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在宅勤務(テレワーク)普及に伴い増加した人事課題の解決策とは?生産性向上に必要なマネジメントについて

昨今、働き方改革やコロナウイルスの流行により、多くの企業で導入が進んだ「在宅勤務」。オフィスに行かずに仕事をしないことで、業務内容やコミュニケーションをこれまで通りに行うことは難しくなりました。

在宅勤務によって得られる果実を大きくするには、そのための対策が必要です。在宅勤務の導入によって発生するメリットやデメリット、そしてその対策について考えていきましょう。

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在宅勤務(テレワーク)の現状

■テレワークの形態

そもそもテレワークとは、「tele=離れた場所」と「work=働く」を組み合わせた言葉で、デジタルツールを利用した時間や場所にとらわれない自由な働き方のことを指します。テレワークと一口に言っても、働く場所や環境の違いで細かく分類することができます。

代表的な分類の1つ目としては、従業員の自宅で勤務をする「在宅勤務」、2つ目に、取引先のオフィスや移動中の車内や駅、カフェなどで働く「モバイルワーク」、3つ目にコワーキングスペースやシェアオフィス、レンタルオフィスなどの、専門の事業者が提供している施設で勤務をする「サテライトオフィス勤務」があります。

■厚生労働省が推進するワークスタイル「テレワーク」

新型ウイルスの流行によって一層注目度を増しているテレワークですが、厚生労働省も新たなワークスタイルとしてテレワークを推進しています。

厚生労働省がテレワークを推奨している目的としては、少子高齢化に伴う労働人口の減少、育児や介護との両立などの働くニーズにの多様化に応えるための「働き方改革」の一環としてテレワークを提唱しています。

厚生労働省のホームページには、テレワーク導入に関する相談窓口、情勢金や利用できる制度、セミナー情報がまとまっており、テレワークの導入を考える事業者は一度目を通してみるとよいでしょう。

在宅勤務(テレワーク)のメリット

従来のようにオフィスにいなくても、どこからでも働くことができるテレワークには、様々なメリットがあります。個人の働き方が自由になる点が注目されがちですが、従業員だけではなく、企業へのメリットも有るのです。

■企業にとってのメリット

・人材獲得
「働く場所にとらわれない」という特徴は、人材獲得の麺でメリットがあります。これまではオフィスに出勤できる人が雇用条件の大前提としてありましたが、その条件がなくなることで、より多様な人材を集めるチャンスが企業に生まれています。

例えば、育児や介護などの理由で雇用するのが難しかった場合でも、テレワークという働き方のオプションがあることで売り手市場でも優秀な人材を獲得できる可能でしがあるのです。

・オフィスコストの削減
多くの企業では従業員の働く環境を充実させるため、デスク、ロッカー、会議室や、カフェスペースなどの設備を整え、毎月多額の賃料を支払っています。

これらの費用は変えられないものと考えられがちですが、テレワークを導入することで、全従業員が毎日オフィスに通うことはなくなるため、オフィススペースの削減ができます。全社一律でテレワークとはいかずとも、テレワーク対応が可能な部門のオフィスを郊外に移すだけでも賃料の削減に繋がります。

また、賃料の削減は一度削減することができれば、中長期的なコスト削減にもなり、リターンが大きいのも特徴です。

■従業員にとってのメリット

・場所や時間に囚われない多様な働き方が可能
オフィスに行かずともパソコンがあれば働くことができるテレワークは、場所や時間にとらわれず、多様な働き方を実現することができます。

通勤時間の削減、ペーパーワークの削減によって非生産的な時間を減らすことができ、その時間を育児や介護、家族や趣味の時間に使うことができるようになります。

・業務効率化
テレワークを導入するためには、これまでオフィスですることが当たり前だった業務をどこでも家いるようにしなくてはなりません。

主な対策としては、ITツールの導入によって、ペーパーレス業務ができる環境を整備することで、オンラインでのスピーディーな資料の共有や、データ入力やハンコなどのルーチン業務の削減、書類もオンラインで閲覧をするため印刷が不要になったりと業務効率化が期待できます。

在宅勤務(テレワーク)のデメリット

メリットが多いテレワークにも、全くデメリットがないわけではありません。どのようなデメリットが起こってしまうのか、企業側、従業員側の目線からそれぞれを見ていきましょう。

■企業側としてのデメリット

・労務管理、評価、マネジメント
視覚的に勤怠管理ができない在宅勤務では、従業員の労務管理がこれまでのようにはできなくなることで、評価やマネジメントにデメリットが生じます。

例えば、PCのログ管理だけでは従業員がきちんと勤務しているとは限らないこと、オフィスへの移動時間が減ったことで際限なく残業ができるようになり、かえって残業時間や深夜勤務が増加してしまう、また人事としては従業員の勤務常用を把握するために集計作業の工数が増えてしまうなどのデメリットが挙げられます。

評価の面で言えば、働きぶりを直接見ることができているわけではないので、納得感の高い評価をすることが困難になったり、対面で気づいたときにすぐにフィードバックをするということができなくなってしまったため、マネジメントにも新たな工夫が必要になってきてしまっています。

・職場内のコミュニケーション
在宅勤務の状況下では、職場内のコミュニケーションも減りやすい傾向にあるのは言うまでもないでしょう。オフィスに行けば自然と起きていたコミュニケーションや飲み会も、従業員がそれぞれ別の場所で勤務している場合は、難しくなってしまいました。

特に、新入社員や転職者、異動者など、コロナ後に組織に新たなメンバーを迎え入れる場合は、コミュニケーション量が十分に担保できないがために信頼醸成ができず、こ散るしてしまうといったことも起きやすくなるため注意が必要です。

■従業員としてのデメリット

・仕事と仕事以外の気持ちの切り替え
いつでもどこでも仕事ができるようになるテレワークですが、人によっては仕事をプライベートの気持ちの切り替えがしにくくなり、デメリットを感じる人もいるようです。

特に在宅勤務をしている場合は、生活空間と仕事をする空間が同じために気持ちの切り替えが難しかったり、小さいなお子様など家族を持つ人にとっては、集中できる空間を家の中で確保することは困難な場合が多いのです。

・労働時間管理
企業にとってのデメリットとしても挙げた労働時間管理ですが、従業員にとっても難しい部分があります。

労働時間をシステムで報告する場合も、精緻な実態を記入する手間が発生しますし、家での勤務で集中しすぎてしまうと、仕事を切り上げるタイミングを逃して、長時間労働になりやすいということもあります。

withコロナ下での在宅勤務(テレワーク)における人事課題

在宅勤務が一気に当たり前となったwithコロナ時代では、この時代特有の人事課題が生まれています。在宅勤務を導入することによって生まれやすい課題の一例をいかに挙げてみました。

皆様の組織でも同じようなことが起きているのではないでしょうか。

■労務管理

コロナ流行の前までは、オフィスへの入室履歴などから始業時間や就業時間が管理できていましたが、直接顔を見ることができない在宅勤務ではこれまでどおりの労務管理システムでは精緻な管理は難しくなってきています。

PCの管理でも一定の勤務時間は把握できますが、やはり「上司の目がないからといって、さぼったりしてはないか、、、」と心配になるのも無理はありません。

ITツールを使った労務管理では、企業と従業員の間での一定の信頼がなければ成り立たないというのは言うまでもないでしょう。

■従業員のモチベーション管理

在宅勤務が当たり前になったことにより、従業員のモチベーションを維持することもこれまでのようには行かなくなってきています。これまでは、オフィスに行けば顔を合わせ、偶発的なコミュニケーションが自然と生まれていたため、組織としての一体感や結束を高めることができていました。

withコロナ時代の組織づくりでは、より意識的にコミュニケーション機会を増やしたり、モチベーションを上げる施策を打たなければなりません。

■ハイパフォーマー離職

前項で、テレワーク導入による企業のメリットとして「人材獲得」を挙げました。しかしこれは、採用市場の競争激化も同時に意味しています。

様々な企業が多様な働き方を認め、雇用できる対象が広がったということは、従業員にとってみても、これまでなかった別の働き先の選択肢を得たということにもなります。

そのため、withコロナの時代では、特にハイパフォーマー達がより自分にあった働き方を求めて、転職を考えるケースが増えているのです。

■コミュニケーション不足による生産性低下

在宅勤務が増えたことでこれまでのようなface to faceでのコミュニケーションが減り、ジテ感でのミーティングやテキストベースでのコミュニケーションが増えました。

この影響から、今まではちょっとした情報共有や確認ならば、上司の手が空いていそうなタイミングで直接会話をして済ませられたものが、相手の状況が分からないためタイミングを合わせにくくなったり、テキストベースのコミュニケーションが増え、情報の伝達に時間を要して生産性が落ちてしまうこともあります。

更に、質問事項や直接のコミュニケーションが特に多くなりやすい新規ジョイン者の育成のシーンでは、在宅勤務でもインプットができるよう、育成体型を見直す必要も出てきています。

人事課題の解決策

■DX推進(各種デジタルツールの導入)

前述したような人事課題を解決するためには、様々なデジタルツールを導入することで対応が可能です。テレワークの環境下でも従業員に成果をだしてもらうため、オフィス以外でもスムーズに業務ができるよう作業環境を整備する必要があります。

業務に必要な情報を共有するプラットフォームとしては「BOX」がおすすめです。様々な形式のデータに対応しており、閲覧履歴の管理や共同編集ができ、セキュリティ面でも安心ができるツールです。

また、コミュニケーション促進のためにウェブ会議アプリ「ZOOM」も効果的です。定期的にオンラインで顔を合わせてのチームミーティングを開催してコミュニケーションを担保したり、最大1000人でのビデオ会議も可能なため、大規模な社員総会なのでも活用することもできます。

■ツール導入だけでは解決しない

テレワークで従業員の働いている姿が見えず、「さぼっているんじゃないか・・・」「生産性が下がりそうだ・・・」という不安を解消するために、各種デジタルツールを導入する企業は少なくありません。

しかし、これらの取り組みの真の目的とは、あくまで「生産性を向上させること」です。例えば、従業員同士や上下の階層間同士の信頼が担保され、生産性が向上しているようであれば、そもそもテレワーク下でも不安を抱えることは少なくなるはずです。

では、ツールを活用した管理だけでは保てない部分を、どのように補えば、テレワーク下でも生産性の向上を実現できるのでしょうか。

生産性向上に有効な考え方:従業員エンゲージメント

在宅勤務が増えた昨今では、従業員の顔が見えないからこそ、「従業員エンゲージメント」の重要性が叫ばれています。

企業と従業員がともに成長するために有効な考え方ですが、従業員エンゲージメントとはどのようなものなのでしょうか。従業員エンゲージメントの概念や取組みのポイントをご紹介します。

■従業員エンゲージメントとは?

エンゲージメント=engagement」とは、TPOに応じて様々な意味に使い分けられる言葉ですが、基本的には「深い関わり合いや関係性」を意味する言葉です。企業活動で使う「エンゲージメント」という言葉は、主に「対顧客」と「対従業員」との2つの意味を持っています。

人事領域で使う「従業員エンゲージメント」は、従業員の愛社精神や企業に対する愛着を表します。従業員と企業が一体となってお互いに成長し合い絆を深める関係をイメージするとよいでしょう。

そもそも会社の成果は下記のように表す事ができます。

「会社の成果」=①「設計図の出来栄え」×②「その実行の出来栄え」

「設計図」とは経営層や管理職層が策定する事業戦略や経営計画のことです。

正しく、精緻な戦略が立てられるよう経営像は努力をしますが、必ずしも全ての外部環境やリスクを予測して作ることは難しいでしょう。

一方、「設計図」を実行する現場が主体的に機転を聞かせて行動すれば、「設計図」が不完全であったとしても成果を出すことができます。会社の成果を作り上げているのは、日々顧客を向き合っている現場の社員一人ひとりなのです。

「設計図を実行する人」のパフォーマンスを最大化し、企業の成長エンジンとなるのが「従業員エンゲージメント」なのです。

■従業員エンゲージメント向上のメリット

・生産性向上、離職率低下、戦略実行度の向上
下記の図の通り、株式会社リンクアンドモチベーションと、慶應義塾大学ビジネス・スクール岩本研究室の共同研究により、企業と従業員のエンゲージメントを測る指数、エンゲージメントスコアを基にした格付けランクである「エンゲージメント・レーティング」の上昇に合わせて、売上・純利益の伸長率が高くなる傾向が見られています。


※参考:慶應義塾大学との研究結果を公開~エンゲージメントスコアの向上は営業利益率・労働生産性にプラスの影響~

このように「収入や利益」へのリターンのみならず、「従業員の退職率」においてもエンゲージメントスコアの向上にあわせて、退職率が低くなる傾向がみられることが分かりました。

※参考:「エンゲージメントと退職率の関係」に関する研究結果を公開

また会社と従業員の関係性や、上司と部下の関係性が向上し、信頼関係が担保されていると、コミュニケーションが活発になり、お互いに何を思っているのか、どう感じているのかについて伝え合うハードルが下がります。

そうすると業務連携が円滑になり何か問題が起こりそうな際に防止策をすぐに打つことも可能になります。よって仕事の出戻りが少なくなり、業務効率化や生産性の向上につながるのみならず、離職率の抑制につながるのです。


また組織の状態が良くなることによって、業務の質を高めようと仕事を工夫する社員が増え、アウトプットのクオリティも自ずと上がってくるので、顧客満足度も高まる例もあります。

すると商品のリピート率向上に繋がり、長期的に業績の向上に繋がり、経営陣が打ち出す戦略に対して、分かりやすく結果が反映されるため、戦略の実行度も高まる、という流れで良い循環を生み出していけるのです。

従業員エンゲージメントを高める方法

組織を改善するためには、「診断」「変革」のサイクルを回し続けることが最も重要です。

■「診断」フェーズ:現状を見える化し、課題を特定する

会社と社員のエンゲージメントを高めるための第一歩は、現在の組織状態を正確に把握することです。

多くの会社が自社のサービスを売るために、「顧客は何を求めているのか」「顧客ニーズがどう変化しているのか」というマーケティング調査を行いますが、エンゲージメント向上においても、会社の顧客を社員と捉え、社員が求めていることを把握することが求められます。

組織診断において最も一般的なのは、記名式・無記名式のアンケートですが、より詳細に現状を把握したい場合は、回答者本人へのインタビューや、複数名にまとめて話を聞くグループインタビューを行う場合もあります。

「エンゲージメント経営」のにおいては、「期待度」と「満足度」の把握をすることがポイントです。人がなにかに対して「満足」を得られるか否かは、その事柄に対してどれくらいの「期待」を抱いているかによって変化します。

例えどんなに福利厚生を手厚く提供し、これ異常ないほどの豊かな生活を保証したとしても、それを求めていない社員にとっては満足度にはそれほど関係がないのです。

社員が会社に対して抱いている「期待度」と「満足度」のギャップにこそ注力すべき課題が隠れています。

■「変革」フェーズ:適切な解決方法を遂行する

「診断」フェーズで明らかになった「期待度」と「満足度」のギャップを埋めるため、適切な解決方法を実行する必要があります。このとき、組織を構成する3つの要素をバランス良く満たされるように注意することで、より効果的な解決策を導き出すことができます。

それはヒューマンリソース(人材)マネジメント、コミュニケーションマネジメント、ルールマネジメントです。ヒューマンリソース(人材)マネジメントとは、人材育成や人材採用等を指します。

コミュニケーションマネジメントとは、上下階層間や左右機能間のコミュニケーションの担保やそれに伴う信頼醸成のことです。ルールマネジメントは、評価基準や報酬制度、人材配置や昇格昇進制度等を指します。

これら3つのマネジメントをバランス良く実行することで、組織成果は向上します。

以下に、3つの要素それぞれの内容とポイントについて整理していきます。

■HRマネジメント:管理者の能力開発
企業における管理者=中間管理職のマネジメント能力は、主に下記の4つに分けることができます。

ビジョンマネジメント:会社の理念や、目指す姿を社員に浸透させるスキル
・戦略マネジメント:中長期的な戦略を考え、発信するスキル
・PDCAマネジメント:日々の業務のPDCAを回すスキル
・メンバーマネジメント:従業員がやりがいを持って働けるようにするスキル

かつては戦略マネジメントやPDCAマネジメントなどの業績を管理するためのマネジメントが求められていました。

しかし人材の流動化が進んでいる現在では、従業員のやりがいや働きやすさが求められるため、ビジョンマネジメントやメンバーマネジメントも必要不可欠なのです。

また、これらのマネジメントにおいて偏ることなくそれぞれバランスよく実行していくことが中間管理職の能力開発において非常に重要です。
管理職育成の参考事例:【後編】総合IT企業エイチームが直面した、2つの組織課題

■コミュニケーションマネジメント:対話機会の担保
対話不足の解決策としては、コミュニケーション機会の提供が重要です。

例えば施策として、月に1回相互了解を紡ぐためのチームディナーを実施することや、メンバーの心理状態を把握するために週に1回上下階層間のマンツーマンミーティングを実施すること、月末に部署内で振り返り会を実施すること等が挙げられます。

上下階層間、左右機能間ともにコミュニケーションの機会を提供することで、会社と従業員との相思相愛度合い(=従業員エンゲージメント)を高めることが組織力向上において重要なのです。
従業員エンゲージメントとは:https://www.motivation-cloud.com/hr2048/36131/

■ルールマネジメント:仕組みの整備
仕組み不足の解決策としては、人事制度の再構築、勤怠管理方法などを整備する必要があります。
組織は「ルール」の集合体と捉えることができます。

ここでの「ルール」とは、規則のようなものだけでなく、組織に所属する人同士が気持ちよく協働できるような、調整機能を果たすものを広く指しています。「ルール」運用する際は、前提として組織の中の「信頼」を基盤として、「ルール」を適度な精緻さで設定することが大切です。

例をとると、横断歩道を渡るときは「赤信号では車は止まってくれるはずだ」と思っているし、会社では「今月も給料は25日に振り込まれるはず」と思っているように、こうした「信頼」があってこそ、日々の生活は成り立っています。

ベースとしての「信頼」は、組織が組織として機能するために必須の条件と言えます。

エンゲージメント向上に有効なマネジメントのポイント ~エンゲージメントを阻害するワースト2~

リンクアンドモチベーションが提供する、従業員エンゲージメントを把握し向上させるためのツール「モチベーションクラウド」は、5,950社、142万人の実績を持つ組織のモノサシ「エンゲージメントスコア」で、組織状態を定量化・可視化し、See・Plan・Do・Check&Actionのサイクルを回すことで、組織の問題を解決する国内初の組織改善クラウドです。

この創業から20年間蓄積してきたエンゲージメントサーベイの結果から、エンゲージメントを阻害するポイントワースト2をご紹介します。

この2点は、日本企業の多くが悩みを抱えている問題であり、この課題を克服することができれば、エンゲージメント向上を狙うことができるポイントといえます。

エンゲージメントを阻害するポイントをご紹介する前に、エンゲージメントサーベイの構成について簡単にご説明します。

モチベーションクラウドでは集団凝集性理論をもとに「会社」「上司」「職場」の3つの観点、16の領域で設問を構成し、それぞれの項目に対して、「期待度」と「満足度」を測ります。

「期待度」と「満足度」を二軸にし、従業員が会社や職場に何を求めていて、何に満足しているかとを、先ほどの16領域を相対化した以下のマトリクスを「4eyes Windows®」といいます。


このマトリクスを用いることで、取り組む課題の優先順位を効果的に決定することができます。

まず「期待度:高」「満足度:低」の左上の“弱み”領域に着目し、この中にある項目を優先的に対応することで、従業員のエンゲージメントを効率的に向上させることができるのです。

では、ここから弊社の国内最大級のデータベースから明らかになった、「期待度」と「満足度」のギャップがが最も大きい項目を、日本企業の組織課題ワースト2位としてその対策とともにご紹介します。

■ワースト1位「階層間の意思疎通」

日本企業が最も多く抱えている組織課題の1位は「階層間の意思疎通」、つまり社内の上下の階層間で意思疎通が図れていないことであることがわかりました。

モチベーションクラウドのデータからは、全データを平均すると、期待度 4.07、満足度 3.06となり、そのギャップの平均は-1.01でした。

「階層間の意思疎通」がとれていない状態とは、旧来の日本の特徴的な組織スタイルである年功序列や終身雇用の影響により、経営陣の戦略を知らない中で現場が独自に判断をし、企業としての方向性がばらついたり、また一方で市場や現場の状況を知らない経営層が判断をするなどの行き過ぎたヒエラルキー型組織としての問題が起きている可能性があります。

こういった「階層間の意思疎通」の問題を克服するためには、経営層が企業方針や決定事項を背景を含めてスピーディーに伝達することが最もシンプルであり効果的な対策です。

現場から「経営は何も分かっていない」「経営は何も動いてはくれない」などの声が上がることは多いですが、即座に丁寧に意思決定の背景を伝達し、相互の納得感を高めることで満足度を高めることができるのです。

そして、このような経営と現場のコミュニケーションの橋渡し役となる「管理職」の育成がポイントとなってきます。

■ワースト2位「適切な採用・配置」

モチベーションクラウドのデータが示す、日本企業が抱えている組織課題のワースト2位は、「適切な採用・配置」でした。自社が事業状況に適した採用・配置を行っていることに対する期待度と満足度を平均すると、期待度 4.07、満足度 3.07、そのギャップ -1.00となっています。

このような結果となった背景には、日本に古くから根付く新卒一括採用によって中途採用が進まず、適切な人材採用ができていないと従業員が感じている可能性が垣間見えます。

また、従業員本人のキャリアやモチベーションを考慮しない転勤や異動によって、問題が起きている可能性があります。

このような「適切な採用・配置」の問題への対応としては、キャリアマネジメントを促すための施策や制度を導入することが挙げられます。

【参考資料のご紹介】
モチベーションクラウドの具体的な機能や得られる効果が分かる資料「3分でわかるモチベーションクラウド」はこちらからダウンロードいただけます。

  3分でわかるモチベーションクラウド|組織改善ならモチベーションクラウド 組織の課題を可視化・診断・改善する、国内初の組織改善クラウド。企業規模・業界・部署を問わず様々な組織から選ばれる理由とは。機能・効果・実績など、モチベーションクラウドがどういうものかを徹底解説。 株式会社リンクアンドモチベーション


記事まとめ

いかがでしたでしょうか。新型コロナウイルスの流行により、大きく一変した労働環境において、在宅勤務のデメリットを克服しながら、メリットを最大限活かし、withコロナの時代でも持続的に企業の発展を実現していくことが求められています。

その解決策の一つとして、ぜひ「エンゲージメント」に着目し、どのような逆境の中でも柔軟に対応ができる強い組織を作っていく、そんなきっかけになればと思います。

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N.E
N.E

【プロフィール】 リンクアンドモチベーショングループ新卒入社。 以降、モチベーションクラウドのカスタマーサポートとして、 主に大手企業の支援に従事。

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