มองเห็นความสามารถเชิงองค์กรของแต่ละฐานธุรกิจและส่วนงาน ได้รับคำแนะนำที่ชัดเจน ว่า “ต่อไปควรทำอะไร”

“สาระสำคัญของธุรกิจ”

คุณ Matsuda:
“Koko Global Hospitality Co., Ltd.” เป็นบริษัทที่บริหารโรงแรมในประเทศไทย โดยเน้นแบรนด์ “Kokotel” เป็นหลัก ผมเป็น CEO ชื่อว่า Matsuda ครับ

คุณ Nitikoon:
ฉันเป็นรองประธาน รับผิดชอบการกำกับงานปฏิบัติการและส่วนงานที่เกี่ยวข้องค่ะ

คุณ Somsiri:
ฉันรับผิดชอบงานทรัพยากรบุคคลในภาพรวมค่ะ

“ที่มาหรือเหตุผลที่นำ Motivation Cloud มาใช้”

คุณ Matsuda: 
ธุรกิจของเรามี “คน” เป็นหลัก จึงตระหนักได้ว่าการมีส่วนร่วมของพนักงานและวัฒนธรรมองค์กรเป็นสิ่งที่สำคัญมาก และเป็นต้นกำเนิดของความเหนือกว่าทางการแข่งขัน และเนื่องจากการเสริมการมีส่วนร่วมและปรับปรุงวัฒนธรรมองค์กรเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการแสดงความสามารถในการแข่งขันออกมา จึงพิจารณาการนำการสำรวจการมีส่วนร่วมมาใช้

คุณ Nitikoon:
 เดิมเราปรับปรุงงานทรัพยากรบุคคลร่วมกับบริษัท Asian Identity แล้วทางบริษัท Asian Identity นี่แหละที่เป็นคนแนะนำให้เราทำการสำรวจการมีส่วนร่วมโดยใช้ Motivation Cloud ซึ่งพอได้ฟังคำอธิบายเกี่ยวกับ Motivation Cloud ก็รู้สึกว่าเป็นบริการที่ตรงกับความต้องการของเราพอดี

คุณ Somsiri:
 การมีส่วนร่วมเป็นตัวขับเคลื่อนทั้งในการเริ่มทำอะไรใหม่ ๆ และการแก้ปัญหาที่มีอยู่เดิม เราจึงนำ Motivation Cloud มาใช้เพื่อเสริมการมีส่วนร่วมดังกล่าว

คุณ Matsuda:
 ที่ผ่านมา เอาจริง ๆ เราก็ตระหนักถึงความสำคัญของการมีส่วนร่วม แต่ไม่ได้ดำเนินการอะไรเป็นพิเศษเพื่อที่จะเสริมการมีส่วนร่วมเลย เมื่อก่อนก็เคยเก็บความคิดเห็นของพนักงานในสำนักงานใหญ่ว่า “คิดอย่างไรกับการบริหารและบริษัท” แต่เป็นการสัมภาษณ์เฉพาะพนักงานที่เป็นคนสำคัญเท่านั้น ไม่ได้ทำกับพนักงานทุกคนเหมือน Motivation Cloud

“สิ่งที่ลำบาก ในการใช้ Motivation Cloud”

คุณ Matsuda: 
ในการสำรวจ สิ่งที่ยากคือการเก็บคำตอบอย่างตรงไปตรงมาของพนักงานให้ได้มากที่สุด บริษัทเรามีพนักงานที่หลากหลาย ทั้งที่มีสัญชาติและพื้นหลังที่ต่างกัน พนักงานประมาณ 500 คนมีทั้งคนไทยและคนพม่า ทำให้คิดว่าการที่จะได้อัตราการตอบ 100% เป็นเรื่องยาก และกังวลว่าพนักงานสักกี่คนที่จะตอบอย่างตรงไปตรงมา

แต่ก็ได้รับคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีที่จะทำให้ได้รับคำตอบอย่างตรงไปตรงมาจาก Link and Motivation จึงสามารถเก็บข้อมูลที่เป็นประโยชน์มาก ๆ ได้ พอมาดูผลการสำรวจ ก็รู้เลยว่าพนักงานเกือบทั้งหมดได้ตอบอย่างตรงไปตรงมาและจริงใจ

คุณ Somsiri:
ประเด็นที่เราใส่ใจในมุมของงานทรัพยากรบุคคล คือการทำให้พนักงานเข้าใจอย่างถูกต้องว่าในคำถามของแบบสำรวจ คำว่า “ทีม” หมายถึงองค์กรใด และคำว่า “หัวหน้างาน” หมายถึงใคร ซึ่งการอธิบายอย่างละเอียดให้พนักงานฟังล่วงหน้าทำให้สามารถดำเนินการสำรวจบนพื้นฐานของความเข้าใจที่ตรงกันได้

นอกจากนี้ GM (ผู้จัดการ) ของแต่ละโรงแรมยังช่วยอธิบายให้พนักงานเข้าใจอย่างประณีตถึงความหมายในการจัดการสำรวจ ฯลฯ ทำให้ดำเนินการสำรวจได้อย่างราบรื่น

ด้านภาษาก็ไม่ได้มีปัญหาใหญ่อะไร เพราะได้มีการเพิ่มให้รองรับภาษาอังกฤษ ภาษาไทย ภาษาญี่ปุ่น ภาษาพม่า ฯลฯ ทำให้พนักงานชาวต่างชาติก็สามารถตอบแบบสำรวจได้

“คุณค่าของ Motivation Cloud”

คุณ Matsuda: 
ผลการสำรวจครั้งแรกทำให้เห็นว่าแต่ละฐานธุรกิจและส่วนงานมีคะแนนต่างกันมาก การได้เห็นความสามารถเชิงองค์กรของแต่ละฐานธุรกิจหรือส่วนงานอย่างชัดเจน ทำให้เรารู้สึกว่าน่าสนใจมาก และตกใจเลยที่เห็นความสัมพันธ์ภายในทีมถูกแสดงออกมาเป็นตัวเลขที่ชัดเจนได้

คุณ Nitikoon: 
 ตอนแรกที่เห็นคำถามในแบบสำรวจรู้สึกว่าจำนวนมันเยอะกว่าที่คิด หากบริษัทจะทำสำรวจเอง ปกติมักจะเลือกคำถามในมุมที่ว่า “องค์กรอยากรู้อะไร” แต่คำถามของ Motivation Cloud มีหลากหลายและครอบคลุม ทำให้ตอนที่ดูผลสำรวจก็ได้รับรู้อะไรหลาย ๆ อย่างและก็รู้สึกตกใจด้วย

ตัวอย่างเช่น รู้ว่าจริง ๆ แล้วพนักงานให้ความสำคัญกับรายการที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ได้ให้ความสำคัญเลย การที่เราสามารถทำความเข้าใจว่า “จริง ๆ แล้วประเด็นปัญหาอยู่ตรงไหน” “พนักงานต้องการอะไร” จากการสำรวจได้เป็นสิ่งที่เป็นประโยชน์มากในการเสริมการมีส่วนร่วม

คุณ Somsiri: 
 ได้รู้ว่าพนักงานให้ความสำคัญกับอะไร และได้รู้ประเด็นที่ควรปรับปรุงและประเด็นที่ควรพัฒนาใหม่ ๆ เพื่อการพัฒนาองค์กรด้วย Motivation Cloud ไม่ใช่แค่การสำรวจ แต่เป็นเครื่องมือที่ให้คำแนะนำว่า “ต่อไปควรทำอะไร” ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยได้มากเลยสำหรับฉันที่รับผิดชอบงานทรัพยากรบุคคล

คุณ Matsuda: 
หนึ่งในประเด็นของเราคือการเสริมความไว้วางใจต่อหัวหน้างาน หลายทีมมีการสร้างสัมพันธ์อันดีระหว่างหัวหน้าและสมาชิกอยู่แล้ว ในขณะที่อีกหลายฐานธุรกิจยังมีความไว้วางใจต่อหัวหน้างานไม่เพียงพอ ซึ่งเป็นเรื่องที่รู้ตัวมาตั้งแต่ก่อนใช้ Motivation Cloud แล้ว แต่การสำรวจทำให้มองเห็นระดับของความไว้วางใจต่อหัวหน้างาน และรู้ว่าหัวหน้างานที่ไม่ได้รับความไว้วางใจคือใครอย่างชัดเจน ต่อจากนี้ สิ่งสำคัญคือกลุ่มหัวหน้างานที่ไม่ได้รับความไว้วางใจจะดำเนินแผนปฏิบัติการเพื่อแก้ปัญหาอย่างใด

สิ่งที่คิดว่านำ Motivation Cloud มาใช้แล้วดีคือการสำรวจเป็นระยะจะช่วยให้พนักงานมีความตระหนักร่วมกันว่า “บริษัทพยายามเสริมการมีส่วนร่วมและความพึงพอใจของพวกตนอยู่” การตระหนักร่วมกันเช่นนี้จะส่งผลดีอย่างใหญ่หลวงต่อการสร้างวัฒนธรรมองค์กรเชิงบวก

คุณ Nitikoon: 
รู้สึกว่า Motivation Cloud มีคุณค่ามากในฐานะ “สถานที่ที่ให้พนักงานแสดงความคิดเห็นได้” การที่บริษัทไปวางมาตรการนู่นนี่โดยคิดว่า “เพื่อพนักงาน” ก็จะไร้ความหมายหากไม่ตรงกับสิ่งที่พนักงานคาดหวังจริง ๆ แต่ Motivation Cloud ช่วยให้เข้าใจไปถึง “ความคาดหวัง” ด้วย ไม่ใช่แค่เรื่องความพึงพอใจเท่านั้น ทำให้สามารถมุ่งเน้นไปยังสิ่งที่พนักงานคาดหวังและตอบสนองต่อความคาดหวังดังกล่าวได้

คุณ Matsuda: 
 ข้อดีของ Motivation Cloud ไม่ได้จบแค่การสำรวจอย่างเดียวหรือการฝึกอบรมอย่างเดียว แต่เป็นบริการที่ครอบคลุมซึ่งเชื่อมการสำรวจและการฝึกอบรมเข้าด้วยกัน

 ผมรู้สึกว่าในการที่จะดำเนินการต่อไปสิ่งสำคัญคือการดูคะแนนอย่างต่อเนื่อง แน่นอนว่าการเทียบกับบริษัทอื่นในไทยและในญี่ปุ่นก็มีความหมาย และการเทียบกับผลครั้งก่อนหน้าก็สำคัญเช่นกัน จากการลองสำรวจมาหลายครั้งก็เข้าใจว่ามีการเปลี่ยนแปลงในความคาดหวังของพนักงาน จึงต้องพยายามทำความเข้าใจสถานะขององค์กร รวมถึงความเปลี่ยนแปลงของความคาดหวังแบบนี้อยู่เสมอ

 “การดำเนินการเพื่อการปรับปรุง”

คุณ Nitikoon: 
หนึ่งในสิ่งที่รู้จากการสำรวจคือพนักงานต้องการการสื่อสาร เราเข้าใจว่าทีมผู้บริหารกับระดับหัวหน้างานมีการสื่อสารระหว่างกันอย่างเพียงพอแล้ว แต่ในความเป็นจริงมันยังไม่เพียงพอ จึงกำหนดและดำเนินแผนปฏิบัติการเพื่อเติมเต็มการสื่อสารให้มากยิ่งขึ้น

เช่น การเปลี่ยนกลไกการประชุมเล็กน้อย ที่ผ่านมาคุณ Matsuda จะสื่อสารข้อความจากทีมผู้บริหารในการประชุมทาวน์ฮอลล์เท่านั้น แต่เราได้จัดให้มีการประชุมเล็ก ๆ หลังการประชุมทาวน์ฮอลล์ เพื่อสื่อสารข้อความจากคุณ Matsuda ซ้ำอีกครั้ง ให้มีความเข้าใจร่วมกันที่มากขึ้น

คุณ Somsiri: 
เราได้ฟีดแบคผลการสำรวจกลับไปให้ GM โรงแรมและหัวหน้าส่วนงานที่สำนักงานใหญ่ของฐานธุรกิจ ซึ่ง GM โรงแรมและหัวหน้าส่วนงานที่สำนักงานใหญ่จะสื่อสารในทีมแล้วกำหนดและดำเนินแผนการปรับปรุง ข้อดีคือแต่ละฐานธุรกิจกำหนดรายการที่ต้องปรับปรุงด้วยตัวเอง แล้วกำหนดและดำเนินแผนปฏิบัติการด้วยตัวเองได้

 มีฐานธุรกิจและส่วนงานจำนวนมากที่ใส่การฝึกอบรมในแผนปฏิบัติการ แต่ละฐานธุรกิจและส่วนงานเลือกหัวข้อรายสัปดาห์หรือรายเดือนมาจัดการฝึกอบรมให้สมาชิก ฝ่ายทรัพยากรบุคคลก็จัดการฝึกอบรมเสริมให้ประมาณครึ่งปีครั้ง

 หนึ่งในแผนปฏิบัติการที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลกำหนดคือการปรับปรุงส่วนงานธุรการ ฉันที่เป็นหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้จัดการประชุมร่วมกับหัวหน้าฝ่ายต่าง ๆ ทุกเดือน เพื่อทำความเข้าใจสถานะปัจจุบันและความต้องการของแต่ละส่วนงาน และให้การสนับสนุนที่จำเป็น ในการประชุมช่วงครึ่งปีที่ผ่านมานี้ได้ผลผลิตเป็นจำนวนมาก และต่อจากนี้ก็ยังคงจะทำต่อไป

คุณ Matsuda: 
 ผมในฐานะ CEO ได้กำหนด KPI เกี่ยวกับ Motivation Cloud ขึ้นมา 2 อัน ซึ่งคือ “การเข้าใจปรัชญาองค์กรอย่างทั่วถึง” และ “ความไว้วางใจต่อทีมผู้บริหาร” และเพื่อให้ได้เช่นนั้น สิ่งแรกที่ทำคือการกำหนดวัตถุประสงค์และภารกิจของบริษัท แล้วแจ้งให้พนักงานทราบ โดยใช้วิดีโอแอนิเมชันที่จัดทำขึ้นมาใหม่ มีตัวผมเป็นตัวละครในนั้น และอธิบายวัตถุประสงค์และภารกิจเป็นภาษาไทย เพราะคิดว่าเป็นวิธีสื่อสารกับคนไทยที่มีประสิทธิภาพ ผมหวังว่าการมุ่งทำให้บรรลุ KPI 2 ตัวนี้จะส่งผลถึงการเพิ่มคะแนนการสำรวจได้

คุณ Somsiri: 
 หลังจากที่แต่ละทีมและส่วนงานได้กำหนดแผนปฏิบัติการกัน ก็สร้างโอกาสให้ได้นำแผนปฏิบัติการมาแชร์กับทีมและส่วนงานอื่นเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นซึ่งกันและกัน ที่ผ่านมาหลาย ๆ ทีมไม่ได้มีการสื่อสารอย่างจริงจังกับทีมอื่น ๆ จึงไม่สามารถทำความเข้าใจในมุมมองของกันและกันได้ แต่พอเริ่มการดำเนินการดังกล่าว ก็ทำให้แต่ละทีมและส่วนงานเข้าใจกันและกันมากขึ้น รวมถึงความคืบหน้าของแผนปฏิบัติการด้วย

“สิ่งที่อยากให้เกิดขึ้นด้วย Motivation Cloud”

คุณ Matsuda: 
ผมอยากสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่พนักงานเคารพซึ่งกันและกัน และใส่ใจกับการเติบโตของแต่ละคน ปัจจุบันบริษัทเรามีพนักงานประมาณ 500 คน และต่อจากนี้ก็จะมีเพิ่มขึ้น เติบโตขึ้นไปเป็นบริษัทที่ใหญ่กว่านี้ แต่ก็อยากให้เป็นบริษัทที่ไม่ว่าองค์กรจะขยายใหญ่ไปแบบใด ฐานธุรกิจจะกว้างขึ้นแค่ไหน ก็ยังมีวัฒนธรรมองค์กรที่ไม่สั่นคลอน ทุกคนในกลุ่มมีค่านิยมร่วมกัน นี่คือสิ่งที่ผมอยากให้เกิดขึ้นด้วย Motivation Cloud

คุณ Nitikoon: 
 ในอุดมคติคือเป็นบริษัทที่พนักงานสามารถทำงานและเติบโตได้อย่างสบายใจ และอยากให้เป็นบริษัทที่รับฟังความคิดเห็นของพนักงาน มีการปฏิบัติ และนำไปสู่การปรับปรุง

คุณ Somsiri: 
 ฉันอยากทำให้เป็นบริษัทที่เคารพความคิดเห็นของพนักงานทุกคน อยากให้มีที่ที่ไม่ว่าบริษัทจะโตขึ้นไปเท่าไร พนักงานก็สามารถแสดงความคิดเห็นอย่างเสรีและแสดงความเป็นตัวของตัวเองได้