Hiện thực hóa quản trị nguồn nhân lực cho 600.000 người với quy mô lớn nhất Nhật Bản

AEON là một tập đoàn tổng hợp bao gồm Công ty cổ phần AEON, một công ty cổ phần thuần túy và một nhóm các công ty hỗ trợ cuộc sống hàng ngày của khách hàng. Công ty gồm có 309 công ty con và 25 công ty liên kết theo phương pháp sở hữu cổ phần, với khoảng 600.000 nhân viên (nhân viên lương tháng và lương ngày khoảng 163.000 người, nhân viên lương giờ khoảng 435.000 người) (vào thời điểm cuối tháng 2 năm 2024).

Link and Motivation hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch công bố thông tin về vốn nhân lực và triển khai khảo sát Engagement Survey (mức độ gắn kết nhân viên) thông qua nền tảng Motivation Cloud. Cuộc khảo sát mức độ gắn kết với đối tượng là khoảng 600.000 nhân viên trong toàn Tập đoàn, bao gồm cả nhân viên làm việc theo giờ (nhân viên bán thời gian) và nhân viên làm việc ở nước ngoài, là một trong những khảo sát có quy mô lớn nhất tại Nhật Bản. Ngoài ra, khi tiến hành khảo sát, Link and Motivation cũng hỗ trợ để tổ chức buổi giải thích cho các công ty thành viên trong tập đoàn, xây dựng kế hoạch để phân tích và thống kê dữ liệu khảo sát của hơn 300 công ty ở trong và ngoài nước.

“Khái quát về kinh doanh và các bộ phận, phòng ban”

Ông Katayose:
AEON là một tập đoàn tổng hợp bao gồm khoảng 300 công ty trong và ngoài nước tại 14 quốc gia trên thế giới, triển khai 9 hoạt động kinh doanh, gồm ngành tài chính, ngành phát triển đất đai và khu phức hợp, ngành y tế và chăm sóc sức khỏe và trọng tâm là ngành bán lẻ, v.v. Từ quan điểm “tất cả vì khách hàng'', tầm nhìn của công ty chúng tôi là sáng tạo cuộc sống trong tương lai tràn ngập những khuôn mặt tươi cười. Công ty cổ phần AEON, với tư cách là một công ty nắm giữ cổ phần, chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định về chính sách v.v., và quản lý các doanh nghiệp.

Vai trò của Phòng kế hoạch nhân sự là thúc đẩy việc xây dựng một môi trường làm việc nơi nhân viên của Tập đoàn AEON có thể làm việc một cách năng động và tràn đầy năng lượng. Với tư cách là một công ty nắm giữ cổ phần, sứ mệnh quan trọng của chúng tôi là tìm hiểu tình hình thực tế của từng công ty và sau đó đưa ra các đề xuất có giá trị gia tăng cho từng công ty.

 Ông Asada:
 Phòng ban của chúng tôi đóng vai trò là bộ phận chủ quản việc công bố chỉ số nguồn vốn nhân lực, tiến hành tổng hợp và phân tích dữ liệu nhân sự từ các doanh nghiệp và quản lý rủi ro về lao động từ trước tới nay. Hơn nữa, khi công bố thông tin, chúng tôi đã thảo luận xem nên biểu hiện cách suy nghĩ về nguồn nhân lực như thế nào, và thiết kế các chỉ số quan trọng của riêng công ty, dựa trên triết lý cơ bản của AEON. Chúng tôi cho rằng từ nay về sau, điều quan trọng là công bố chỉ số nguồn nhân lực theo “cách riêng của AEON” và thúc đẩy các biện pháp nhằm phát triển bền vững Tập đoàn.

“Bối cảnh của việc nâng cao sự gắn kết của nhân viên”

Ông Katayose:
Có 2 điều quan trọng khiến công ty chúng tôi bắt đầu chú ý đến việc nâng cao sự gắn kết của nhân viên. Một là cách nghĩ của công ty về con người. Trong triết lý cơ bản của AEON, chúng tôi cho rằng ngành bán lẻ là “ngành kinh tế phục vụ con người” và “con người” là nguồn gốc của động lực phát triển. Nhân viên chính là nguồn vốn cơ bản nhất trong việc thực hiện các chiến lược kinh doanh. Điều cần thiết là công ty phải hiểu rõ được “hàng ngày, nhân viên làm việc với tâm thế như thế nào”, nói cách khác là công ty phải hiểu rõ được tình trạng gắn kết của nhân viên.

Hai là vì muốn trở thành một công ty được lựa chọn trên thị trường lao động. Trong khi thị trường lao động ngày càng khó khăn, dân số trong độ tuổi lao động ngày càng giảm do tỷ lệ người trẻ ngày càng giảm và người lớn tuổi ngày càng tăng, từ trước đến nay, công ty chúng tôi vẫn đang thực hiện các biện pháp chú trọng đến việc “giữ chân” nhằm ngăn chặn nhân viên thôi việc. Tuy nhiên, từ nay, chúng tôi mong muốn trở thành một công ty được thị trường lao động lựa chọn bằng cách thực hiện các biện pháp chú trọng đến “sự hấp dẫn” để thu hút nhân viên và người tìm việc làm. Để đạt được điều này, chúng tôi tin rằng những nỗ lực thực hiện để nâng cao sự gắn kết của nhân viên với công ty là điều rất cần thiết, vì vậy, lần này chúng tôi đã quyết định sử dụng Motivation Cloud.

“Lý do chọn Motivation Cloud”

Ông Asada:
Trước đây, chúng tôi đã tiến hành khảo sát theo phương thức riêng của công ty mỗi năm một lần, tuy nhiên, những cuộc khảo sát này chủ yếu nhằm mục đích giám sát môi trường làm việc và tình trạng tuân thủ, mà không phải là cuộc khảo sát chuyên để tìm hiểu về sự gắn kết của nhân viên. Có thể nói đây là một biện pháp để giải quyết những mặt tiêu cực. Tuy nhiên, để phát huy sức mạnh của con người nhiều hơn nữa trong tương lai, tôi cảm thấy rằng cần phải có những biện pháp có thể tạo ra những điều tích cực.

Trước đây, chúng tôi đã thực hiện khảo sát với các câu hỏi do công ty tự xây dựng, điều này cho phép so sánh nội bộ trong tập đoàn. Tuy nhiên, không thể kiểm chứng khi so sánh với các công ty khác hoặc với toàn ngành công nghiệp thì sẽ ra sao. Trong quá trình xúc tiến việc công bố chỉ số nguồn vốn nhân lực, khi chúng tôi nghĩ đến việc công bố sự gắn kết của nhân viên với công ty ra bên ngoài, thì chúng tôi thấy rằng cần phải áp dụng một phương thức khảo sát, mà có thể so sánh được với các công ty khác ngoài tập đoàn và được sử dụng rộng rãi trên thế giới, để khảo sát  mức độ gắn kết của nhân viên trong từng công ty của tập đoàn mình.

Đặc biệt là tập đoàn của chúng tôi không chỉ có các công ty ở Nhật Bản mà còn có nhiều công ty ở nước ngoài, và loại hình kinh doanh đa dạng, bao gồm từ bán lẻ, tài chính đến phát triển đất đai và khu phức hợp, v.v. Thêm vào đó, thể loại việc làm và hình thức tuyển dụng cũng rất đa dạng. Vì lý do này, điều quan trọng là có thể xác định được vấn đề, thông qua việc so sánh với các dữ liệu vĩ mô đối với từng công ty hoặc từng thuộc tính, không chỉ trong toàn bộ tập đoàn.

Lý do chính chúng tôi chọn Motivation Cloud giữa các phương thức khảo sát khác nhau hiện có, là vì nó chiếm thị phần áp đảo trong thị trường trong nước về sự gắn kết của nhân viên đối với công ty, và vì có thể sử dụng cơ sở dữ liệu khổng lồ. Motivation Cloud giúp chúng tôi đảm bảo được việc so sánh với bên ngoài tập đoàn, điều mà chúng tôi coi là một thách thức cần giải quyết. Ngoài ra, các chỉ số như “Điểm số gắn kết” và “Xếp hạng gắn kết” cho phép chúng tôi nắm bắt tình trạng hiện tại và các vấn đề của từng công ty cũng như từng nhóm thuộc tính trong tập đoàn, điều này mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, chúng tôi cũng được công ty Link and Motivation hỗ trợ xây dựng chính sách công bố chỉ số nguồn vốn nhân lực cho Tập đoàn AEON. Bởi vì Link  hoàn toàn hiểu rõ về câu chuyện mà Tập đoàn AEON muốn hiện thực hóa thông qua thông qua quản trị vốn nhân lực, nên họ đã có thể đưa ra những đề xuất phù hợp nhất với doanh nghiệp chúng tôi.

“Sau khi thực hiện khảo sát”

Ông Asada:
Điều ấn tượng khi nhìn kết quả khảo sát là có thể nhìn thấy thực trạng trong từng công ty và từng loại hình kinh doanh qua các chỉ số như điểm số hoặc xếp hạng tình trạng gắn kết của nhân viên. Trước đây, chúng tôi cũng đã thực hiện khảo sát tương tự, nhưng đây là lần đầu tiên chúng tôi cảm nhận rõ ràng rằng tình trạng tổ chức đã được hiển thị một cách trực quan.

Trong các khảo sát trước đây, chúng tôi cũng nhận thấy sự khác biệt giữa các công ty con trong tập đoàn. Tuy nhiên, chưa bao giờ sự khác biệt lại được thể hiện rõ ràng như với Motivation Cloud. Việc thực hiện khảo sát với các câu hỏi phù hợp đã khiến chúng tôi bất ngờ trước mức độ chi tiết mà tình trạng tổ chức có thể được làm rõ. Đồng thời, điều này cũng giúp chúng tôi nhận thức lại tầm quan trọng của việc nắm bắt chính xác thực trạng tổ chức.

Mặc dù điểm số gắn kết tổng thể khá sát với dự đoán của chúng tôi, nhưng chúng tôi đã phát hiện ra các công ty và mô hình kinh doanh mà trước đây tưởng chừng không có vấn đề lại có điểm số thấp. Những vấn đề này không thể được phát hiện trong phạm vi công việc thông thường của tập đoàn. Chúng tôi tin rằng đây là những vấn đề mà nếu không có Motivation Cloud, chúng tôi sẽ không thể nhận ra.

 Ngoài ra, trong khảo sát lần này, chúng tôi đặc biệt quan tâm đến kết quả của nhân viên làm theo giờ (nhân viên bán thời gian) và các công ty con ở nước ngoài của tập đoàn. Hiện tại, hơn 70% nhân viên của AEON là nhân viên làm theo giờ, và so với nhân viên hưởng lương theo tháng/ngày, nhóm này có tỷ lệ biến động cao hơn. Vì vậy, chúng tôi rất quan tâm đến câu hỏi: “Sự khác biệt về hình thức tuyển dụng ảnh hưởng như thế nào đến mức độ gắn kết?”. Lần khảo sát này đã mang lại một số kết quả đáng chú ý, nhưng chúng tôi cho rằng đây vẫn là một điểm cần tiếp tục theo dõi trong tương lai

 Khảo sát được triển khai tại các công ty con ở nước ngoài đã được chúng tôi thực hiện bằng 11 ngôn ngữ khác nhau, với sự hỗ trợ của Motivation Cloud. Trước đó, chúng tôi đã nhận thông tin rằng điểm số gắn kết của các công ty nước ngoài thường cao hơn, nhưng kết quả thực tế lại còn cao hơn cả dự tính. Ngoài ra, chúng tôi cũng nhận được nhiều phản hồi tích cực từ ban quản lý khảo sát tại các công ty nước ngoài của tập đoàn về nội dung phân tích (của khảo sát). Bản thân điều đó cũng là việc đáng mừng nhưng chúng tôi cũng cảm thấy rằng cần phải học hỏi nhiều hơn và phải hiểu rõ được sự khác biệt trong cách suy nghĩ và giá trị quan, v.v. của những nhân viên ở trong nước và ở nước ngoài. Từ đó, chúng tôi hy vọng có thể cải thiện được điểm số gắn kết tại các công ty trong nước.

 “Giá trị của Motivation Cloud”

Ông Asada:
Theo những gì tôi biết, Motivation Cloud là nền tảng khảo sát mức độ gắn kết duy nhất đo lường theo hai trục: "Mức độ kỳ vọng" và "Mức độ hài lòng". Bằng cách phân tích sự chênh lệnh giữa kỳ vọng và sự hài lòng, chúng tôi có thể làm rõ điểm mạnh và điểm yếu của từng tổ chức. Đây chính là giá trị quan trọng mà Motivation Cloud mang lại.

Trước đây, các khảo sát nội bộ của chúng tôi chỉ đo lường mức độ hài lòng, nên luôn có sự lo ngại rằng “liệu biện pháp này có thực sự đáp ứng mong đợi của nhân viên hay không?” Tuy nhiên, với Motivation Cloud, kỳ vọng của nhân viên được hiển thị rõ ràng, cho phép chúng tôi xây dựng các biện pháp dựa trên dữ liệu cụ thể và có căn cứ. Thực tế, sau khi xem kết quả khảo sát, nhiều công ty trong tập đoàn đã nhận ra rằng “:một số biện pháp trước đây chưa thực sự phù hợp với mong đợi của nhân viên”, từ đó rút ra những bài học quan trọng để điều chỉnh chiến lược.

Ngoài ra, khi thúc đẩy việc công bố thông tin về vốn nhân lực trong toàn tập đoàn, chúng tôi đã có thể bắt đầu công bố điểm số gắn kết từ báo cáo chứng khoán quý 2 năm 2024 (*). Nhờ có Motivation Cloud, chúng tôi có thể nhanh chóng thu được các chỉ số có tính so sánh cao, điều này đã giúp quá trình công bố thông tin diễn ra một cách suôn sẻ.

“Những điều chúng tôi đã cân nhắc, nỗ lực khi triển khai Motivation Cloud”

Ông Asada: 
Chỉ riêng ở Nhật Bản, tập đoàn của chúng tôi có hơn 130 công ty, và mỗi lĩnh vực kinh doanh đều có những thách thức khác nhau. Không chỉ vậy, cách nhìn nhận về sự gắn kết nhân viên cũng khác nhau giữa các công ty. Đây là điều mang tính đặc thù của một công ty holding. Nếu không truyền đạt đúng ý định và mục tiêu của dự án, các công ty con có thể cảm thấy bị ép buộc phải thực hiện, thay vì chủ động tham gia. Vì vậy, chúng tôi đã đầu tư nhiều thời gian vào việc giải thích và chuẩn bị trước, nhằm đảm bảo rằng các công ty trong tập đoàn hiểu rõ giá trị của khảo sát và tự nguyện tham gia.

Điều quan trọng nhất là làm sao để các công ty trong tập đoàn thực sự hiểu và đồng thuận với mục tiêu mà Tập đoàn AEON muốn đạt được, cũng như bối cảnh dẫn đến quyết định đổi mới lần này. Để đạt được điều đó, chúng tôi đã truyền đạt cẩn thận về tầm quan trọng của việc nâng cao mức độ gắn kết và những lợi ích của việc cùng nhau thúc đẩy các hoạt động cải thiện trên toàn tập đoàn. Điều này giúp các công ty con không chỉ hiểu rõ ý nghĩa của dự án mà còn cảm thấy có động lực để tham gia tích cực.

Ngoài ra, một yếu tố quan trọng khác là làm thế nào để giảm thiểu gánh nặng cho từng công ty. Trong khảo sát trước đây, số lượng câu hỏi chỉ khoảng 30 câu, nhưng với Motivation Cloud, số lượng câu hỏi tăng lên hơn 80. Hơn nữa, khảo sát này được thực hiện trên quy mô rất lớn, với gần 400.000 nhân viên làm việc theo giờ (nhân viên bán thời gian) trong tổng số người tham gia. Do đó, đã có nhiều lo ngại từ nội bộ tập đoàn, chẳng hạn như tác động đến khối lượng công việc hàng ngày của nhân viên hay việc khảo sát có thể gây áp lực lên tổ chức. 

Để giảm bớt gánh nặng cho nhân viên, chúng tôi đã đảm bảo rằng khảo sát có thể được thực hiện trên nhiều thiết bị khác nhau như PC, máy tính bảng và điện thoại thông minh. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng chú trọng đến giao diện thân thiện, giúp người dùng trả lời dễ dàng bằng cách chọn câu trả lời bằng thao tác cuộn (scroll selection). Nhờ đó, những người trả lời nhanh có thể hoàn thành khảo sát trong khoảng 15 phút. Chúng tôi cũng đã chia sẻ trực tiếp giao diện khảo sát để họ có thể trải nghiệm thực tế. Nhờ đó, mọi người dần nhận ra rằng “thực ra khảo sát này không quá phức tạp như tưởng tượng”, giúp quá trình triển khai diễn ra thuận lợi hơn.

“Điều chúng tôi muốn thực hiện với Motivation Cloud trong tương lai”

Ông Asada:
Lần khảo sát này, lần đầu tiên tình trạng gắn kết của nhân viên trong từng công ty được hiển thị rõ, nhưng vẫn có những khác biệt trong cách hiểu về sự gắn kết của nhân viên trong từng công ty. Trong tương lai, chúng tôi muốn truyền đạt đến các công ty định nghĩa về sự gắn kết của nhân viên với tư cách là một tập đoàn.

Những công ty có điểm số chưa đạt kỳ vọng cần phải nhận thức rõ ràng về mức độ cấp bách của vấn đề. Chúng tôi sẽ không chỉ dừng lại ở việc chỉ ra điểm yếu, mà còn hỗ trợ bằng tài liệu hướng dẫn và đề xuất biện pháp cụ thể, nhằm thúc đẩy mạnh mẽ các hoạt động cải thiện trong toàn tập đoàn.

Ông Katayose:
Cuộc khảo sát lần này đã bộc lộ rõ ràng tình trạng sức khỏe của các công ty. Cũng có một số công ty có điểm số rất thấp. Tuy nhiên, chúng tôi xem đây kết quả trung thực từ nhân viên, và nói cách khác, đây chính là thông điệp mà nhân viên muốn gửi đến công ty và tập đoàn. Chính vì vậy, chúng tôi cần tiếp nhận những thông điệp này một cách nghiêm túc, xem xét kỹ lưỡng từng vấn đề và chuyển hóa chúng thành các hoạt động cải thiện trong tương lai.

Ông Asada:
Như đã đề cập, cách nhìn nhận về mức độ gắn kết giữa các công ty trong tập đoàn vẫn có sự khác biệt. Những công ty hiểu rằng sự gắn kết nhân viên là một chỉ số quan trọng, có tác động trực tiếp đến tỷ lệ giữ chân nhân viên và năng suất lao động, đã hoan nghênh việc triển khai Motivation Cloud. Thậm chí, sau khi xem kết quả khảo sát, một số công ty đã chủ động ký hợp đồng riêng với Link and Motivation để bắt đầu các nỗ lực cải thiện sự gắn kết nhân viên. 

Ngoài ra, chúng tôi ngày càng nhận được nhiều câu hỏi từ các công ty niêm yết trên sàn chứng khoán, về cách thức triển khai công bố thông tin vốn nhân lực. Nhiều công ty bày tỏ mong muốn tiến hành nhưng vẫn còn lúng túng trong việc xác định hướng đi phù hợp. Thực tế, đã có những công ty bắt đầu xây dựng chính sách công bố thông tin về vốn nhân lực với sự hỗ trợ của Link and Motivation.

Việc ngày càng có nhiều công ty quan tâm và chủ động triển khai công bố thông tin về vốn nhân lực là một tín hiệu rất đáng mừng đối với chúng tôi với tư cách là công ty holding. Chúng tôi nhận thức rằng, bất kể công ty đó là niêm yết hay chưa niêm yết trên thị trường chứng khoán, việc mở rộng và thúc đẩy xu hướng này là một trong những trách nhiệm quan trọng của chúng tôi

“Tầm nhìn tương lai”

Ông Katayose:
Như đã đề cập từ đầu, “con người” chính là nguồn cội của sự phát triển của Tập đoàn AEON. Để mang lại sự hài lòng cho khách hàng, điều tiên quyết là phải nâng cao mức độ gắn kết của nhân viên. Chúng tôi sẽ tiếp tục triển khai các sáng kiến, hoạt động làm cho mọi người muốn làm việc tại AEON, đồng thời không ngừng lan tỏa thông điệp rằng AEON là một doanh nghiệp luôn trân trọng và quan tâm đến nhân viên, cả trong nội bộ lẫn bên ngoài tập đoàn.

Ông Asada:
Để đảm bảo rằng khảo sát lần này không chỉ dừng lại ở một cuộc đo lường định kỳ, chúng tôi cần xây dựng một cơ chế khuyến khích các công ty trong tập đoàn tiến hành các hành động tiếp theo. Điều quan trọng là mỗi công ty phải quan tâm đến sự gắn kết nhân viên của chính công ty và chủ động suy nghĩ về cách nâng cao và cải thiện sự gắn kết đó, đưa các biện pháp đó trực tiếp vào chiến lược nhân sự.

Chúng tôi tin rằng những nỗ lực này chính là chìa khóa để xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa công ty và nhân viên, tạo ra sự đồng cảm với triết lý doanh nghiệp, từ đó khuyến khích nhân viên cống hiến cho công ty và xa hơn nữa là mang lại giá trị cho khách hàng. Với quy mô 600,000 nhân viên trên toàn tập đoàn, việc nâng cao sự gắn kết nhân viên có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với AEON. Trong tương lai, chúng tôi sẽ tiếp tục tuân theo triết lý cốt lõi của mình rằng “Nhân viên chính là tài sản quý giá nhất”, đồng thời cam kết thực hiện chiến lược quản trị tập trung vào sự gắn kết nhân viên.