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生産性を向上させるためのポイントとは?生産性向上のためのポイントや事例を解説

昨今、生産性の向上が声高に叫ばれており耳にしたことがない人はいないのでしょうか。この背景には、国内労働人口の低下やグローバル企業の発展が背景にあります。

こういった背景から生産性向上に向けて動いている方は多いかと思いますが、「何から手をつければよいのか分からない」「業績につながる生産性向上が何か分からない」と悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

この記事ではそれらの問題を解決する手助けになる情報をご紹介いたします。

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生産性(Productivity)向上とは

■生産性(Productivity)向上とは

そもそも「生産性(=Productivity)」とは「生み出された成果」÷「投入した資源」で表すことができます。企業が投入した経営資源に対し、どれだけの成果を生み出すことができたかという効率のことです。

投入資源に対し、成果が大きいほど生産性は高く、小さいほど生産性は低いといえます。つまり、生産性向上とは何らかの作業をする際に、生み出す成果を増やすか、投下する資源の量を減らすかのどちらかで実行することができます。

■労働生産性とは

生産性には、評価する基準によって「労働生産性」「資本生産性」「全要素生産性」といった複数の種類があります。まず「労働生産性」とは「労働の成果」を「労働投入量(従業員数or時間当たりの労働量)」で割ったものの指標となります。

つまり、「労働者のスキル向上」また「経営効率の向上」などにより生産性は高まると考えられます。

■資本生産性とは

次に、資本生産性について説明していきます。労働力を多く持たない中小企業が効率的に成果を生み出し、生産性を向上させるために、機械や設備への投資することは有効な手段です。こうした機械や設備への投資の程度を「資本装備率」といいます。

資本装備率は、総資本を労働力で割った指標で、高いほど資本集約的で、低いほど労働集約的といえます。

さらに、投資した機械が効率的に活用されていることも生産性向上のためには重要といえます。保有している資本に対してどれだけ効率的に成果を生み出したかを定量的に数値化したものを「資本生産性」といい、これは、設備の利用頻度や稼働率、効率化に向けた取り組みによって向上すると考えられます。

■全要素生産性とは

最後に全要素生産性(Total Factor Productivity)についてです。これは今までご説明した労働量、機械や設備の程度などすべての要素を合わせて考慮した生産性指標のことです。

つまり、「全要素生産性」=「生産量」÷「全要素投入量」で求めることができます。

■業務効率化と生産性向上の違い

これまで説明してきましたが、「生産性」は投入した資源に対してどれだけの成果があったのかをはかる指標です。

そのため、生産性向上とは「成果」が上がることを重視している取り組みといえます。一方、業務効率化とは現状効率的に行われていない業務を、工数削減などによってより効率化するための取り組みを指します。

つまり業務効率化においては「コスト削減」を重視しているといえます。もちろん業務効率化も成果に寄与する部分がありますので生産性向上に内包されている概念と捉えることができます。

しかし目的や影響度の違いから使い分けることが多く、叶えたいゴールによって対策を講じる必要があるでしょう。

日本における労働生産性の低さ

公益財団法人 日本生産性本部は「日本の労働生産性の動向2019」を11月13日、発表しました。 2018年度の日本の労働生産性は、時間当たりの名目労働生産性が4,853円、1人当たりの名目労働生産性が824万円で、ともに前年度を下回る結果となりました。


(参照:公共財団法人日本生産性本部「日本の労働生産性の動向2019」

さらに生産年齢人口は2030年に6656万人(人口全体の57.2%)2060年には4505万人(同50.7%)になると予想されています。


(参照:https://rc.persol-group.co.jp/news/files/future_population_2030_3.pdf


労働人口の減少に伴う、生産性向上の必要性

日本では将来、働き手が少なくなり、今以上に労働生産性の向上が求められると考えられます。現状でもも日本の労働生産性は非常に低いと言われており、時間当たりの労働生産性はOECD加盟36カ国中21位という結果になっています。


(参照:公共財団法人日本生産性本部「労働生産性の国際比較 2019」 )


生産性向上が企業にもたらすメリット

①人材面のメリット

経営の観点で生産性が向上し、適切な労働時間での稼働、またそれにより残業が減ることで従業員のワークライフバランスが向上し、働くモチベーションが向上すると考えられます。また、これは会社のブランドイメージにも大きく好影響を及ぼすでしょう。

②収益面のメリット

生産性向上により収益は増加し、残業代はじめ無駄なコストは削減されます。新しい価値を生み出す事業に注力する余裕ができ好循環となるでしょう。

生産性を高めるためにやるべきこと

①生産性向上を後押しする補助金などの活用

国としても生産性向上に向けた取り組みを進めています。生産性の向上に努める企業には助成金が支給される制度もあるので積極的に活用していきましょう。いくつか例を挙げてみます。

■IT導入補助金(サービス等生産性向上IT導入支援事業)

IT導入補助金は、生産性向上のためにソフトウェアやサービスなどITツールの整備を行った会社に費用の一部として補助金を支出する制度です。(令和2年5月11日ー令和2年11月2日17:00まで)
(参照:中小企業庁 中小企業対策関連予算

■業務改善助成金(中小企業最低賃金引上げ支援対策費補助金)

業務改善助成金は、中小企業・小規模事業者の生産性向上を支援しする制度です。機械などの導入を通じて生産性の向上を図り、従業員の賃金の引き上げを図った場合、国による支援を受けることができます。 (令和3年1月29日まで)
(参照:厚生労働省 [2]業務改善助成金:中小企業・小規模事業者の生産性向上のための取組を支援

■労働生産性の向上による労働関係助成金の割増

生産性を向上させた事業所が労働関係助成金を利用する場合、支援のためにその助成額、もしくは助成率の割増等を行います。詳しい申請方法は下記ページに記載がございます。
(参照:厚生労働省「労働生産性を向上させた事業所は労働関係助成金が割増されます」

■地方公共団体が実施している補助金、助成金

小規模事業者の生産性向上のための取り組みを都道府県が支援する場合、国がその実行にかかる都道府県の経費の一部を負担します。
(参照:中小企業庁「地方公共団体による小規模事業者支援推進事業」

■生産性向上特別措置法による固定資産税の軽減措置

「生産性向上特別措置法」に基づき、2020年度までの「生産性革命・集中投資期間」において、市区町村の認定を受けた中小企業の設備投資を国が支援します。
(参照:中小企業庁「経営サポート「生産性向上特別措置法による支援」」

②業務の見える化

生産性向上のためには正確なマニュアルを整備することが重要です。これには大きく二つの理由が挙げられます。まず、品質にばらつきが出ないようにするためです。

一見単純そうに見える作業ほど、自分なりの方法になりやすく、品質や作業時間にばらつきが生まれます。正確なマニュアルを用意することでアウトプットの品質が担保されます。

また、もう一つは作業を見える化することで業務内容が明確になり、無駄な作業の廃止や見直しをすることができます。まずは現状の作業をマニュアルにし、「見える化」しましょう。

③コア業務への投資

コア業務とは企業の売上や利益を「直接」生み出すことであり、このコア業務をサポートする業務をノンコア業務といいます。

さらにこのノンコア業務は利益を生まない仕事が多くあるといわれており、外部の企業へアウトソーシングする企業が増えてきてうます。

ではコア業務に集中的に投資することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。メリットは大きく三つ挙げられます。

・リソースの集中による競争力向上
・業務効率化
・コスト削減

業務の効率化をはじめとする全体の生産性の向上が必要となってきます。ノンコア業務ではなくコア業務に資産を投下することでさらなる生産性の向上を図っていきましょう。

④従業員エンゲージメントの向上

そもそも「エンゲージメント=engagement」とは、TPOに応じて様々な意味に使い分けられる言葉ですが、基本的には「深い関わり合いや関係性」を意味する言葉です。

企業活動で使う「エンゲージメント」という言葉は、主に「対顧客」と「対従業員」との2つの意味を持っていますが、人事領域で使う「従業員エンゲージメント」は、従業員の愛社精神や企業に対する愛着を表します。従業員と企業が一体となってお互いに成長し合い絆を深める関係をイメージするとよいでしょう。

昨今、多くの企業では「働き方改革」によって、「長時間労働の是正」が進んでいます。しかし、単なる「長時間労働の是正」だけでは、競争力の低下を招きかねません。「働き方改革」の真の目的は、企業の「労働生産性の向上」です。

そしてこの「労働生産性の向上」は、従業員エンゲージメントの向上によって実現させることができます。

これらの理由として下記の図の通り、株式会社リンクアンドモチベーションと、慶應義塾大学ビジネス・スクール岩本研究室の共同研究により、企業と従業員のエンゲージメントを測る指数、エンゲージメントスコアを基にした格付けランクである「エンゲージメント・レーティング」の上昇に合わせて、売上・純利益の伸長率が高くなる傾向が見られています。 
(参照:株式会社リンクアンドモチベーション「慶應義塾大学との研究結果を公開~エンゲージメントスコアの向上は営業利益率・労働生産性にプラスの影響~


また会社と従業員の関係性や、上司と部下の関係性が向上し、信頼関係が担保されていると、コミュニケーションが活発になり、お互いに何を思っているのか、どう感じているのかについて伝え合うハードルが下がります。

そうすると業務連携が円滑になり何か問題が起こりそうな際に防止策をすぐに打つことも可能になります。よって仕事の出戻りが少なくなり、業務効率化や生産性の向上につながることはもちろん、離職率の抑制につながるのです。

⑤IT技術の活用

■SFA/CRMの導入

営業活動を自動化し、顧客に関するナレッジを共有するためのツールとしてSFA(Sales Force Automation)が挙げられます。これに対し顧客との関係性構築を図るものがCRM(Customer Relationship Management)で顧客との接点の記録や、売上の情報を保管することができます。

どちらも営業向けのツールであり、これを上手く活用すると日々の業務伝達時間や記録時間を削減することができます。

また、同じ顧客に対しては社内のだれでも書き込むことができるなど、さらなる質の向上も見込めるでしょう。

■CTIの導入

CTI(Call Telephony Integration)はコールセンターの自動化ツールです。電話+コンピューターで通話が自動化でき、メモやコンタクト記録をシステム上で残すことができます。こちらも業務効率化と同時に、正確なログを残すことができる頼れるツールです。

生産性向上を促すITツール

①生産性向上を後押しする補助金などの活用

先ほどもご説明しましたが事業主の方は、生産性向上に関する施策に取り組むことで補助金を受給できるというメリットがあります。新しいシステムの導入が予算的に厳しいのであれば、こういった補助・助成金を利用することもおすすめです。いくつかご紹介しましたので是非ご活用ください。

②業務の見える化

業務の見える化の観点でマニュアルの作成について先ほど述べました。標準化された資料としてマニュアルの作成は必要不可欠です。さらに「課題の抽出」という観点で理想状態を描き、現状を見つめることで埋めるべき課題が見えます。

そしてこれを達成させるためにどう施策を打つべきなのか練る必要が生まれます。ここでの「現状を知る」という観点でひとつ、ツールをご紹介します。

■「Mee cap」

こちらは主に4つの機能を兼ね備えています。

・従業員の業務状況を細かく分析できる。
・月、四半期など期間にわけて業務実態を可視化できる。
・フロー図で業務プロセスを可視化できる。
・業務操作をデータとして閲覧、分析可能。

このような機能を利用して業務を細かく可視化することが可能です。ぜひ参考にしてみてください。
(参照:MeeCap ABOUT MeeCap

③コア業務への投資

ここではITツールに加えて発展している「アウトソーシング」についてご説明します。生産性向上のために業務の効率化が必要ですが、その中でも効果的なのが「成果にならないことに時間を費やさないこと」です。

ここで取り組むべきはノンコア業務といわれる成果につながりにくい、コア業務の周辺業務を外注化となります。ノンコア業務のアウトソーシングには「プッシュアウト型(特定の業務を外部へ委託する)」「アドオン型(ノンコア業務へのサポートからさらなるプラスアルファを生み出す)」「バイイン型(アウトソースした業務内容をさらに強化し付加価値をつける)」といったいくつかの種類が存在します。

それぞれのタイプを組み合わせて、最適な外注の在り方を探ってみてはいかがでしょうか。

④従業員エンゲージメントの向上

生産性向上に効果のある、さらなる方法が先ほどもご説明いたしましたが「従業員エンゲージメントの向上」です。リンクアンドモチベーションが提供する、組織診断変革ツールであるモチベーションクラウドでは従業員エンゲージメントの高さを測定することが可能です。

続いてこの「モチベーションクラウド」についてご説明いたします。

組織診断・組織サーベイツールによる生産性向上、離職率低下事例

①モチベーションクラウドのご紹介(エンゲージメントサーベイ、特徴を記載)

モチベーションクラウドは、6,620社、157万人のデータベースをもとに組織状態を診断し、組織改善に活用できる、国内初の組織改善クラウドです。

勘や経験に頼る組織マネジメントではなく、確かなデータによる組織診断が必要です。日本最大級の組織データベースを誇るモチベーションクラウドなら、組織状態を定量化・可視化することができます。しかし組織状態を把握するだけでは組織は改善しません。

モチベーションクラウドを用いて課題に対して適切な施策を実行し、進捗状況を確認しながら、組織改善のサイクルを回すことができます。この組織改善サイクルによって「従業員エンゲージメント」をう向上させ、ひいては「生産性の向上」へ繋げることができます。

【参考資料のご紹介】
モチベーションクラウドの具体的な機能や得られる効果が分かる資料「3分でわかるモチベーションクラウド」はこちらからダウンロードいただけます。

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②事例紹介

従業員エンゲージメントの高い企業日本一を決める、弊社主催の「ベストモチベーションカンパニーアワード」にて、史上初の3連覇を果たした佐竹食品株式会社様。

もともと組織の拡大によって、社員の本音が見えづらくなっていたことに加え、組織に対しての曖昧な不安があり、施策の優先順位が不明確な状態が課題としてありました。

そこからエンゲージメントサーベイを取るようになり、モチベーション状態を的確に把握することから始められました。サーベイ結果を分析していく中で、「本当の課題は何か」「どんな順番で組織改善を進めていくべきか」ということを徹底的に弊社とも議論を重ねていきました。

見つけた課題に対して現場から異論も出ながらもエンゲージメントサーベイを読み解くと社員の本当の思いが垣間見え、組織改善へ一歩踏み出しました。

そしてさらに「上から変わる」という覚悟ある行動によって組織一丸となって動き出しました。その結果、社員の自立的な行動が加速され、業務の生産性は向上し、業績が明確に上がっていったのです。

この通り、まずはエンゲージメントサーベイによって課題を可視化し、何が本当の課題なのか見つけ出します。そしてその実現に向けて組織改善のサイクルを回すことで従業員のモチベーションが活性化し、結果としての生産性向上、業績向上へつながるのです。
(参考:株式会社リンクアンドモチベーション「佐竹食品・U&S 代表取締役社長 梅原 一嘉氏 “高いエンゲージメントによって業績が上がる”という好循環をつくる」


おわりに

どこの企業でも生産性が向上することは望ましいにも関わらず、なかなか日々の業務に追われて後手に回ってしまいがちなこの「生産性向上」についてご説明させていただきました。

まずは現状の「課題」を見つけ、目指す理想の姿との差分、ギャップはなにか正確に知りに行くことが生産性向上への第一歩となります。「課題」を正確に捉え、その解決に向け「標準化する」「新たなツールへ投資する」「外注する」など適切な方法で対処していくことが重要です。

オンラインが当たり前となってきた今だからこそ、見えないところを見える化し、業務フローや在り方の再設計を進めていくことが求められています。

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M.H
M.H

【プロフィール】 リンクアンドモチベーション入社。 以降、大手企業向けのコンサルティング企画に従事。 保険業界、小売・サービス、エンタメ業界など幅広い企業様へのご支援実績を持つ。

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