การทำให้มองเห็นข้อมูลเชิงวัตถุวิสัย และการปรับปรุงอย่างทันท่วงที
ทำให้เสริมการมีส่วนร่วมได้จริงและมีความมั่นใจมากขึ้น

“สาระสำคัญของธุรกิจและส่วนงาน”

คุณ Kajikawa: 
Thai Takenaka International Ltd. ดำเนินธุรกิจก่อสร้างในประเทศไทย ในฐานะบริษัทในกลุ่มของ Takenaka Corporation ส่วนใหญ่จะช่วยบริษัทญี่ปุ่นในการเข้ามาทำธุรกิจในประเทศไทย แต่ระยะหลังก็มีลูกค้าที่เป็นบริษัทของไทยและต่างประเทศเพิ่มขึ้น

ภายใต้สถานการณ์เช่นนั้น ภารกิจอันยิ่งใหญ่ของพวกเราฝ่ายทรัพยากรบุคคลคือการจัดหาและพัฒนาบุคลากร และการปรับปรุงองค์กร ระยะหลังนี้ตลาดมีการเปลี่ยนแปลงทำให้วิธีต่อสู้แบบเดิม ๆ เริ่มใช้ไม่ได้แล้ว พวกเราฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงต้องหาบุคลากรที่ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้ และพัฒนาบุคลากรให้ปรับตัวเข้ากับตลาดได้ 

“ประเด็นปัญหาก่อนใช้ Motivation Cloud และที่มาของการนำมาใช้”

คุณ Bulan:  
เมื่อก่อน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเคยคุยกับพนักงานทุกคนแบบตัวต่อตัวเพื่อให้รู้สถานะขององค์กร แต่ข้อมูลที่ได้เกือบทั้งหมดก็เชื่อถือไม่ค่อยได้ คิดว่าเพราะมีพนักงานที่พยายาม “ตอบสวย ๆ” เช่น “ไม่มีปัญหาอะไรเลย” “พึงพอใจกับบริษัทอยู่แล้ว” จำนวนมาก เราอยากได้ “ข้อเท็จจริง” แต่การจะให้ได้ข้อเท็จจริงจากการคุยตัวต่อตัวเป็นเรื่องยาก บางกรณีก็มีการใช้อารมณ์ด้วย 

คุณ Kajikawa:  
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องฟังความคิดเห็นของพนักงาน ทำความเข้าใจประเด็นปัญหา และดำเนินการเพื่อแก้ไข เราจึงต้องเก็บความคิดเห็นของพนักงานและแจ้งการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ เช่น เงินเดือน สิ่งอำนวยความสะดวก ฯลฯ ต่อทีมผู้บริหาร แต่ทีมผู้บริหารก็จะถามกลับมาว่า “ใครพูดแบบนี้” พอตอบว่า “ทุกคนครับ” ก็โดนถามกลับมาว่า “ทุกคนนี่กี่คน” พอตอบว่า “1 คน, 2 คน, ... ประมาณ 5 คน” ก็บอกว่า “งั้น ไม่ได้” แล้วไม่รับฟัง 

เพราะมีเรื่องแบบนี้ด้วย ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงคิด “อยากรู้สภาพจริงขององค์กรเป็นข้อมูลที่ครอบคลุมและมีความตรงไปตรงมาสูง” และ “อยากเสริมการมีส่วนร่วมและแก้ประเด็นปัญหา” การมีส่วนร่วมเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่ส่งผลถึงความสำเร็จหรือล้มเหลวของแผนและกลยุทธ์ทางธุรกิจของบริษัท และเพื่อที่จะปรับปรุงการมีส่วนร่วมดังกล่าว ก่อนอื่นคือต้องรับรู้ความคิดเห็นอย่างจริงใจและข้อมูลเชิงวัตถุวิสัยโดยการสำรวจการมีส่วนร่วม ซึ่งคือเหตุผลใหญ่ที่เรานำ Motivation Cloud มาใช้ 

“ลองนำ Motivation Cloud มาใช้”

คุณ Bulan:
ในการนำ Motivation Cloud มาใช้ ตอนที่จะสำรวจครั้งแรก เราได้ขอให้เจ้าหน้าที่จากทีมผู้ให้บริการมาช่วยเตรียมการอธิบายให้แก่พนักงานของเรา และดำเนินการอธิบายเกี่ยวกับการจัดการสำรวจการมีส่วนร่วมให้แก่พนักงาน ในตอนนั้น สิ่งที่ฉันเน้นย้ำคือการ “ขอให้ตอบข้อเท็จจริง โดยไม่โกหกหรืออยากถูกมองว่าเป็นคนดี” และอธิบายว่า “ทุกคนต้องให้ข้อมูลที่ถูกต้องถึงจะรู้ประเด็นที่ควรปรับปรุงขององค์กร” 

เราดำเนินการสำรวจครั้งแรกกันแบบนี้ และผลที่ได้มันน่าสนใจมาก โดยเฉพาะการได้รู้ว่าพวกเรามีจุดอ่อนและประเด็นปัญหาอะไรร่วมกันเป็นสิ่งที่มีประโยชน์มาก 

คุณ Kajikawa:  
คะแนนไม่ได้ดีเลย และอ่านความคิดเห็นของพนักงานแล้วผมก็ช็อคมาก มีความคิดเห็นที่ทำให้ตกใจแบบว่า “คิดแบบนี้กันหรอ” ด้วย แต่นั่นก็คือข้อเท็จจริง คิดว่าก็ต้องยอมรับและทำอะไรสักอย่าง 

คิดว่าหลังสำรวจอาจมีความคิดเห็นเชิงลบจากพนักงานด้วย เช่น “อะไรไม่เห็นเข้าใจเลย” “ไม่อยากทำอะไรยุ่งยากแบบนี้แล้ว” และเพื่อไม่ให้เป็นเช่นนั้น เราได้ประกาศล่วงหน้าเอาไว้ว่า “จะรับฟังความคิดเห็นของทุกคนอย่างเต็มที่ และจะแชร์ผลลัพธ์อย่างแน่นอน” 

แล้วตอนแรก เราทำเวิร์กช็อปเพื่ออ่านและทำความเข้าใจผลการสำรวจเฉพาะในฝ่ายทรัพยากรบุคคลก่อน เพราะหากฝ่ายทรัพยากรบุคคลยังไม่เข้าใจอย่างลึกซึ้ง ก็อาจชี้นำกลุ่มหัวหน้างานไปผิดทางได้ 

จากนั้นก็ทำเวิร์กช็อปสำหรับหัวหน้างานอีกที ในตอนนั้น เราสัญญาว่าจะไม่นำผลการสำรวจมาใช้ในการประเมินและแจ้งไปว่า “ไม่ต้องสนใจว่าคะแนนจะมากหรือน้อย แต่อยากให้ตั้งใจดูเนื้อหา” แล้วก็สื่อสารกับกลุ่มหัวหน้างาน เพื่อหารือว่าควรปรับปรุงตรงไหนอย่างไรเพื่อเสริมการมีส่วนร่วม เช่น ในด้านการบริหารจัดการ ในด้านสภาพแวดล้อม ฯลฯ 

ด้วยการทำเวิร์กช็อปและการสื่อสารเช่นนี้ ทำให้ไม่เกิดเหตุการณ์เชิงลบอย่างที่กังวลในตอนแรก 

“คุณค่าของ Motivation Cloud”

คุณ Kajikawa: 
สิ่งที่ดีเมื่อนำ Motivation Cloud มาใช้คือการที่ทีมผู้บริหารได้หันหน้าเข้าหาผลการสำรวจอย่างจริงจัง ประเด็นปัญหาหลาย ๆ อย่างชัดเจนขึ้นและทีมผู้บริหารก็ให้ความสนใจกับประเด็นปัญหาเหล่านั้น 

ยกตัวอย่างเช่น ประเด็นปัญหาด้านสิ่งอำนวยความสะดวกและสภาพแวดล้อมการทำงานถูกทำให้มองเห็นได้ และทีมผู้บริหารได้เห็นผลดังกล่าว จึงตัดสินใจปรับปรุงสำนักงานทันที ผมคิดว่านี่เป็นมาตรการที่น่าประทับใจซึ่งทำให้พนักงานผู้ตอบแบบสำรวจเข้าใจได้ง่ายมาก รายการเกี่ยวกับอุปกรณ์ IT ก็มีประเด็นปัญหา แต่เป็นเรื่องที่ปรับปรุงได้ง่ายเมื่อเทียบกับเรื่องอื่น ๆ จึงสามารถลงมือปรับปรุงได้ทันที สำหรับประเด็นปัญหาที่ไม่สามารถปรับปรุงได้ในระยะสั้น เช่น ระบบการประเมินมีความไม่โปร่งใส ฯลฯ ก็ได้กำหนดให้ดำเนินการปรับปรุงไปทีละขั้นตอน 

โดยพื้นฐาน เราเริ่มลงมือจากสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ง่ายก่อน ส่วนประเด็นปัญหาที่ยุ่งยาก เช่น การประเมิน ระบบทรัพยากรบุคคล ฯลฯ จะแจ้งพนักงานว่า “ต้องใช้เวลา แต่จะเดินหน้าแก้ไข ขอความร่วมมือด้วย” 

บริษัทเรามีพนักงานทำงานอยู่ประมาณ 300 คน หากมีคนตอบแบบสำรวจ 300 คน เราก็ต้องฟีดแบคผลการสำรวจไปให้ 300 คน ดังนั้น ทีมผู้บริหารและฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องให้คำมั่นต่อผลการสำรวจ จึงรู้สึกว่า Motivation Cloud เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากในมุมของการขับเคลื่อนทีมผู้บริหารและระดับจัดการ 

คุณ Bulan:  
เราได้รับความคิดเห็นจำนวนมากจากพนักงานในการสำรวจ การสรุปความคิดเห็นเหล่านี้เป็นงานที่หนักมาก แต่สามารถแสดงผลเป็นตัวเลขและกราฟได้ทันที ทำให้เห็นประเด็นปัญหาและประเด็นที่ควรปรับปรุงอย่างชัดเจน Motivation Cloud วัดค่าให้ใน 2 แกน ทั้ง “ความคาดหวัง” และ “ความพึงพอใจ” จึงเห็นประเด็นปัญหาที่ควรแก้ไขก่อน เช่น “ค่าความคาดหวังสูงแต่ระดับความพึงพอใจต่ำ” ฯลฯ ได้อย่างชัดเจน ในอีกมุมหนึ่ง ก็สามารถรับรู้จุดแข็งของบริษัทตัวเองเป็นตัวเลขได้อย่างชัดเจน ทำให้บริหารองค์กรโดยมีความมั่นใจในข้อดีของตนได้ 

นอกจากนี้ การสำรวจและการดำเนินการแก้ไขยังช่วยทำให้พนักงานรู้สึกว่า “บริษัทใส่ใจพวกตน” ด้วย เรื่องแบบนี้ก็เรียกว่าเป็นหนึ่งในข้อดีของ Motivation Cloud ได้เช่นกัน 

คุณ Kajikawa:  
แล้วข้อมูลที่ได้ก็น่าสนใจมาก เช่น เมื่อเทียบผลการสำรวจพนักงานจากบริษัทฝั่งญี่ปุ่นที่มาประจำอยู่ในประเทศไทย*กับผลการสำรวจของพนักงานชาวไทยแล้ว จะเห็นได้ว่ามีประเด็นที่พึงพอใจคล้ายกัน แต่ประเด็นที่คาดหวังต่างกันอย่างสิ้นเชิง เมื่อถามคนญี่ปุ่นถึง “สิ่งที่คาดหวังกับงานมากที่สุด” คนส่วนใหญ่จะตอบว่า “คุณค่าในการทำงาน” แต่พนักงานคนไทยกลับไม่ได้คาดหวังคุณค่าในการทำงานมากนัก ส่วนใหญ่จะคิดว่า “อยากทำงานโดยให้ความสำคัญกับทีมเวิร์ค เข้ากันได้ดีกับทุกคน” “อยากทำงานภายใต้ความสัมพันธ์ที่ดี” 

*มีการขยายการใช้การสำรวจการมีส่วนร่วมไปใช้กับ Takenaka Corporation ตั้งแต่ปี 2019, ใช้กับบริษัทที่เกี่ยวข้องของ Takenaka Corporation ตั้งแต่ปี 2021 และใช้กับพนักงานที่ส่งมาจาก Takenaka Corporation (ประจำสำนักงานต่างประเทศ) ตั้งแต่ปี 2019 

ดังนั้น การที่พนักงานจากญี่ปุ่นที่ให้ความสำคัญกับคุณค่าในการทำงานมาคิดว่า “คนไทยก็คงคิดเหมือนกัน” และสื่อสารออกไปจึงไม่ค่อยประสบความสำเร็จ พอพูดว่า “ได้รับมอบหมายงานที่ท้าทายแบบนี้ ดีใจไหม” พนักงานคนไทยก็จะตอบว่า “ทำไมต้องดีใจ” คิดว่าความเข้าใจที่ไม่ตรงกันแบบนี้มันเกิดขึ้นทุก ๆ วัน 

แต่พอเทียบผลการสำรวจแล้ว หลายเรื่องก็เข้าใจเหตุผลของมัน แบบว่า “อ่อ เพราะอย่างงี้นี่เอง” ความแตกต่างของวัฒนธรรมและลักษณะของคนแต่ละประเทศถูกสะท้อนให้เห็นได้ชัดในผลการสำรวจ สิ่งสำคัญคือการตระหนักและเคารพในความแตกต่างซึ่งกันและกัน เพื่อให้พนักงานจากญี่ปุ่นและพนักงานคนไทยสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างสบายใจ และจากการที่เรารู้ตัวเรื่องนี้ ก็คิดว่าควรนำ Motivation Cloud ไปใช้กับบริษัทในประเทศอื่น ๆ ในเอเชียด้วย 

ไม่แน่ใจว่าเป็นที่วัฒนธรรมหรือเป็นลักษณะเฉพาะของคนไทย แต่คนไทยส่วนใหญ่ไม่ค่อยถนัดที่จะพูดความในใจออกมา ผมคิดว่าคุณค่าอันยิ่งใหญ่ของ Motivation Cloud คือการดึงความในใจนั้นออกมาและทำให้เข้าใจได้ การวิเคราะห์ข้อมูลการสำรวจทำให้เข้าใจว่าพนักงานคิดอะไร และเข้าใจประเด็นที่ควรปรับปรุงขององค์กรได้อย่างถูกต้อง 

พวกเราไม่ได้เชี่ยวชาญใน Motivation Cloud จึงใช้ไปโดยรับคำแนะนำจากที่ปรึกษาที่รับผิดชอบ หากไม่ได้ที่ปรึกษามาคอยช่วย คงจะแค่ดูผลการสำรวจครั้งแรก อุทานว่า “แย่มาก” แล้วก็จบไป ที่ดำเนินการได้ราบรื่นแบบนี้เป็นเพราะมีที่ปรึกษาคอยสนับสนุนอยู่ข้าง ๆ เลย

“การดำเนินการเพื่อการปรับปรุงองค์กร”

คุณ Bulan:  
พอได้รับข้อมูลเกี่ยวกับจุดแข็งและจุดอ่อนของบริษัทตัวเองจากการสำรวจ เราก็คุยกับกลุ่มหัวหน้างานว่าควรทำอย่างไรให้การสำรวจรอบต่อไปมีคะแนนดีขึ้น แล้วก็ลงมือปฏิบัติเพื่อการปรับปรุงดังกล่าว ในนั้นมีส่วนที่ลงแรงกับการผลักดันการสื่อสารด้วย 

ซึ่งทำให้ในการสำรวจครั้งที่ 2 เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างยิ่งใหญ่และมีคะแนนการมีส่วนร่วมดีขึ้น สัมผัสได้เลยว่า “นโยบายของเราไม่ได้ผิด” “สามารถทำให้พนักงานทำงานได้อย่างถูกต้อง”

จากนี้ก็จะใช้การสำรวจเฉพาะเรื่องให้เกิดประโยชน์ต่อไป การเจาะจงรายการที่กำหนดว่าจะ “ปรับปรุงตรงนี้” ในผลการสำรวจแบบเต็มแล้วไปถามพนักงานถึงระดับการปรับปรุงดังกล่าวมีประสิทธิภาพมาก การสำรวจเฉพาะเรื่องมีคำถามแค่ 1 - 2 ข้อ ซึ่งสามารถทำเสร็จได้ในประมาณ 1 นาทีจึงไม่เป็นภาระในการตอบ และการทำการสำรวจเฉพาะเรื่องบ่อย ๆ ก็สามารถทำให้มีการมีส่วนร่วมเพิ่มขึ้นได้ด้วย

“สิ่งที่อยากให้เกิดขึ้นด้วย Motivation Cloud ในอนาคต”

คุณ Kajikawa:  
องค์กรในอุดมคติของเราคือ องค์กรที่มีการสื่อสารเป็นประจำและแลกเปลี่ยนความคิดได้ ในองค์กรเช่นนั้น ทุกคนจะเข้าใจกลยุทธ์ของบริษัท ปัญหาขององค์กร การดำเนินการของฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฯลฯ เราจึงต้องพยายามสื่อสารและแลกเปลี่ยนข้อมูลซึ่งกันและกันให้ได้ในทุกสถานการณ์

สโลแกนของบริษัทเรามี 4 คีย์เวิร์ด 4 นโยบายใหญ่ ได้แก่ “Integrity (ความจริงใจ)”, “Professionalism (ความเชี่ยวชาญ)”, “Teamwork (การทำงานเป็นทีม)” และ “Innovation (นวัตกรรม)” ซึ่งเราทำสโลแกนองค์กรเป็นคำภาษาอังกฤษง่าย ๆ ที่สมาชิกในต่างประเทศสามารถเข้าใจได้ง่าย บริษัทในญี่ปุ่นเข้าใจสโลแกนนโยบายทั้ง 4 นี้อย่างทั่วถึงและเป็นต้นกำเนิดของจุดแข็งของบริษัท นโยบายเหล่านี้เป็นสิ่งที่สามารถดำเนินการได้ทั่วโลกโดยไม่ว่าจะใช้ภาษาอะไรก็ตาม ซึ่งจะนำไปสู่ความสามารถในการแข่งขันในแต่ละตลาด จึงคิดว่าถ้าสามารถนำคีย์เวิร์ดของสโลแกนนโยบายทั้ง 4 มาทำให้เกิดขึ้นจริงในบริษัทสาขาต่าง ๆ ในเอเชีย รวมถึงประเทศไทย ได้ด้วยก็จะดี 

ในอุดมคติของผม คือองค์กรที่ผู้บริหารและพนักงานร่วมกันกำหนดวิสัยทัศน์และเติบโตไปด้วยกัน ไม่อยากให้เป็นองค์กรที่ผู้บริหารกำหนดวิสัยทัศน์แล้วพนักงานคิดว่า “ไม่เห็นเกี่ยวกับตัวเอง” เราไม่ได้เป็นครอบครัว แต่สามารถทำงานเป็นทีมหนึ่งได้ สามารถร่วมกันกำหนดวิสัยทัศน์แล้วแข็งแกร่งไปด้วยกัน ผมอยากใช้ Motivation Cloud ให้เกิดประโยชน์เพื่อสร้างองค์กรแบบนั้น