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テレワークのマネジメントでの課題解決法や管理方法を解説!

テレワークとは?

テレワークとは

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語と言われています。

テレワークという言葉の起源は1970年で、アメリカでの大気汚染や石油危機をきっかけに、これらの問題解決のために自宅にいながら仕事をするというスタイルが始まりました。日本での始まりは1984年に日本電気(NEC)により結婚や出産を機に女性が退職してしまうことへの対策として吉祥寺にサテライトオフィスを設立した事例とされています。

昨今では女性の雇用機会のためだけでなく、将来的に日本が少子高齢化になることが危惧され、多くの人が柔軟に働くことができるよう、在宅でも仕事のできるテレワークが広がっていきました。

テレワークにおけるマネジメントとは?

テレワークにおけるマネジメントの必要性

テレワーク下では通常のオフィスとは大きく職場環境が異なるため、一般的なマネジメント方法を適用することは難しいです。そのためテレワーク下では上司は工夫してマネジメントする必要があります。

ではテレワーク下でのマネジメントの必要性とはどのような点にあるのでしょうか。テレワークで働く社員の抱える悩みという観点からその必要性を洗い出してみます。

①上司とのコミュニケーションがとりづらい
通常のオフィス勤務と異なり、上司とのコミュニケーションをとる機会が減ってしまいます。そのため、自分の考えが伝わっているかという懸念や、コミュニケーション不足による業務への悪影響が不安になります。

また、上司からの指示内容が曖昧だった場合に、作業がスムーズに進まなかったり、ミスをしてしまう可能性があります。

②近くに相談できる人がいない
テレワーク下では小さな疑問や悩みを相談することが難しく、一人で抱え込んでしまうことがあるでしょう。抱え込んでいるうちに取り返しのつかないミスになってしまっている可能性も考えられます。

③上司が評価しづらい
テレワーク下では上司が部下の仕事ぶりを直接みることができていないため、双方にとって不安の残る評価体制となってしまいがちです。

具体的にメンバー目線では「しっかり評価してもらえているのか」「さぼっていると思われてないか」という不安が生じやすいです。一方、上司からすると「業務状況がわからないから成果でしか判断できない」と悩みを抱えることになります。

以上のような悩みがおそらく組織内で横行してしまう可能性があるため、テレワークの際のマネジメントには工夫が必要といえます。

テレワークのマネジメントでの課題は?

具体的にテレワークにおけるマネジメントの課題としては大きく4つが挙げられます。

①環境と仕組み
まず、そもそも企業がテレワークに対応していないという課題です。テレワークの利用実態に関する調査によると、テレワーク制度を導入している企業は全体の20%程度とかなり少数となっています。

また、企業にテレワーク制度そのものはあっても、利用する人がほとんどいないというケースも見受けられます。アメリカ合衆国におけるテレワークの導入率が85%あることと比較しても、日本のテレワーク導入率は低い水準であるといえるでしょう。


【参照:総務省テレワークの導入やその効果に関する調査結果 】

②評価制度、労務管理
続いて2つ目は評価や労務管理に関してです。
テレワーク下の評価制度に関して「あしたのチーム」様の調査結果によると、テレワークの人事評価制度のについて以下のような結果が出ていました。

あなたはテレワーク時の部下の人事評価について
オフィス出社時と比べてどのように感じますか。
(単数回答)n=99 ※部下の人事評価をすることがある管理職



【参照:あしたのチーム 調査リリース

このように7割以上の方がオフィス出社時と比べて評価が難しいと回答しています。

ではどのような点で「難しい」と感じるのでしょうか。
こちらも「あしたのチーム」様の調査結果を参考にさせていただきます。

あなたがテレワーク時の人事評価がオフィス出社時と比べて難しいと感じる理由をお答えください。(複数回答)n=73


以上のような結果が出ていました。

これらの結果の上位3位までを見ていくと、

1位:勤務態度が見えないから。
2位:成果につながる行動を細かく把握しづらいから。
3位:勤務時間を正確に把握しづらいから。

という結果になっており、いずれも「部下を把握できない」という理由であることが分かります。

つまりテレワーク下では評価材料が減ってしまうことが、人事評価の課題に直結した大きな理由のひとつであると考えられます。オフィスでは、成果だけでなくそこに至ったプロセスも評価されることが多いですが仕事ぶりがよく見えないテレワーク下では難しいです。

また人事担当者や管理者による評価方法のムラも浮き彫りとなり、どうしても「成果重視」の評価になってしまいます。これは上司側はもちろんメンバー側にとっても「数字に現れない成果」は評価されないという懸念につながるでしょう。

③社内コミュニケーション
続いて3つ目は社内のコミュニケーションに関してです。

テレワーク下では従業員同士のコミュニケーションが取りにくいという課題が生じます。これによってチームでの生産性が落ち、事業の推進力が低下してしまうという懸念もあり、業績に関わる、大きな課題であるといえるでしょう。

また、メンバー側はどのような不安を抱えているのでしょうか。例えば上司から部下へ指示を出した際、内容が伝わっているのかが確認がとりにくい場合があります。オフィスでの指示出しの際は、相手の顔を見て反応を見ながら対話をすることが可能です。

一方でテレワークの際は画面越しに表情を見ることになり、オフィスと同じ感度で反応に気が付くことは難しいでしょう。

また、指示を受ける側としても指示を受けて少ししてからちょっとした疑問点が出てきた際に「こんな些細なことでまた連絡していいのかな」とブレーキがかかってしまう可能性が考えられます。

これはチームで仕事を進める際も同様の懸念が出てきます。どうしてもコミュニケーションのハードルが高まり、「こんなことを聞いていいのか」「相手の時間を取らせないか」と不安になるメンバーもきっといることでしょう。

上司としても「本当に分かってくれているか」不安になりお互いのために悪い状況を生み出してしまいます。

④エンゲージメントの低下
エンゲージメントとは企業と従業員の相互理解であり、相思相愛度合いのことです。このエンゲージメントが低下すると、離職の増加や生産性の低下、さらには顧客満足度の低下につながり、最終的には企業の収益・利益に対してネガティブな影響を与えると言われています。

エンゲージメントを高めるためにはこれらを構成する4つの要素について理解し、そのうえで従業員がどの部分を求めているのか把握し、それらを満たすことが重要です。

・「Philosophy(目標の魅力)」:明確な企業理念やブランドなど
・「Profession(活動の魅力)」:商品サービスや仕事のやりがいなど
・「People(組織の魅力)」:経営陣の魅力や風通しの良い風土など
・「Privilege(待遇の魅力)」:納得感のある給与や最先端の設備など

これらをテレワーク下でも従業員がどの部分に期待し、現状どのくらい満足しているのか把握していく方法をこれよりご説明いたします。

【参照:「エンゲージメントと企業業績」に関する研究結果を公開最新の研究結果

テレワークを成功させる為の方法は?

①環境仕組み
まず1つ目の課題「環境仕組み」に関して、仕事環境を整えることが必要です。
テレワークにて業務することが可能か否かで仕事を分けたり、テレワークでできる仕事を作ったりすることが多くありますがこれらはあまりおすすめしません。

企業にて行うすべての業務がテレワークで可能な状態を目指すことが望ましいです。企業情報や仕事で使用する情報を電子化したり、クラウド化する工夫により多くの仕事をテレワークで行うことが可能になります。

また企業用のSNSツールを用いることで職場のメンバーと円滑にコミュニケーションを取ることが出来ます。これらの環境の整備は必要不可欠です。

普段はメールや電話が主体の連絡手段ですが、コミュニケーションツールを導入すれば音声電話だけでなくビデオ通話にて仕事をすることも可能になります。
【参照:moconaviNOTE「テレワークの課題を解決する!マネジメントの必要性とその方法」

②評価制度、労務管理 関連
続いて評価制度や労務管理に関してです。

こちらは先ほど「メンバーの仕事の実態が見えない」という懸念を紹介しました。
メンバーの業務の実態をつかむために「業務管理システム」を導入するという効果的な方法があります。クラウド型の業務管理システムを導入すれば、メンバーはどこからでも業務に取り掛かることができます。

また、そのアクセス状況によってメンバーの業務の進捗状況を把握することができます。状況によって指示を出したり、アドバイスをしたりできるため情報のデジタル化はとても便利です。これらのツールを活用することでメンバーの評価もしやすくなるはずです。

また、労務管理に即して勤怠時間の管理も課題になってきます。テレワークで家で一人で作業する場合、どうしても作業の時間が長くなってしまいます。始業連絡、終業連絡を徹底することはもちろん、ツールを用いてチーム内で勤怠状況を把握しあうことも大切な観点となってきます。

これらをしっかりと上司が把握し、マネジメントすることでチームメンバーが快適に働ける環境が整っていくため検討してみてください。
【参照:moconaviNOTE「テレワークの課題を解決する!マネジメントの必要性とその方法」

③社内コミュニケーション
3つ目に社内コミュニケーションについてです。
テレワークになることでコミュニケーションハードルが上がってしまう懸念をご紹介しました。これらを解決するために、「チーム単位を小さくする」という方法があります。「誰に聞いたらいいかわからない」を解決するために、「聞く人」を指定する、ということです。

また、マネージャーやチームリーダーがメンバーひとりひとりと毎週定例で面談をする時間を設けることも効果的です。「自分のことを分かろうとしてくれている」という安心感がメンバーに生まれるでしょう。

この中で「雑談」をする時間を作る、という行動も大切です。日々のgoodやnewなど「雑談」を朝会やmtgで入れる仕組みがあるとメンバーも少しずつ話しやすい環境が整っていくでしょう。

④エンゲージメントの低下
4つ目に「エンゲージメント」の低下に対してです。
先ほどもご紹介した通り、エンゲージメントが低いとメンバーたちはモチベーションが低い中で業務にあたってしまっているということになります。

メンバーたちは組織のどこに期待していて、どこに課題を感じているのか、これらをしっかり可視化して、明確なポイントへ対処していく必要があります。そのために次のツールのパートでで組織可視化ツールをご紹介いたします。
【参照:トラログ「1ヶ月半リモートワークを導入した会社のチームマネジメント/課題と解決策」

テレワークをする上でのおすすめツールは?

【参照:テレワークを成功に導く、企業担当者が導入するべきITツール22選

①環境仕組み
環境仕組みの観点ではファイル共有ツールとしてGoogleドライブををご紹介します。これは様々なファイルを共有してリアルタイムで保存することができ、離れたメンバーや社外の方との情報のやり取りがとても効率化されます。Googleドライブを用いてテレワーク環境を整えましょう。
【参照:モバレコ「使わないなんてもったいない!意外と知らないGoogleドライブの便利な使い方7選」

②評価制度、労務管理
ここではタスク管理ツールをご紹介します。Backlogという株式会社ヌーラボが提供するタスク管理ツールで、多くの企業に導入されています。

特に重要なポイントは「チームのタスクを一覧で可視化できる点」と「進捗状況や未来の稼働予測までガントチャートで見ることができる点」のこの2点です。

これらを用いることで個人のタスク管理にはもちろん、チーム内の状況把握にも活用できるのではないでしょうか。
【参照:株式会社nurab チームのタスク管理ツール-Backlog

③社内コミュニケーション
ここではおすすめのビジネスチャットツールをご紹介します。

・Chatwork
Chatworkは日本で始まったチャットツールで個別チャット・グループチャットの活用が可能です。そのため社内外問わず使用していただけます。

また外部サービス(Gmail、Twitterなど)との連携も可能でより業務の効率化、活性化が見込まれます。

セキュリティレベルも高く、すべてをSSL/TLSを用いて通信データを暗号化、またアップロードされたファイルも、AES256という最高レベルの暗号方式が活用されているため、通信する上での安全性は確保されています。
【参照:Chatwork株式会社 Chatwork‐国内利用者数No.1※ 中小企業向けビジネスチャット

・LINE WORKS
LINE WORKSは「ビジネス版LINE」であり、慣れ親しんでいるLINEの操作性をそのまま生かしてビジネスでも活用することが可能です。具体的な機能も使いやすい内容で盛り込まれているため、使いやすく便利なツールとして活用いただけるのではないでしょうか。
【参照:ワークスモバイルジャパン株式会社 LINEWORKS

④エンゲージメントの低下
最後にエンゲージメントの低下に対して、リンクアンドモチベーションの「モチベーションクラウド」をご紹介いたします。

モチベーションクラウドは、6,620社、157万人のデータベースをもとに組織状態を診断し、組織改善に活用できる、国内初の組織改善クラウドです。

勘や経験に頼る組織マネジメントではなく、確かなデータによる組織診断が必要です。日本最大級の組織データベースを誇るモチベーションクラウドなら、組織状態を定量化・可視化することができます。

しかし組織状態を把握するだけでは組織は改善しません。モチベーションクラウドを用いて課題に対して適切な施策を実行し、進捗状況を確認しながら、組織改善のサイクルを回すことができます。

テレワーク下で組織の状態が見えにくく、メンバーの心理状況が把握しにくいいまだからこそモチベーションクラウドを使って組織状態を可視化する価値は大いにあります。是非ご検討ください。


M.H
M.H

【プロフィール】 リンクアンドモチベーション入社。 以降、大手企業向けのコンサルティング企画に従事。 保険業界、小売・サービス、エンタメ業界など幅広い企業様へのご支援実績を持つ。

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