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テレワークの活用で働き方改革を!導入事例やポイントを解説

パソコンやタブレットを活用して、時間や場所に捉われずに自由に働く、いわゆるテレワークが今、注目を集めています。国内でも新型コロナウイルスにより、リモートワークを推奨している企業が増えており、その波は中・小・ベンチャー企業にも及んでいます。

政府の政策の一つでもある「働き方改革」の重点施策、テレワーク。
テレワークとは一体どのようなものなのか、概要から導入までの手順、導入事例を紹介していきます。

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テレワークとは?

テレワークとは

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語と言われています。

テレワークという言葉の起源は1970年で、アメリカでの大気汚染や石油危機をきっかけにこれらの問題解決のために自宅にいながら仕事をするというスタイルが始まりました。

日本での始まりは1984年に日本電気(NEC)により結婚や出産を機に女性が退職してしまうことへの対策として吉祥寺にサテライトオフィスを設立した事例とされています。

昨今では女性の雇用機会のためだけでなく、将来的に日本が少子高齢化になることが危惧され、多くの人が柔軟に働くことができるよう、在宅でも仕事のできるテレワークが広がっていきました。

テレワークの導入企業の状況と今あるテレワークの課題とは?

導入状況

では、実際にどれくらいの企業がテレワークを導入しているのでしょうか?総務省が発表しているデータによると、2018年までおおよそ20%の企業がテレワークを導入していました。

(参照:平成30年版 情報通信白書のポイント

それが新型コロナウイルスの影響により、テレワークの導入率は62.7%まで伸びています。

(参照:テレワーク「導入率」緊急調査結果) 

テレワーク課題

では、残りの40%弱の企業はなぜテレワークを導入しないのでしょうか?
テレワークの課題と一緒に考えていきます。

①オンライン上のコミュニケーションが難しい

一つの業務を複数人で共有して行う業務の場合、従業員の誰かがテレワーク、もしくは全員がテレワークだと業務の効率がどうしても落ちてしまいます。

その他にも、自宅でテレワークをしているとコミュニケーションを取る相手がおらず従業員が孤独を感じてしまう場合もあります。

テレワークを導入する場合は従業員が不安や孤独を感じないよう、コミュニケーションをサポートしてくれるサービスや、テレビ会議などのシステムを導入しましょう。

②従業員の状況を把握しにくい

テレワークで働くということは当然、お互いの働いている姿が見えません。そのため従業員が業務開始時間に業務を開始しているのか、既定の労働時間で働いているか、などの就労実態を把握するのが難しくなってしまいます。

テレワークを導入するようであれば、メールや電話での勤怠状況の報告やモバイル端末で利用できる勤怠管理ツールを導入して、従業員の労働時間を正しく把握しましょう。

③従業員の管理が難しい

上司にとって、顔を合わせてリアルで仕事するのとテレワークで仕事をするのとを比較すると前者の方が、働いている姿も確認出来て管理しやすいと言えます。

上記の理由により、テレワークを導入できていない企業も多いのではないでしょうか。
(参考:テレワークの課題は?4つのデメリットと解決方法) 

テレワーク導入による企業のメリットとは?

テレワーク導入による企業のメリット

①離職率の低下

テレワークにより、働きやすさを整備できた企業の離職率は、導入前よりも低くなっています。育児、転勤、介護によって今までなら退職しなければいけない人にとってもテレワークの選択肢がある職場では、柔軟に働くことができるため、離職率が低くなることが予想されます。

②生産性の向上

従業員のワークライフバランスを整えることは、従業員の生産性の向上につながります。テレワークにより、本来通勤に使っていた時間をプライベートに使うことができプライベートが充実することにより、仕事の生産性も向上します。

テレワーク導入による従業員のメリット

①通勤の必要がない

通勤がストレスの要因になりやすい都市部では、通勤を伴わなず、自宅で通勤できるテレワークに大きなメリットがあるように思えます。体力を消耗してしまう通勤がないと思うだけで、従業員のストレスも解消できます。

②家事・育児・介護などワークライフバランスの調整ができる

子供や・介護対象者が家庭にいる場合、テレワークは大きなメリットになるでしょう。業務とプライベートが混ざってしまうというデメリットもありますが、うまくおりあいをつけることができれば、効率的に時間を使うことができます。

テレワーク導入による企業のデメリット

①ITセキュリティの管理に手間がかかる

テレワークではインターネットを多用するため、セキュリティを整えるのに様々なコストがかかってしまいます。インターネットを使用する以上は、ウイルスなどにも気をつけなければいけません。

②労務状態把握の難易度上昇

テレワークにより新しい働き方が広がると、上司・マネージャーのマネジメントが非常に困難になっていきます。従業員に対する管理の目が行き届かなくなり、従業員の働きぶりを把握できるかがテレワーク成功のカギに繋がります。

テレワーク導入による従業員のデメリット

①正当な評価をされない恐れがある

稼働姿勢や業務に対する態度を直接、上司に見てもらえないため、自分の仕事に対して正当な評価が受けられない可能性があります。上司からしても、業務の報連相のタイミングでしか、仕事を評価できないとしたらそれは真っ当な評価と言えるのでしょうか。

②コミュニケーション不足や孤立

一緒に業務を進めている上司や同僚が近くにいない状況がしばらく続くと従業員は孤独感を感じてしまいます。ビデオ会議や、電話での会議でしか同僚や上司と会話できなければ、孤立感を感じてしまう可能性もあります。
(参考:企業がテレワークを導入するメリット・デメリットを解説) 

テレワーク導入プロセス

では、実際にテレワークを導入するまでに、どのようなプロセスを踏めばいいのか?具体的なステップを紹介していきます。

≪全体像≫
①導入の検討・全体の方針の決定・経営で判断

②課題の把握

③導入に向けた推進体制の構築

④テレワークに関する社内でのルール

⑤ICT(情報技術)環境の整備

⑥セキュリティー対策実施

⑦テレワーク導入・評価

上記の流れでテレワークを導入することができます。
次にそれぞれの導入の進め方を紹介していきます。

①導入の検討・全体の方針の決定・経営で判断

テレワークを導入するにあたって、まず重要になるのがゴール設定です。テレワークを導入する目的を明確にしましょう。

具体的な例をあげるとしたら生産性の向上や人材の確保などがあげられます。なぜテレワークを導入したいのか、目的はどこにあるのか?を導入段階で明確にしておくことがテレワーク導入の成功の鍵となります。

②課題の把握

続いて課題の把握をしましょう。
具体的にいうと「就業規則とそれに関連する社内制度(勤怠管理の制度などが整っているのか)」や「従業員にそれぞれに対してネットワーク環境を整えることができるのか」などがあげられます。

テレワーク体制を実施に当たって、現状の課題はどこにあるのかを把握しておく必要があります。

③導入に向けた推進体制の構築

社内での課題を把握したあとはそれを社内へ推進していきましょう。社内でテレワークを実施する目的を告知することで、テレワーク環境を整えてもらいましょう。

インターネット設定やセキュリティ・権限は従業員の方の前向きな協力がある方がテレワーク導入も簡単になります。

④テレワークの形式を決め、勤怠の管理を徹底する

テレワークを導入することを決めたら、社内でルールを決めましょう。テレワークにも様々な形態があり、完全にテレワークで働く「在宅勤務」やどこかカフェなどで働く「サテライトオフィス」などがあります。それらから自社に適したテレワークの形態を選びましょう。

また、テレワークを導入する際、障害となってくるのが勤怠管理です。社内の就業規定に合わせて勤怠の管理ツールを導入しましょう。

⑤ICT(情報技術)環境の整備

テレワークを導入するにあたって社内の情報通信環境を整えましょう。導入するテレワークに適したICT環境を整えましょう。現在のICT環境で、十分なスペックがあるか?スペックは不足しているいないか?会社のICT環境と照らし合わせながら導入準備を進めていきましょう。

⑥セキュリティー対策実施

テレワーク導入すると心配になってくるのが、社内情報の管理です。不正アクセスなどによる情報漏洩のリスクヘッジは徹底しなければいけません。

⑦テレワーク導入・評価

最後にテレワークを導入したら、実際に軌道に乗るまで業務が滞りなく進むか測定を行っていく必要があります。模擬でテレワーク週間を設けるなどして、テレワークを導入した際のデータを取り、社内でのルールやシステムを構築していきましょう。

テレワーク導入例

ここまで、テレワーク導入のメリット・デメリットや導入方法を紹介してきましたが次に実際にテレワーク導入において、どのようなツールがあるのでしょうか。先ほど、上げたテレワークにおける課題を解決してくれるツールをいくつか紹介いたします。

Zoom ミーティング

最初に紹介するのが「Zoom」です。
課題でもあげた通り、テレワークにおける一番の課題はコミュニケーションです。「Zoom」を導入すれば映像と音声を使って、社内外関わらず快適なコミュニケーションを可能にしてくれます。

また画面を共有できるプレゼンテーションモードなどビジネスの効率も上げてくれるツールです。離れた場所で一つの仕事をするテレワークにおいて、一番の課題はコミュニケーションです。

テレワークでのコミュニケーションを、少しでもオフィスでのコミュニケーションに近付けることができるかどうかがテレワーク導入のカギといえます。 
(参考:3分で分かるZoomとは?知らないと損するWeb会議ツール

LINE WORKS
次に紹介するツールはLINE WORKSです。こちらはチームの情報やスケジュールを共有する組織・チームのためのコミュニケーションツールとなっています。

課題でもあったような、従業員の状態を把握できないという課題を解決してくれます。みなさん、お馴染みのLINE同様のチャットで、チームの業務を進めていくことができグループノートやスケジュール管理、アンケート機能もこれ一つで行うことができます。

もちろん、セキュリティ管理レベルも高く、情報漏洩等の不安なく使用することができます。

(参考:LINE WORKSとは?

■ジョブカン勤怠管理
課題でもあったようにテレワークを導入するうえで、課題にもなっている従業員の管理。中でも一番気を使わなければいけないのは勤怠管理。

実際に出社するわけではないので、従業員の出社・退社を完璧に把握するにはオンラインツールに頼るほかありません。

そこで紹介するのが、この「ジョブカン勤怠管理」です。ジョブカンでは多彩な打刻機能があり,普段従業員が使用しているICカードでの打刻や、LINEでの打刻、指静脈打刻などが幅広い打刻が可能です。

マルチなデバイスに対応しているのでPCはもちろん、モバイル端末からでも打刻が可能です。営業職は外回りが多いためGPSでの打刻が適しているなど、職種の形態に合わせて打刻方法を選びましょう。
(参考:ジョブカンの良い評判6つ|ジョブカンを利用すべき人とは?

■モチベーションクラウド
最後に、従業員の状態把握が難しいという課題を解決してくれるエンゲージメントを可視化できるモチベーションクラウドを紹介します。

テレワークによって、対面のコミュニケーションが減ってしまうと、従業員のエンゲージメントも低下してしまう可能性があります。直接コミュニケーションが取れなかったとしても、しっかりと従業員の声に耳を傾け、アフターコロナ下においてもしっかりと対策を継続することが大事です。

組織状態を可視化するだけでなく、改善することが重要です。弊社では、国内最大級の組織データベースを保有する「モチベーションクラウド」を展開しています。

【参考資料のご紹介】
モチベーションクラウドの具体的な機能や得られる効果が分かる資料「3分でわかるモチベーションクラウド」はこちらからダウンロードいただけます。

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おわりに

いかがだったでしょうか?

新型コロナウイルスの影響により、「テレワーク」の導入が従業員から求められています。新型コロナウイルスが流行する前までとは異なる働き方の中で、いかに「生産性」を向上することができるかが課題になっています。

今日いくつか紹介させていただいたような生産性の向上のためのさまざまな支援ツールも生まれています。ぜひこの機会に、自社と「テレワーク 」や「生産性の向上」と向き合い、さまざまなヒントをもとに解決に動かれてはいかがでしょうか。

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Y.A
Y.A

【プロフィール】 リンクアンドモチベーショングループ入社。 以降、大手企業向けのコンサルティング部門に従事。 商社業界、シンクタンク業界、広告業界など幅広い企業様へのご支援実績を持つ。

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