RPAの導入事例13選！企業・自治体による活用事例や効率化できる業務の例を紹介

昨今の人手不足や業務量の増加を背景に、多くの企業や自治体で「RPA」の導入が進んでいます。RPAは、データの入力・集計やチェック作業などの定型業務を自動化することで、業務効率化やコスト削減を実現するシステムです。

請求書データの自動入力や経費精算の自動チェック、勤怠データの自動集計、給与計算の自動チェックなど、様々なシーンで活用されています。

本記事では、RPAの概要や導入事例について解説します。

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RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、パソコン上でおこなわれる定型的・反復的な業務を、ソフトウェアロボットが自動で処理する仕組みのことを言います。

データ入力や転記、帳票作成、メール送信など、人がルールに沿っておこなってきた作業を自動で正確に実行できるのがRPAの最大のメリットです。

RPAは、定型業務を自動化する仕組みで、業務効率化やコスト削減に大きな効果を発揮します。こちらでは、RPAの導入事例をもとに、RPAがどのような業務課題を解決しているのかを解説します。

RPA導入事例①請求書のデータ入力・発行

RPAの代表的な導入事例の一つが、請求書のデータ入力・発行業務の自動化です。

請求書業務は、取引先情報や金額の転記、請求内容の確認、請求書の発行・送付管理など、多くの工程を含むため、手作業に依存していると、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすくなってしまいます。

特に月末・月初は業務が集中しやすく、経理担当者の負担増や残業が課題になりがちです。

RPAを導入することで、基幹システムやExcelからのデータ取得、販売管理システムへの入力、請求書の発行、PDFでの保存、取引先へのメール送信など、一連のプロセスを自動化できます。

これにより、作業時間を大幅に削減できるだけでなく、入力精度の向上や業務フローの標準化・平準化を実現できます。

RPA導入事例②経費精算のチェック

経費精算のチェック業務もRPAの代表的な導入事例の一つです。

経費精算は、申請内容と領収書の突合、金額や日付、勘定科目が社内規程に合致しているかの確認など、細かい作業が多く発生します。人手で対応する場合、担当者が一件ずつ目視で確認する必要があり、確認漏れや判断基準のバラつき、月末・月初の負担増などが問題になりがちです。

RPAを導入すれば、経費精算システムやExcelから自動でデータを取得し、金額上限超過、重複申請、交通費の経路妥当性などをルールに基づいて自動的にチェックできます。不備がある申請を自動で担当者に通知する運用も可能です。

その結果、確認工数を大幅に削減できるだけでなく、チェック基準を統一でき、内部統制の強化や不正防止にもつながります。

RPA導入事例③勤怠データの集計・登録

勤怠データの集計・登録業務もRPAの一般的な導入事例の一つです。

勤怠データの集計・登録業務は、従業員ごとの打刻確認や残業時間の集計、不備の修正対応など、人手に頼る工程が少なくありません。締め日直前に作業が集中することもあり、入力ミスや確認漏れが発生しがちです。

RPAを導入することで、勤怠管理システムから打刻データを自動で取得し、未入力や異常値をルールに基づいてチェックしたうえで、給与計算システムや人事システムへ自動的に登録できます。修正が必要なデータのみを抽出して担当者へ通知することも可能です。

これにより、集計・登録作業の工数削減とミス防止を同時に実現でき、締め処理の早期化にもつながります。

RPA導入事例④給与計算のデータ確認・突合

RPAは、給与計算におけるデータ確認・突合業務の自動化にも活用されています。給与計算では、勤怠データや残業時間、各種手当情報などを、勤怠管理システムや人事システム、Excelファイルなど複数のデータソースから集約し、正確に突合する必要があります。

手作業による確認漏れや計算ミス、締め日直前の負担増が課題になっている企業は少なくありません。

RPAを活用することで、勤怠管理システムや人事システムから必要なデータを自動取得し、給与計算用データとルールベースで突合することが可能になります。

あらかじめ設定した条件に基づき、エラーや差異が発生している箇所のみを自動で抽出・一覧化できるため、担当者は確認が必要なポイントに集中できます。

RPA導入事例⑤入金消込作業

入金消込作業も、RPAが力を発揮する業務の一つです。

入金消込作業は、銀行口座の入金明細と請求データを突き合わせる必要があり、件数が多いほど担当者の負担が大きくなります。手作業に依存していると、金額や取引先名の不一致確認、目視チェックに時間がかかり、消込ミスや処理遅延が発生するケースも少なくありません。

RPAを導入することで、ネットバンキングから入金データを取得し、請求書データと金額・取引先・日付などを自動で照合できるようになります。一致したものは自動で消込処理をおこない、不一致や例外のみを担当者へ通知する運用も可能です。

その結果、作業時間の削減とミス防止を実現でき、月次決算の早期化にもつながります。

RPA導入事例⑥売上・実績レポートの作成

売上・実績レポートの作成をRPAで自動化している企業も少なくありません。売上・実績レポートの作成業務は、複数のシステムやExcelファイルからデータを抽出し、集計・加工・資料化する必要があり、多くの企業がその手間と労力に悩まされています。

担当者は、毎日・毎週・毎月の定型作業に工数を割く必要があり、集計ミスや転記漏れが発生することも少なくありません。

RPAを導入することで、基幹システムや販売管理システムから売上データを取得し、集計、グラフ作成、定型フォーマットへの反映までのプロセスを自動化できます。

さらに、完成したレポートを関係者へメール配信することも可能です。これにより、作業時間の大幅削減とデータ精度の向上を両立できます。

RPA導入事例⑦受発注データのシステム登録

受発注データのシステム登録も、RPAが効果を発揮する業務の一つです。

受発注データのシステム登録業務は、注文書やメール、ECサイトなど、複数の媒体で情報を確認し、基幹システムへ入力する必要があり、担当者の負担が大きくなりがちです。煩雑な作業なので入力ミスや登録漏れ、処理遅延が発生しやすく、繁忙期は特に業務が圧迫されます。

RPAを活用することで、受注データをExcelやWeb画面から自動で取得し、品番・数量・金額などをルールに基づいて基幹システムへ登録することが可能です。発注処理に関しても、必要な情報の抽出から登録までを自動化できます。

その結果、作業時間の削減と入力精度の向上を実現でき、受発注業務の標準化にもつながります。

RPA導入事例⑧在庫データの更新・管理

RPAの導入事例の一つとして、在庫データの更新・管理も挙げられます。

在庫データの更新・管理業務は、販売管理システムや倉庫システム、ECサイトなど、複数のツールを横断しておこなわれるケースが多く、手作業ではどうしても更新漏れや反映遅延が発生してしまいます。

RPAを活用すれば、各システムから在庫データを自動取得し、定められたルールに基づいて在庫数を更新、複数の管理表やECサイトへ定期的に反映することが可能です。これにより、担当者の作業負荷や入力ミスを削減しながら、在庫情報の正確性とリアルタイム性を担保できます。

その結果、業務効率化だけでなく、適正在庫の維持や顧客満足度の向上といった効果も期待できるでしょう。

RPA導入事例⑨顧客マスターデータの登録・修正

顧客マスターデータの登録・修正も、RPAで自動化するのに適した業務です。顧客マスターデータの登録・修正業務は、取引先名や住所、支払条件など入力項目は多岐にわたります。営業部門から届く申請内容を担当者が一件ずつ確認・入力する必要があり、人手に依存している限り、入力ミスや更新漏れは避けられませんでした。

RPAを活用することで、申請書やExcelデータを自動で読み取り、基幹システムへの登録・修正をルールに沿って実行できます。さらに、データ入力後の確認や完了通知までを自動化することも可能です。RPAの導入によって入力工数やヒューマンエラーを削減できれば、マスターデータの品質向上につながります。

RPA導入事例⑩応募者情報の取り込み

RPAの導入事例の一つとして挙げられるのが、応募者情報の取り込みです。採用業務では、各種の求人媒体や採用管理システム、メールなど、複数のチャネルから応募者情報が届くため、担当者が手作業でデータを転記している企業も少なくありません。

入力作業に時間がかかるだけでなく、転記ミスや登録漏れも発生しやすく、選考対応の遅れにつながることが課題でした。

RPAを活用することで、求人媒体やメールから応募者情報を自動で取得し、採用管理システムやExcelに登録する一連の作業を自動化できます。さらに、応募受付完了メールの送信まで自動化することが可能です。

これにより、担当者の事務負担は大幅に軽減され、応募者への迅速な対応が可能になります。

RPA導入事例⑪定型メールの送信

定型メールの送信も、RPAで自動化するのに適した業務の一つです。

定型メールの送信は、問い合わせに対する一次返信、申請受付の通知、締切のリマインドなど、様々な業務で日常的に発生します。内容は決まっているにもかかわらず手作業で作成・送信しているために、送信漏れや宛先間違い、対応遅れが起きている企業も少なくありません。

RPAを活用すれば、特定の条件を満たしたデータやメールを検知し、あらかじめ用意したテンプレートを用いて自動でメールを送信できます。顧客名や日付の差し込みや送信履歴の保存なども自動化が可能です。

これにより、ヒューマンエラーの削減、担当者の負担軽減、スピーディーなメール送信など、様々な効果が期待できます。

RPA導入事例⑫定型的な日次・月次業務

定型的な日次・月次業務も、RPAの導入事例の一つとして挙げられます。たとえば、データの抽出や集計、レポート作成などの定型的な日次・月次業務は、「作業を忘れていた」「担当者不在で処理が遅れる」「毎回同じ作業に時間を取られる」といった課題が生じがちです。

特に月末・月初は業務が集中し、他の業務にも影響が及ぶことが少なくありません。作業品質にバラつきが生じやすいことも、手作業で対応するデメリットです。

RPAを導入することで、指定した日時に自動で起動し、システムへのログイン、データ取得、集計、帳票作成、メール配信などの定型業務を一括で実行できます。

これにより、作業時間を削減できれば、担当者は確認や品質管理に集中できます。

RPA導入事例⑬複数システム間のデータ転記・連携

複数システム間のデータ転記・連携を、RPAで自動化する企業が増えています。近年は、基幹システムをはじめ、各種クラウドサービスやExcelなど、複数のシステムを併用するのが一般的になっています。

そのため、同じデータを複数のシステムへ何度も手作業で入力する必要が生じ、業務の非効率化を招きやすくなっています。こうした手作業による転記業務は、入力ミスや転記漏れが発生しやすいだけでなく、確認や修正に余計な工数がかかるのも大きな課題です。

RPAを活用すれば、あるシステムから取得したデータを、別のシステムやExcelへルールに基づいて自動で転記・登録することができます。

その結果、転記作業にかかる工数を大幅に削減できるだけでなく、ヒューマンエラーの防止やデータ整合性の向上につながります。

人手不足や業務の複雑化が進むなか、RPAを導入して業務の自動化を図る自治体が増えています。こちらでは、自治体におけるRPA活用事例をご紹介します。

※参考：

自治体におけるRPA導入ガイドブック｜総務省
https://www.soumu.go.jp/main_content/000731625.pdf

自治体におけるRPA導入のすすめ｜総務省
https://www.soumu.go.jp/main_content/000731626.pdf

長野県塩尻市

長野県塩尻市では、RPAを活用し、保育園入園申込の受付処理を効率化しています。RPA導入と併せて、紙で受け付けていた入園申込を電子申請サービスによる受付に変更。令和元年度の電子申請率は97％という高い水準となりました。

申請内容のチェック完了後、申請データをダウンロードし、RPAにより保育システムへの入力や利用調整に必要な帳票の自動作成を実施。業務プロセスの見直しとRPA導入により、年間2,090時間の作業時間削減と、受付から決定通知発送までの期間短縮を実現し、住民サービスの拡充にもつながっています。

鹿児島県奄美市

鹿児島県奄美市では、RPAを導入し、ふるさと納税の寄附データの受付処理に係る一連の操作をほぼ全自動化しています。

3つのふるさと納税サイトを対象に、寄附データのダウンロード、お礼メールの送信、管理システムへのアップロード、出荷依頼、お礼状・受領書等の帳票出力（PDF保存）までを自動で実行しています。

処理は毎日おこなわれ、開庁日の朝に自動起動する仕組みを構築。年間140時間の作業時間削減を実現し、職員はRPA稼働中に別業務をおこなえるようになりました。作業の流れが可視化され、異動時の引継ぎも容易になっています。

新潟県長岡市

新潟県長岡市では、全庁的に環境・体制・ルールを整えた上で、業務担当課主体によるRPA導入を進めています。住民の健康管理分野では、健診（検診）の予約受付や結果通知、訪問指導用資料作成などの業務にRPAを導入し、繰り返し作業の多い業務を中心に自動化を推進しました。

その結果、令和元年度完成の7課18業務で年間4,136時間、うち健康管理分野では834.4時間の業務時間削減を実現。職員の超過勤務削減やモチベーション向上に加え、住民サービスの向上にもつながっています。

また、業務の効率化により、施策検討など人でなければ対応できない業務により注力できるようになりました。

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RPAは、請求書処理や勤怠管理、経費精算、データ転記など、多くの企業や自治体で日常的に発生する定型業務を効率化する有効な手段です。

これらの業務は、作業量が多い一方で付加価値が生まれにくく、人手に依存している場合はミスや業務集中、属人化といった課題を抱えやすい領域でもあります。

本記事で紹介した事例を参考に、業務効率化や生産性向上に向けた第一歩として、RPAの導入・活用を検討してみてはいかがでしょうか。