様々なものがあり、テレワーク環境下では非常に便利なツールです。

・AKASHIhttps://ak4.jp/
誰でも直感的に使えるようにデザインされているクラウド型勤怠管理ツールです。シフト管理や工数管理だけでなく、給与システムといった外部サービスとも連携しており、社員を一元管理しやすくなっています。

スマートフォンのGPS機能を使った位置情報管理もできるため、リモートワーク中の社員がどこで作業をしているか確認できる点も良い点です。

・IEYASUhttps://www.ieyasu.co/
ベンチャー企業のために開発された勤怠管理ツールです。IEYASUは、打刻機能などの基本機能は無料で使用できることがとても便利です。

39人以下なら月額3800円で追加機能を使用でき、導入コストがかかりません。そのため、スタートアップのベンチャー企業におすすめされています。

・jinjer勤怠ジンジャーhttps://hcm-jinjer.com/
「サポート満足度91.6%」「契約継続率99.4%」という満足感の高いサービスが魅力のツールです。内容に関しては、従業員のコンディション管理や、ワークフローの改善による人事工数削減など他ツールに比べてクオリティの高い機能も備わったツールです。

おわりに

テレワークが今後積極的に採用されていく中で、勤怠管理方法に更に注目が集まると考えられます。常に「組織成果の向上」という目的に向けて何が必要かという視点を持ち、最適な手段を選択して頂ければと思います。

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百田 海渡
百田 海渡

【プロフィール】 リンクアンドモチベーション新卒入社。 以降、中堅・スタートアップ企業向けのコンサルティングに従事。 「理念策定・浸透」「人事制度構築」やモチベーションクラウドを活用した組織改善等、 IT系業界、小売業界を中心に数多くの企業様に貢献。

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