“Sự gắn kết của nhân viên” – Yếu tố gắn liền với sự phát triển của doanh nghiệp
Vận hành chu trình PDS trong tổ chức để cải tiến

“Nội dung kinh doanh”

Ông Moriyama:
Công ty bảo hiểm hỏa hoạn Tokio Marine & Nichido khởi đầu là một công ty bảo hiểm hàng hải có tên là “Tokio Marine”, được thành lập vào năm 1879, là công ty bảo hiểm đầu tiên của Nhật Bản, và là Công ty bảo hiểm tai nạn lớn nhất tại Nhật Bản với hơn 200 cơ sở trên toàn quốc.

Hiện nay, ngoài bảo hiểm tai nạn dành cho cá nhân và doanh nghiệp, công ty còn phát triển dịch vụ tư vấn rủi ro theo mô hình tùy chỉnh (custom-made risk consulting). Đồng thời, công ty tận dụng tài sản và nguồn lực sẵn có để hợp tác với các doanh nghiệp khách hàng, tạo ra các mô hình kinh doanh mới.

“Bối cảnh triển khai Motivation Cloud”

Ông Moriyama:
Tại công ty chúng tôi từ trước đến nay, chúng tôi đã nhận thấy “sự gắn kết” là từ khóa quan trọng trong mối quan hệ giữa tổ chức và nhân viên. “Ngành bảo hiểm” là ngành nghề kinh doanh sản phẩm không có hình dạng, tác nhân hỗ trợ hoạt động kinh doanh của chúng tôi cuối cùng cũng chính là “con người”. Vì vậy, chúng tôi tin rằng sự cảm nhận về ý nghĩa trong công việc của mỗi một nhân viên có liên quan trực tiếp đến năng suất lao động và sự phát triển bền vững của công ty.

Trong khi thị trường lao động đang biến đổi và số nhân viên có giá trị quan đa dạng ngày càng tăng, thêm vào đó, do thảm họa Covid dẫn đến hình thức làm việc từ xa cũng phổ cập hơn, vì vậy việc quản lý tại nơi làm việc đã trở nên khá khó khăn.

Để nâng cao mức độ gắn kết của nhân viên, chúng tôi nhận thấy rằng không thể chỉ phụ thuộc vào năng lực hay kinh nghiệm cá nhân của từng quản lý. Thay vào đó, cần có một cơ chế giúp nắm bắt tình trạng tổ chức một cách tổng quan và thực hiện cải thiện một cách có hệ thống. Chính vì vậy, chúng tôi đã quyết định triển khai Motivation Cloud như một công cụ hỗ trợ quá trình này.

Trước đây, chúng tôi đã thực hiện khảo sát ý thức nhân viên trong nhiều năm, nhưng thực tế là rất khó để xác định rõ ràng nên tập trung vào vấn đề nào và mức độ ưu tiên ra sao. Dù có thể nhận diện một số thách thức trong tổ chức, nhưng việc chuyển đổi những phát hiện đó thành hành động cụ thể và hiệu quả vẫn là một bài toán khó.

Với Motivation Cloud, các vấn đề trong tổ chức và những hạng mục cần cải thiện được chỉ ra một cách rõ ràng và có cơ sở khoa học. Mỗi hạng mục được đo lường dựa trên hai trục: “Mức độ kỳ vọng” và “Mức độ hài lòng”, là điều rất mới mẻ và thuyết phục, cũng là yếu tố giúp chúng tôi quyết định sử dụng Motivation Cloud.

“Giá trị của Motivation Cloud”

Ông Moriyama:
Chúng tôi đã có thể chắc chắn rằng những giả định của chúng tôi về tổ chức từ trước đến nay là đã không sai. Hơn nữa, chúng tôi đã có thể khám phá thêm nhiều điều mới.

Ví dụ, có những hạng mục mà trước đây chúng tôi giả định là vấn đề quan trọng, nhưng dữ liệu từ khảo sát cho thấy nhân viên có mức kỳ vọng thấp với những yếu tố đó, đồng nghĩa với việc độ ưu tiên giải quyết cũng không cao. Chính nhờ Motivation Cloud đo lường cả “Mức độ kỳ vọng” và “Mức độ hài lòng” nên chúng tôi nhận biết được điều này. Trong tương lai, chúng tôi sẽ tiếp tục tích lũy dữ liệu và nâng cao độ chính xác trong phân tích.

Ngoài ra, một trong những lợi thế lớn của Motivation Cloud là khả năng không chỉ cung cấp xu hướng chung của toàn công ty, mà còn cho phép phân tích dữ liệu theo nhiều phân khúc như cấp bậc, phòng ban, giới tính, v.v. Ví dụ, nếu chúng tôi muốn đánh giá từ góc độ thúc đẩy vai trò của phụ nữ trong doanh nghiệp, chúng tôi có thể dễ dàng phân tích xu hướng của nhóm nhân viên nữ và xu hướng của từng hạng mục muốn đánh giá.

Bà Ishizaka:
Vì trước đây tôi đã người từng phụ trách khảo sát ý thức nhân viên trước đây, tôi cảm nhận rất rõ sự khác biệt giữa hệ thống cũ và Motivation Cloud. Trước đây, do sử dụng hệ thống nội bộ, quy trình khảo sát rất phức tạp, đòi hỏi nhiều xử lý thủ công, khiến cho việc triển khai kết quả xuống các phòng ban mất rất nhiều thời gian. Trong khi đó, Motivation Cloud có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và hiển thị kết quả ngay sau khi hoàn thành khảo sát. Nhờ đó, tốc độ triển khai khảo sát và khối lượng công việc cần xử lý đã thay đổi đáng kể.

Ngoài ra, vì các cuộc khảo sát trước đây chỉ có thể đo lường mức độ hài lòng, nên rất khó nắm bắt được vấn đề nào cần được ưu tiên. Tuy nhiên, với Motivation Cloud, kết quả có thể được nhìn thấy trên hai trục là mức độ kỳ vọng và mức độ hài lòng, vì vậy kết quả trở nên rất dễ hiểu.

Một trong những điểm ấn tượng nhất khi sử dụng Motivation Cloud chính là tính năng Focus Survey – khảo sát ngắn (hàng tháng hoặc hàng tuần) tập trung vào các hạng mục cải thiện cụ thể. Tính năng này giúp từng phòng ban dễ dàng xác định vấn đề cần ưu tiên, theo dõi việc triển khai giải pháp, cũng như đo lường hiệu quả của các biện pháp đó. Đặc biệt, bộ phận nhân sự cũng có thể nắm bắt tình hình theo thời gian thực, giúp chúng tôi đưa ra các hỗ trợ kịp thời. Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích đối với bộ phận nhân sự.

“Điều chúng tôi muốn thực hiện với Motivation Cloud trong tương lai”

Ông Moriyama:
Khi triển khai Motivation Cloud, công ty Link and Motivation đã tham gia trình bày về khảo sát tại cuộc họp ban lãnh đạo. Qua buổi thảo luận, chúng tôi nhận thấy ban lãnh đạo đặt kỳ vọng rất lớn vào dự án lần này.

Ban lãnh đạo rất coi trọng việc cải thiện sự gắn kết của nhân viên vậy nên ban lãnh đạo dự định sẽ truyền đạt từ cấp lãnh đạo xuống toàn bộ công ty những điều đang và sẽ thực hiện là gì và chia sẻ tầm nhìn của bản thân thông qua việc thực hiện dự án lần này.

Chúng tôi, bộ phận nhân sự, sẽ không thực hiện khảo sát một cách mơ hồ, mà xem trọng và tiếp tục đáp ứng nhu cầu của nhân viên để đảm bảo  rằng trong cách làm việc mới, mỗi nhân viên đều có thể tìm thấy ý nghĩa trong công việc của mình

Ông Matsuo:
Việc đội ngũ quản lý cùng với các nhân viên trong các bộ phận làm việc và bộ phận nhân sự có thể có chung nhận thức về các vấn đề là một ưu điểm rất lớn của Motivation Cloud. Nhờ việc khảo sát lần này, các vấn đề trong từng phòng ban đã được làm sáng tỏ, vì vậy, tôi cảm thấy bầu không khí trong công ty đang dần dần thay đổi. 

Từ giờ trở đi, điều quan trọng là việc làm thay đổi những gì và thay đổi như thế nào đối với các vấn đề. Với tư cách là bộ phận nhân sự, chúng tôi sẽ vận dụng Motivation Cloud như một công cụ tốt để giao lưu với nhân viên tại nơi làm việc.

Ông Moriyama: Rõ ràng rằng, việc triệt để vận hành chu trình PDS trong cải thiện tình hình tổ chức như là một cơ chế, chính sách lâu dài chứ không phải là chỉ tiến hành khảo sát một lần là xong, là điều quyết định thắng bại trong việc nâng cao sự gắn kết. Vì hiện tại, chúng tôi đang thực hiện các biện pháp, cơ chế để giải quyết các vấn đề về tổ chức, vì vậy trong lần khảo sát tiếp theo, chúng tôi sẽ tiếp nhận các kết quả đó và nhắm tới mục tiêu trở thành một công ty tốt.

*Công ty Bảo hiểm Tokio Marine & Nichido Fire đã đạt hạng 2 trong hạng mục Doanh nghiệp lớn tại “Giải thưởng công ty có động lực làm việc tốt nhất năm 2021” (Best Motivation Company Award 2021), do công ty Link and Motivation tổ chức.