ใช้วัฏจักร PDS ขององค์กร เพื่อเสริม
“การมีส่วนร่วม” ที่เชื่อมตรงกับการเติบโตของบริษัท

“รายละเอียดธุรกิจ”

คุณ Moriyama: 
Tokio Marine & Nichido Fire Insurance Co., Ltd. เริ่มจากการเป็น “Tokio Marine” บริษัทประกันแห่งแรกในญี่ปุ่นที่ก่อตั้งในปี 1879 ปัจจุบันเป็นบริษัทประกันภัยที่ใหญ่ที่สุดในญี่ปุ่น มีฐานธุรกิจกว่า 200 แห่งทั่วประเทศ

ปัจจุบัน นอกจากประกันภัยสำหรับบุคคลธรรมดาและนิติบุคคลแล้ว ยังขยายธุรกิจออกไปอย่างกว้างขวาง ทั้งธุรกิจให้คำปรึกษาเกี่ยวกับความเสี่ยงในแบบออเดอร์เมด และการสร้างธุรกิจร่วมกับบริษัทลูกค้าโดยใช้สินทรัพย์ของบริษัทตน

“ที่มาของการนำ Motivation Cloud มาใช้”

คุณ Moriyama:
บริษัทเราตระหนักมานานแล้วว่า “การมีส่วนร่วม” เป็นคีย์เวิร์ดที่สำคัญในความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรกับพนักงาน เพราะ “ธุรกิจประกัน” เป็นธุรกิจที่ตัวสินค้าไม่มีรูปร่าง สิ่งที่คอยค้ำจุนธุรกิจอยู่ก็หนีไม่พ้น “มนุษย์” เราจึงมั่นใจว่าคุณค่าในการทำงานของพนักงานแต่ละคนเชื่อมตรงไปถึงความสามารถในการทำงานและการเติบโตอย่างต่อเนื่องของบริษัท

ตลาดแรงงานเปลี่ยนแปลง พนักงานที่มีค่านิยมที่หลากหลายมีจำนวนเพิ่มขึ้น แล้วยังมีการทำงานระยะไกลที่แพร่หลายมากขึ้นจากการแพร่ระบาดของโควิด การบริหารหน้างานจึงยากขึ้นมาก

ทำให้รู้สึกว่าต้องมีกลไกเพื่อเสริมการมีส่วนร่วมที่สามารถทำความเข้าใจและปรับปรุงสถานะขององค์กรให้ได้โดยมุมมองจากด้านบนมากขึ้น โดยไม่พึ่งพาประสบการณ์และความสามารถส่วนบุคคลของหัวหน้างาน จึงตัดสินใจนำ Motivation Cloud มาใช้

ที่ผ่านมาเราก็จัดการสำรวจความตระหนักของพนักงานมานานหลายปี แต่เอาจริง ๆ ก็รู้สึกว่าการจะจับให้ได้ว่าควรทำอะไรเท่าไรกับประเด็นปัญหาที่พบค่อนข้างยาก

แต่ Motivation Cloud จะแสดงประเด็นปัญหาขององค์กรและรายการที่ควรปรับปรุงอย่างชัดเจนตามหลักฐานทางวิทยาศาสตร์ และการที่สามารถดูแต่ละรายการใน 2 แกนเป็นความคาดหวังและความพึงพอใจของพนักงานได้ทำให้รู้สึกถึงความใหม่และความยอมรับได้ จึงเป็นเหตุผลที่ทำให้ตัดสินใจนำมาใช้

“คุณค่าของ Motivation Cloud”

คุณ Moriyama:
ทำให้เรามั่นใจได้ว่าสมมติฐานที่เราวางเอาไว้กับองค์กรไม่ได้ผิด แล้วยังช่วยให้รู้ตัวในเรื่องใหม่ ๆ ด้วย

ตัวอย่างเช่น รายการที่เราตั้งสมมติฐานไว้ว่า “อันนี้น่าจะเป็นประเด็นปัญหา” ก็พบว่ามีความคาดหวังของพนักงานต่ำและมีระดับความเร่งด่วนในการแก้ไขต่ำจริง ๆ ที่รู้ได้เพราะ Motivation Cloud สามารถวัดได้ทั้งความคาดหวังและความพึงพอใจ จากนี้ก็จะสะสมข้อมูลไปเรื่อย ๆ และเสริมความแม่นยำของการวิเคราะห์ให้มากขึ้นต่อไป

นอกจากนี้ ข้อดีของ Motivation Cloud คือไม่ใช่แค่ค่าแนวโน้มภาพรวมของบริษัท แต่สามารถเก็บข้อมูลแยกหมวดหมู่ต่าง ๆ เช่น ตามระดับชั้น ตามส่วนงาน ตามเพศ ฯลฯ ได้ด้วย ทำให้วิเคราะห์แยกตามหมวดหมู่ได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น ถ้ามองในมุมของการส่งเสริมกิจกรรมของผู้หญิงจะเป็นอย่างไร เป็นต้น

คุณ Ishizaka:
ฉันเป็นผู้รับผิดชอบการสำรวจความตระหนักของพนักงานที่เคยจัดเมื่อก่อน จึงสัมผัสได้ถึงความแตกต่างอย่างชัดเจนของการสำรวจแบบเก่ากับ Motivation Cloud ก่อนอื่นเลยคือการสำรวจที่เคยทำกันเป็นระบบแบบเฉพาะของบริษัท ทำให้มีงานที่ซับซ้อนและต้องจัดการจำนวนมาก และใช้เวลาค่อนข้างนานจนกว่าจะขยายผลไปถึงหน้างานได้ แต่ Motivation Cloud ใช้ง่ายและออกผลได้ทันทีหลังสำรวจ ทั้งความเร็วในการสำรวจและปริมาณงานที่ต้องทำเปลี่ยนไปจากเดิมมาก

นอกจากนี้ การสำรวจเดิมที่ทำกันวัดได้แต่ความพึงพอใจ การที่จะทำความเข้าใจประเด็นปัญหาที่ควรลงแรงทำเลยยาก แต่ Motivation Cloud สามารถแสดงผลให้ดูได้ใน 2 แกน ทั้งความคาดหวังและความพึงพอใจ ทำให้เข้าใจง่ายขึ้นมาก

แล้วเหนือสิ่งอื่นใด รู้สึกว่าฟังก์ชันการสำรวจเฉพาะเรื่อง (*การสำรวจแบบรายเดือนหรือรายสัปดาห์ที่เจาะจงไปยังรายการที่ต้องปรับปรุงโดยเฉพาะ) ใช้ง่ายมาก อีกทั้งการที่มองเห็นได้ว่าแต่ละส่วนงานลงแรงกับประเด็นปัญหาใด จัดการอย่างไรอยู่ และได้ผลอย่างไร ทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอย่างเราสามารถทำความเข้าใจได้อย่างเรียลไทม์ เป็นฟังก์ชันที่ใช้ง่ายมากสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล

“สิ่งที่อยากให้เกิดขึ้นด้วย Motivation Cloud ในอนาคต”

คุณ Moriyama:
ในการนำ Motivation Cloud มาใช้ครั้งนี้ Link and Motivation ได้เข้ามาอธิบายการสำรวจในที่ประชุมกรรมการของบริษัทเรา ทำให้รู้ได้ว่าทีมผู้บริหารก็คาดหวังกับการดำเนินการนี้มาก

ทีมผู้บริหารให้ความสำคัญกับการเสริมการมีส่วนร่วม และผู้บริหารระดับสูงได้สื่อสารไปทั่วบริษัทว่าเราจะทำอะไรผ่านการสำรวจนี้ เพื่อทำให้เข้าใจและยอมรับในมุมมองเดียวกัน

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเองก็ไม่ได้คิดว่าจะแค่จัดสำรวจ แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือการที่วิธีทำงานแบบใหม่ต่อจากนี้ก็สามารถทำให้พนักงานแต่ละคนรู้สึกว่ามีคุณค่าในการทำงาน และจะตอบสนองต่อความต้องการของหน้างานต่อไป

คุณ Matsuo:
คิดว่าสิ่งที่ดีมาก ๆ ของ Motivation Cloud คือการทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลกับหัวหน้างานและสมาชิกที่หน้างานมีความตระหนักถึงประเด็นปัญหาร่วมกัน การสำรวจครั้งนี้ทำให้รู้สึกว่าบรรยากาศภายในบริษัทเปลี่ยนไปจากการที่ทำให้เห็นประเด็นปัญหาของแต่ละส่วนงานอย่างชัดเจน

ต่อจากนี้ สิ่งสำคัญคือจะเปลี่ยนอะไรอย่างไรต่อประเด็นปัญหา และฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะใช้ Motivation Cloud เป็นเครื่องมือที่ดีในการสื่อสารกับหน้างานต่อไป 

คุณ Moriyama:
ยังไงการสำรวจก็ไม่ได้จบเพียงครั้งเดียว คิดว่าการทำวัฏจักร PDS ของการปรับปรุงองค์กรเพื่อเสริมการมีส่วนร่วมไปอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งสำคัญ ปัจจุบัน เราได้ดำเนินมาตรการต่อประเด็นปัญหาขององค์กรอยู่ และจะยอมรับผลของการดำเนินการดังกล่าวในการสำรวจครั้งต่อไป เพื่อมุ่งเป็นบริษัทที่ดีให้ได้อย่างแน่นอน

*Tokio Marine & Nichido Fire Insurance Co., Ltd. ได้รับรางวัลที่ 2 ในสาขาธุรกิจขนาดใหญ่ ในงาน “Best Motivation Company Award 2021” ที่จัดโดย Link and Motivation