テレワーク (リモートワーク) で生産性を
向上させるには?課題や改善策を解説!

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新型コロナウイルスの世界的流行により、世の中の当たり前が大きく変わろうとしています。「アフターコロナ」「ウィズコロナ」という言葉も生まれ、ビジネスを取り巻く環境も大きく変わっていますが、その中でも特に働き方に影響を及ぼしているのは、「テレワーク (リモートワーク) 」の普及です。テレワークが当たり前になる中で、果たしてビジネスマンの「生産性」が向上するのでしょうか。本記事では、テレワーク導入のメリットやデメリット、生産性を上げるコツやツールについてご紹介します。

テレワーク (リモートワーク) 導入のメリット

テレワーク導入のメリットや効果に関して、さまざまなものがあげられます。

引用元:一般社団法人日本テレワーク協会

まずは、代表的なメリットについて、「企業側」と「従業員側」にわけて3つずつご紹介します。

企業側①:離職率の低下

労働市場の活性化により、いつでも転職が可能な時代になりました。その中で優秀な人材をリテンションし続けることは容易ではありません。ライフスタイルの変化により、育児や介護が必要になり、やむを得ず退職を検討している従業員の方もいらっしゃるでしょう。
しかし、テレワークを導入すれば、従業員の方々に合わせて、多様な働き方を実現する可能性が高まります。個々人の状況に合わせた理想の働き方を企業が推進することにより、離職率の低下に寄与出来るでしょう。

企業側②:事業運営のコストが削減できる

テレワークを導入し、自宅で勤務する人が増えれば、自ずとオフィス運営を含めた事業運営コストは下がります。ペーパーレス化により、資料の印刷なども原則行わないため、ペーパーコストの減少が見込めます。また、通勤する人も減るため、交通・通勤コストも下がります。オフィススペースの縮小などを検討した場合、オフィスの維持費用も下がるため、大きなコストメリットが発生します。

企業側③:震災などによるリスクを分散できる

震災大国な日本において、リスク分散は非常に重要です。テレワークを導入し、働く人々を出来る限り分散出来れば、震災などのリスクが起こった際の立て直しが比較的容易に図ることが出来ます。

次は、従業員側のメリットを考えてみます。

従業員側①:通勤時間がなくなる

言わずもがなですが、オフィスに通勤するための通勤時間がなくなります。浮いた時間を活用し、自己研鑽に励むことも出来れば、家族との時間を増やすことも出来ます。満員電車で窮屈な思いをすることもなくなりますし、移動で体力を消耗することもありません。自由に使える時間が増えます。

従業員側②:自己管理的な働き方ができる

オフィスで勤務していると、必ず誰かが周囲にいるものですが、テレワークでは基本的に家族以外誰も周囲にいません。昼休みに昼寝をして集中力を高めるもよし、移動時間がなくなった分、少し早めに勤務を開始することも可能です。自分で働き方を意思決定する、自己管理的な働き方が可能です。

従業員側③:仕事への満足度と労働意欲の向上

テレワークは比較的集中して仕事がしやすい環境が整っています。集中しているときに、上司に話しかけられることもありません。集中しやすい環境が整っているために、仕事に対する満足度や労働意欲が高まります。

テレワーク (リモートワーク) の導入により生産性は保てているのか?

さて、テレワーク導入のメリットをあげましたが、果たしてテレワークの導入により「生産性」は保てているのかどうか、テレワークを実際に導入した企業のデータを見てみます。

引用元:総務省 平成30年度版 情報通信白書「テレワークによる働きやすい職場の実現」図表4-4-3-7 労働生産性向上目的でテレワークを導入した企業による効果の認識

 

導入した企業の82.1%が何かしらの効果があったと認識しています。では、具体的にどのような効果があるのか、データを見てみます。

引用元:総務省 平成30年度版 情報通信白書「テレワークによる働きやすい職場の実現」図表4-4-3-8 テレワークを利用する/したいと考える理由(複数回答)

テレワークをする理由としては、「通勤時間・移動時間の削減」や「自由に使える時間の増加」、「業務の効率(生産性)の向上」など、冒頭でメリットとして挙げた理由が多く挙げられました。

テレワーク (リモートワーク) で生産性を上げるコツとは?

テレワークで生産性を上げるうえでの、「課題」は何でしょうか。

 

引用元:総務省 平成30年度版 情報通信白書「テレワークによる働きやすい職場の実現」図表4-4-3-9 テレワーク実施の課題(複数回答、テレワーク実施希望者)

テレワークは、生産性向上等を目的に導入される場合が多いですが、実現に向けてはさまざまな課題があるようです。「会社のルールが整備されていない」、「上司が理解しない」、「他の従業員から孤立している感じがする」などの課題が挙げられました。

では、このような課題を解決し、生産性を向上させるためには、どのようなことを意識するとよいのでしょうか。ポイントを3つに絞ってお伝えします。

その①ワークフローをITツールに移行する

ITツールを活用し、テレワークの環境を会社として整えることが必要です。新型コロナウイルスの影響で、世の中としてテレワークが当たり前になっている中、会社としてテレワーク環境が整っていないということが従業員やお客様からネガティブな印象を与えてしまいかねません。環境が整っていない場合は、ITツールを活用し、ワークフローを早急に整えることをおすすめします。

その②顔が見えない中でのマネジメント

テレワークをしていると、孤立感を感じてしまうことがあります。仕事上のコミュニケーションはもちろんですが、雑談なども含めて、所属組織とのコミュニケーションを意識して取ることが大事です。気軽に雑談出来る場の設定や、1on1の実施なども効果的です。

その③労務管理のデジタル化

テレワークは仕事もプライベートも基本的に同じ空間で実施するため、ともするとメリハリがつきづらく、自己管理が難しい環境とも言えます。従業員の方々に体調管理や生活習慣など、意識して、自己管理の徹底に努めていただくことが大事です。加えて、労務管理をデジタル化できれば、より生産性を高めることができます。

テレワーク (リモートワーク) で生産性向上に期待できるツールとは?

 

引用元:総務省 平成30年度版 情報通信白書「テレワークによる働きやすい職場の実現」図表4-4-3-10 テレワーカーのコミュニケーション確保のための対策(複数回答、企業)


その中でも、特にオススメなツールをご紹介します。

その①オンラインで稟議を簡潔にできるツール

テレワーク下においても、オンラインで稟議や申請・承認業務を完結することが可能です。社内外とのやり取りもペーパーレス化し、簡潔させることを推奨します。
(参考:https://wf.jobcan.ne.jp/ )

その②従業員エンゲージメント向上ツール

テレワークによって、対面のコミュニケーションが減ってしまうと、従業員のエンゲージメントも低下してしまう可能性があります。直接コミュニケーションが取れなかったとしても、しっかりと従業員の声に耳を傾け、アフターコロナ下においてもしっかりと対策を継続することが大事です。組織状態を可視化するだけでなく、改善することが重要です。弊社では、国内最大級の組織データベースを保有する「モチベーションクラウド」を展開しています。
(参考:https://www.motivation-cloud.com/service/ )

その③勤怠管理などの労務管理ツール

テレワークで従業員の働く様子が見えない中、社員の行動を可視化し、内部不正やサボりの予兆を把握することが可能です。労務管理のデジタル化を推奨します。
(参考:https://eltes-solution.jp/ )

おわりに

世の中の働き方が大きく変化する中で、「テレワーク (リモートワーク) 」の導入が従業員から求められています。今までとは異なる働き方の中で、いかに「生産性」を高められるかが課題になっていますが、その解決のためのさまざまな支援ツールも生まれています。

ぜひこの機会に、自社と「テレワーク (リモートワーク) 」や「生産性」と向き合い、さまざまなヒントをもとに解決に動かれてはいかがでしょうか。