おすすめのRPAツールはどれ？メリットや月額費用の目安・比較ポイントを徹底解説

人手不足が深刻化するなか、業務効率化や生産性向上の手段としてRPAツールを導入する企業が増加しています。

一方で、RPAツールは種類や機能、導入形態が多岐にわたり、ベンダーごとに料金体系も異なるため、「どのRPAツールが自社に最適なのか分からない」と悩む担当者の方も少なくありません。

本記事では、RPAツールの基本的な仕組みや種類、メリット・デメリット、失敗しないための比較ポイントなどについて解説します。

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RPAツールとは、RPA（Robotic Process Automation）の名のとおり、人がパソコンでおこなっている定型業務をソフトウェアロボットが代行することで自動化するツールです。

データ入力や転記、帳票作成、メール送信など、繰り返し発生する定型的な作業をルール化し、自動的に実行するのがRPAツールの役割です。近年は、業務効率化や人手不足対策、ヒューマンエラーの削減を目的に、中小企業から大企業まで幅広くRPAツールの導入が進んでいます。

人がパソコン上でおこなうクリックやキーボード入力、データのコピー＆ペーストなどの操作手順を「シナリオ」として記録し、そのとおりにソフトウェアロボットが作業を再現するのが、RPAツールの基本的な仕組みです。もう少し詳しく仕組みを見ていきましょう。

●業務手順をシナリオ化して実行

RPAツールを使う際は、まず対象となる業務を細かい手順に分解し、どの画面で、何を操作するかという「シナリオ」を設定します。多くのRPAツールは、実際の操作を録画したり、あらかじめ用意された操作パーツを画面上で選んで並べたりすることで、専門知識がなくてもシナリオを作成できます。作成したシナリオは、ボタン操作やスケジュール設定によって自動的に実行されます。

●複数のシステムを横断して処理可能

Excelや社内システム、Webブラウザ、メールソフトなど、複数のアプリケーションをまたいで処理できるのは、RPAツールの大きな魅力です。既存システムを改修することなく、人がおこなっていた一連の業務をそのまま自動化することができます。

生成AIは、大量のデータを学習し、文章や画像、資料などを新たに「生成」できる人工知能のことです。生成AIは、たとえば問い合わせ対応文の作成や文章の要約、アイデア出しやデータ分析などに用いられます。人の指示をもとに柔軟で創造的なアウトプットができるのが生成AIの特徴です。

作業を自動化できるのは生成AIとRPAの共通点だと言えますが、その役割は大きく異なります。RPAの役割は、あらかじめ決められたルールや手順に従い、定型業務を正確に繰り返すことです。一方、生成AIは文脈理解や推論をおこない、状況に応じたアウトプットができる点に強みがあります。

●再現性のRPA、柔軟性の生成AI

RPAは毎回同じ結果を安定して出力できるため、業務品質を均一化しやすいのが特徴です。これに対し、生成AIは柔軟で高度な処理ができる反面、出力内容にバラつきが生じるケースもあります。こうした特性の違いから、RPAは定型的な反復業務に向いており、生成AIは思考を要する非定型業務に向いているとされています。

RPAツールは提供形態の違いによって、大きく「サーバ型」「デスクトップ型」「クラウド型」の3種類に分けられます。企業規模や運用体制、目的などによって、おすすめのRPAツールは変わってきます。

●サーバ型

サーバ型のRPAツールは、社内サーバ上で複数のロボットを一元管理するタイプです。全社的な利用や大規模運用におすすめです。

●デスクトップ型

デスクトップ型のRPAツールは、ユーザー個人のパソコンにインストールして利用するタイプです。一部の特定業務や特定部署など、スモールスタートにおすすめです。

●クラウド型

クラウド型のRPAは、インターネット経由で、Webブラウザ上で利用するタイプです。環境構築の手間がかからないため、スピーディーに導入したい企業におすすめです。

RPAツールの料金は、その提供形態をはじめ、ライセンス数やロボットの実行台数、サポート体制の充実度、導入支援コンサルティングの有無などによって大きく異なります。

デスクトップ型RPAツールの相場は、初期費用が無料～50万円程度、月額費用が5万円～15万円程度です。クラウド型RPAツールの相場は、初期費用が30万円～50万円程度、月額費用が10万円～30万円程度です。一方で、サーバ型RPAツールは、初期費用が数十万円～数千万円と幅広く、月額費用も30万円～120万円程度と、他の2つの形態に比べて高額です

▼関連リンク

RPAの導入・運用費用はいくら？内訳や相場・比較ポイントを徹底解説

（新規5_RPA費用.docxへリンク）

RPAツールは、業務効率化や人手不足解消に貢献する手段として注目されています。特に定型業務が多い企業は導入効果を実感しやすいのでおすすめです。

●業務効率化

RPAツールを導入することで、データ入力や転記、帳票作成などの定型業務を自動化できます。人手による作業が削減され、業務効率化が推進されます。

●ヒューマンエラーの削減

RPAツールは、あらかじめ設定したルールどおりに処理をおこないます。そのため、入力ミスや確認漏れなどの人的ミスを削減でき、業務品質の安定化につながります。

●高付加価値業務への注力

RPAツールに定型業務を任せることで、従業員は企画や改善など、高い付加価値を生む業務に集中できるようになります。

RPAツールのデメリットとして挙げられるのが、業務フローやシステム画面の変更の影響を受けやすいことです。RPAツールは、あらかじめ設定したシナリオに従って動作するため、業務フローの見直しやシステム画面のレイアウト変更などが発生すると、シナリオの修正が必要になります。そのため、変更頻度が高い業務では運用負荷が増える可能性があります。

また、RPAツールは定型的かつ反復的な業務の自動化に特化しているため、イレギュラー対応が求められる業務にはおすすめできません。

RPAツールの大きな目的は業務効率化を推進することですが、導入すれば必ず成果が出るわけではありません。効果を最大化するために押さえておきたい注意点について解説します。

RPAツールは、すべての業務を自動化できる万能ツールではありません。特に効果を発揮しやすいのは、「定期的に発生する」「手順が決まっている」「処理量が多い」定型業務です。

たとえば、データ入力、転記、帳票作成、情報の収集・更新などの業務が挙げられます。逆に言うと、例外対応が多い業務や発生頻度が低い業務を対象にすると、シナリオ作成や保守に手間がかかり、費用対効果が合わないケースもあります。

そのため、RPAツールの導入前に業務を洗い出し、「自動化に適しているか」「どのくらいの工数を削減できるか」を精査したうえで対象業務を決めることが重要です。最初は効果が見えやすい業務から小さく始めることで、失敗のリスクを抑えられます。

RPAツールで業務を自動化するためには、対象業務の手順を明確にしなければいけません。RPAは人の判断や感覚をそのまま再現できないため、担当者の経験や感覚に依存した業務は、そのままでは自動化できません。「どの画面で」「何を確認し」「どう操作するのか」といった一連の作業手順を言語化・可視化することではじめてRPAに落とし込むことが可能になります。

RPAツールを導入しても、「誰がロボットを作成・修正するのか」「エラー発生時に誰が対応するのか」といった役割分担を明確にしておかなければ、運用が形骸化してしまうおそれがあります。

また、運用を現場任せにしていると、ロボットが無秩序に増え、管理できない「野良ロボット」が発生するリスクがあります。RPAツールを安定的・継続的に活用するためには、運用ルールを定めるとともに、定期的にロボットや運用状況を見直す体制を整えることが重要です。

RPAツールは、データ入力・転記・集計・確認・通知など、繰り返し発生する定型業務に活用することで大きな効果を発揮します。また、RPAツールは複数のシステムを横断した作業も自動化できるため、Excelや社内システム、Webブラウザ、メールソフトなどを横断的に使う業務にもおすすめです。\

たとえば、請求書や申請書の作成、システム間のデータ連携、勤怠データや売上データの集計、顧客情報の登録・更新、定期レポートの作成・配信などは、RPAと相性が良い業務の代表例です。これらの業務をRPAツールで自動化することで、作業時間の削減だけでなく、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止、業務品質の安定化につながります。

RPAツールの業務別の主な活用例は以下のとおりです。

▼関連リンク

RPAの導入事例13選！企業・自治体による活用事例や効率化できる業務の例を紹介

（新規6_RPA導入事例.docxへリンク）

RPAツールは、誰が主体となって運用・管理するかによって最適なタイプが異なります。「現場主導でRPAツールを活用する場合」と「IT部門主導でRPAツールを導入・管理する場合」に分けて、おすすめのRPAツールのタイプをご案内します。

現場主導でRPAツールを活用する場合は、操作が分かりやすく、専門知識がなくても扱えるRPAツールが適しています。具体的には、「デスクトップ型」や「クラウド型」のRPAツールがおすすめです。これらのRPAツールは個々の従業員が自分のPC上やブラウザ上で利用でき、スモールスタートしやすいのがメリットです。

また、日々の業務をもっともよく理解している担当者自身が自動化を進められるため、「このプロセスを自動化したい」というニーズをすぐにRPAツールに反映できます。請求書作成やデータ転記、定期レポート作成など、身近な定型業務から自動化することで、比較的短期間で業務効率化の効果を実感できるでしょう。

ただし、現場主導でRPAツールを利用する場合、属人化や管理不足に陥りやすい点には注意が必要です。

全社的な業務効率化や大規模な自動化を目指す企業は、IT部門主導で計画的にRPAを導入・管理することが成功の鍵となります。この場合は、統制や管理機能に優れたタイプのRPAツールがおすすめです。

具体的には、ロボットの作成・実行状況の可視化、ユーザーやロボットの権限管理、操作ログの管理、エラーや停止時の監視機能などが重要な要素になります。

こうした機能を備えたサーバ型のRPAツールを導入することで、セキュリティやコンプライアンスを維持しながら、安定した運用体制を構築できます。サーバ型のRPAツールは、複数の部署・業務に横断的に展開できるほか、業務変更時のシナリオ修正に一元的に対応できるのも強みです。

一方で、サーバ型のRPAツールは一般的に初期費用が高額で、導入準備に時間を要する点は認識しておく必要があります。

RPAツールは製品によって特徴が異なるため、十分に比較・検討したうえで自社に合ったものを選ぶことが重要です。RPAツールを比較する際、特に重視したいポイントが「操作性」「自動化できる業務の範囲」「管理・統制機能」「拡張性」「サポート体制」の5つです。

RPAツールを選定するうえで重要なポイントの一つが操作性です。特に、現場主導でRPAを活用する場合は、専門知識がなくても扱える直感的なUIを備えたツールがおすすめです。加えて、画面操作を記録できる録画機能やテンプレートの有無も定着を左右するポイントになります。

操作が複雑なRPAツールを選んでしまうと、ロボットの作成・修正を一部の担当者に依存することになり、属人化を招きやすいため注意が必要です。

RPAツールは製品ごとに、自動化できる業務範囲や対応可能なアプリケーションが異なります。

特に、複数のシステムをまたいだ業務を自動化したい場合には、Excelやブラウザ操作にとどまらず、社内システムやクラウドサービス、メールソフトなどと連携できるかどうかが重要なポイントになります。対応範囲の広いRPAツールを選ぶことで、自動化の幅は大きく広がります。

RPAツールを複数人・複数部署で利用する場合、管理・統制機能の充実度は重要なポイントになります。「ロボットの稼働状況や実行ログを確認できるか」「権限管理やエラー通知機能があるか」といった点によって運用の安定性は大きく変わってきます。

管理・統制機能が不十分なRPAツールを選んでしまうと、野良ロボットの発生やセキュリティリスクにつながるため注意が必要です。

スモールスタートでRPAツールを導入した後、徐々に利用範囲を拡大する企業は少なくありません。

そのため、RPAツールの拡張性も重要なチェックポイントになります。「ロボットやライセンスを追加しやすいか」「他のシステムや外部ツールと連携しやすいか」といった点は確認しておきましょう。

将来の全社展開や高度な自動化を目指す企業は、拡張性に優れたRPAツールがおすすめです。

RPAをスムーズに導入・運用するためには、サポート体制が充実したRPAツールを選定することが重要です。「自動化対象となる業務の選定やシナリオ作成を支援してもらえるか」「操作方法や活用ノウハウに関する研修・レクチャーが用意されているか」「トラブル発生時に迅速なサポートを受けられるか」といった点は事前に確認しておきましょう。

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RPAは、定型業務を自動化することで業務効率化やコスト削減、業務品質の安定化を実現できる効果的なツールです。しかしながら、すべての業務に適しているわけではなく、対象業務の選定や運用体制の整備が成果を左右します。

RPAの効果を最大化するためには、操作性、自動化できる業務の範囲、管理・統制機能、拡張性、サポート体制などのポイントを総合的に比較したうえで、自社に合ったRPAツールを選択することが重要です。