社内コミュニケーションを効果的にするポイントとは?組織におけるコミュニケーションの必要性から解説!

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どんな企業でも事業活動を円滑に進めていく上で、従業員同士の良好なコミュニケーションは欠かせません。組織におけるコミュニケーションは人の体における「血流」のようなものです。血流が悪くなると体全体が重くなり、ある一部に血流が届かなくなるとその部位が壊死してしまうように、組織のモチベーションを保つためには組織の上下・左右・内外のコミュニケーションを充実させていくことが大切です。

しかし、現状は従業員の多様化が進み、コミュニケーションの活性化と言っても一筋縄ではいかないことがほとんどではないでしょうか。

そこで今回は、そもそも「社内コミュニケーション」に期待される役割を洗い出した上で、社内コミュニケーション促進のメリットや、そのポイント、企業の成功事例をお伝えします。

なぜ社内コミュニケーションは重要なのか

アメリカの経営学者チェスター・バーナードによると組織が成立する要件には「共通の目的」「協働意思」「コミュニケーション」の3つが必要だと言います。

要素①共通の目的

組織が目標を達成する上で重要なのが、組織と従業員との共通の目的です。まず、組織に参加するかしないかの判断基準として、組織が有する「共通の目的」と自分の目的が合致するかどうかが大切となります。目的が明確でないと参加・不参加の判断ができませんし、参加しても自分がどのようなかたちで組織に貢献できるのか分かりません。組織には旗印が必要であり、企業では経営理念などがそれに当たります。

要素②協働意思

これは「協働へのモチベーション」という読み替えが可能です。組織のメンバーは、参加した組織に対して協働する意思がなければなりません。当然、メンバーの意欲レベルは様々ですが、一般に「貢献≦誘因(組織が与えるもの)」が成立すると、高い協働意思を引き出せることになります。

要素③コミュニケーション

情報を正確に伝達し、メンバー間の意思疎通を図ることが重要となりますが、円滑なコミュニケーションこそが「共通の目的」の理解を深め「協働意思」を高めます。

例を用いてみましょう。もともと1人で創業した場合、創業時に存在するのは「目的」のみです。しかしビジネスが軌道に乗れば当然1人では回らなくなります。そこで人を雇い、2人以上になった時、それはもう「組織」になります。雇った人に目的を伝える「コミュニケーション」をとると、今度は「共通の目的」になります。そしてその共通の目的を果たすために「協働意思」を引き出します。このように、組織の3要素が強化されるほどに、会社の生産性は高まり、組織力が強化されるということです。

社内コミュニケーション不足がもたらす影響とは

組織におけるコミュニケーション不足による悪影響

反対に、コミュニケーションが活性化していない組織は、どんなことが起きるのでしょうか。

・コンプライアンス違反やトラブルが大きくなる
コミュニケーションが不足すると、従業員同士の仲間意識や連携意識が希薄になりがちです。その結果、違反行為や独善的な行動・コンプライアンス違反などが生じやすくなる危険性があります。また、トラブルが発生しても発見が遅く、迅速に対応できないばかりか、問題がますます大きくなる可能性もあります。

・組織としての生産性低下
また、コミュニケーション不足の職場は、個に閉じて仕事を行い連携がされないため、従業員にとっては働きづらく、業務を効率的に進めにくくなります。結果、組織の生産性の低下を招くことになるでしょう。

・従業員同士の助け合いの減少と離職率の増加
業務におけるトラブルや個人的な悩み事に関して、従業員同士で助け合いができる環境が損なわれてしまいます。結果として、従業員が孤独を感じてしまい、業務が行き詰まってしまったり、ストレスによって心身に問題を抱えてしまったりするリスクが高まり、離職率の増加にも繋がりかねません。

ますます社内コミュニケーションが必要となる理由

社内コミュニケーションの重要性や、その不足による影響について触れてきましたが、現在ますます重要視されてきています。その理由について探ってみましょう。

働き方の多様化と、新型コロナウイルスの脅威


参考:総務省 通信利用動向調査 令和元年調査

政府主導の働き方改革の手法として、在宅勤務などのテレワークが推奨されてきました。総務省が調査・発表しているテレワークの導入率調査を見てみると、テレワークの導入率は平成23年の9.7%から令和元年の20.2%、具体的な導入検討まで数えると約30%へと高い伸びを示しています。

さらに昨今では「ワーク・ライフ・バランス」が重要視される傾向が強く、勤務時間終了後はそのまま帰宅、あるいはプライベートな時間を過ごす人が増えています。

このような時代の変化と共に、オフィスに出社する人が減ったり、出社をしても時間になったらすぐに帰宅する人が増えているため、「飲みニケーション」などの集まりが開催しづらかったり、リアルな場で対面しながらコミュニケーションを取ったりする機会が以前よりも減少しがちです。

そして、2020年の新型コロナウィルスがもたらした影響により、企業は、従来の勤務体系に大きなメスを入れ、新たなワークスタイルへの変革が余儀なくされました。これにより社内コミュニケーションのあり方そのものを抜本的に見直す必要に迫られているのです。

社内コミュニケーションで起きている問題点

ここからは、HRproによる「社内コミュニケーションに関する調査結果報告(2020年)」を見ながら、社内コミュニケーションで起きている問題点を探っていきます。
(参考:https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=153

■コミュニケーションに課題を感じている企業の割合

「社内のコミュニケーションに課題があると思うか」という質問に対して、企業規模を問わず、8割近い企業が社内コミュニケーションに課題を感じているという結果に。企業規模が大きくなるほど、コミュニケーションの取り方は難しくなることは容易に想像できるものの、「大いにそう思う」と現状のコミュニケーションの状態に危機感を抱く企業が多く4割近くに上っています。


■部門間、事業所間のコミュニケーションに課題

「課題のあるコミュニケーションはどこか」という選択式の質問に対して、セクショナリズムが課題となる「部門・事業所間」がトップで全体では68%に。また「経営層と社員間」の壁を挙げる企業も半数以上という結果になりました。


■コミュニケーション阻害の原因

「コミュニケーションを阻害している原因」については、1位が「組織風土・社風」で54%となっています。また2位には「対面コミュニケーションの減少」がランクイン。SNSの普及のみならず、新型コロナウイルスの影響も相まって、「コミュニケーションスキルの低下」対策は、より重要な局面を迎えていることが分かります。

また、上記質問に対して、コミュニケーションを阻害している原因を具体的に見てみると、下記のようなコメントがあがっているようです。

・メールでのやりとりに慣れてしまっているため、相手の反応を見ながらやりとりをするという機会が減少しているためにスキルも低下している。
・風土として、管理職の意識が低く、部下との対話の必要性を感じていない(教育されていない)
・メールのccが多用され、ccに入れていれば直接報告の必要がないかのような風潮がある。
・効率を重視した結果、職場での雑談が減り仕事以外の関係がなくなってきている。自然発生的な飲み会も減り、いざというときに頼れる人の存在が感じられない組織になりつつある。
・イントラに掲載しておけば伝わる、見ていないほうが悪いという環境が進んでいる。

メールや様々な情報共有ツール依存が進み「送りっぱなしで相手の反応は確認しない」という風潮が原因だとする声が多いようです。様々なコミュニケーションツールに「依存」するのではなく、最大限「活用」していくことが大事だということです。

成果を出す社内コミュニケーションのポイント

社内コミュニケーションの重要性については先に述べた通りですが、社内コミュニケーションの「HOW」ばかりに目がいき、他社事例をそのまま実行するだけでは、成果は得られないことがほとんです。では成果を出すための社内コミュニケーションとは、どんなことに留意すると良いのでしょうか。

■組織のモチベーションを保つための上下、左右、内外のコミュニケーション充足

リンクアンドモチベーションでは社内コミュニケーションに年間数億円を投じていますが、それには明確な理由、目的があります。

それは、私たちが人間を完全合理的な経済人』ではなく『限定合理的な感情人と捉えているからです。人間は感情を持つ生き物であり、金銭的報酬に加え、承認欲求・貢献欲求・成長欲求・親和欲求など、感情を満たす報酬が必要なのです。企業が金銭的報酬以外の欲求を満たすことを、私たちは感情報酬と呼んでいます。この感情報酬こそ、コミュニケーションによってもたらされるのです。金銭的報酬はゼロサムゲーム的な宿命を負いますが、感情報酬はいくらでも原資を作り出すことができます。良好なコミュニケーションによって提供する感情報酬によって、従業員のモチベーションも高まるのです。

高度成長期は、金銭報酬(給与)や地位報酬(役職)を得ることでほとんどの人の欲求を満たせましたが、今の時代はそれだけでは通用しません。組織側は、感情報酬も視野に入れたトータル的な報酬設計をしなければならない時代です。

冒頭にも記載の通り、組織におけるコミュニケーションは、人体における血流のようなものです。血流が悪くなると身体全体が重くなり、ある一部に血流が届かなくなるとその部位が壊死してしまうように、組織のモチベーションを保つためには組織の上下・左右・内外のコミュニケーションを充足させることが大切なのです。

リンクアンドモチベーションでのコミュニケーション活性化の取り組み例として

①「左右」のコミュニケーションを意識した取り組み

・毎日17時に各社の業績を社内イントラにアップする日刊『LM-G新聞』
・グループの課題に切り込んだ対談記事を発行している月刊『LM TIMES』
・グループのホットなニュースを取り上げる動画社内報『LM・ビジネス・サテライト(LBS)』

②「上下」のコミュニケーションを意識した取り組み

・グループ代表や各社社長、役員が社内イントラ上で発信する『Top Comment』

③内外のコミュニケーションを意識した取り組み

・「上下」「左右」の他に、顧客や内定者の声を取り上げることで「内外」コミュニケーションを意識した季刊誌『LM JOURNAL』

他にも3カ月に一度、グループ全体の視界共有を目的とした全社員総会では、このコロナ禍であっても、全国をオンライン中継で結びリアルタイムで実施しています。またグループの歴史や大切にしている思想、考え方を記した『DNA BOOK』や『History BOOK』は全社員に配布されており、それによって、共通言語を紡ぎあげて意味共有度合いを高めたり、共通の思考フレームを持つことでコミュニケーションの質を高めていくことを目指しています。

社内コミュニケーションを促すツール

■社内コミュニケーションの不足は、業務効率に関係するのか

ここまで社内コミュニケーションのポイントについて触れてきましたが、そもそも「コミュニケーションの不足は業務の障害になる」というデータも明らかになっています。
(参考:https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=222

さらに、社内の情報共有について「あまり共有できていない」(22%)、「ほとんど共有できていない」(4%)という結果となり、全体の4分の1が「共有できていない」との回答に。

チャットやSNS、メール、クラウドサービスなど、コミュニケーション手段や情報共有のツールは多々ありながらも「十分に共有できている」と回答した企業は、わずか2%という結果でした。


■社内コミュニケーションを促すITツールとその事例

また、コミュニケーション手段で利用の多いものは、「メール」(81%)がトップに。イントラネットや掲示板、グループウェア、ブログ・SNSは、いずれも30%に満たない結果が出ています。ビジネスの場面では、やはり「メール」と「対面」、「電話」が確実なコミュニケーション手段として認識されているようです。

しかし、メールは作成に時間がかかってしまう上に、添付するべきファイルの付け忘れやファイルサイズの制限など、さまざまな障害が発生します。また対面でのコミュニケーション自体も、組織が大きくなればなるほど、複数人で情報を共有するのに時間がかかりますし、これから働き方が多様性を帯びていく中でいくと、それに頼らない方法を模索していく必要があります。

そこで、今回は、上記のような課題を解決しつつ、社内コミュニケーションを促すおすすめのITツールを紹介していきます。

①ビジネスチャットツール:Slack
「Slack」は、世界100カ国以上で1日の利用者数約800万人以上、という絶大な導入実績を誇るビジネスチャットツールです。あらゆる種類のファイルをドラッグ&ドロップで共有できるため、手軽さにかけては高い機能性があるといえます。
株式会社電通が行った全社一斉導入のアンケートによると「レスポンスが早くなった」が8割、「コミュニケーションが改善された」が7割と回答しているようです。社内コミュニケーションツールが実際に高い効果を出すものであることを証明する事例です。(参考:https://internet.watch.impress.co.jp/docs/column/slack_info/1200218.html

②ビジネスチャットツール:Chatwork
「Chatwork」は、1対1のチャットにもグループチャットにも柔軟に対応したビジネスチャットツールです。これ1つで、ビデオ通話やPDFなどのファイルも共有可能で、導入している企業は約24万以上という高い実績を誇ります。また、ファイルやメッセージの送信は暗号化がなされているため、安心して社内外でのコミュニケーションが行えます。株式会社船井総合研究所の導入事例として、「誰がどんなタスクを抱えているのかほかのメンバーにもわかりやすくなった」「訪問時以外でも頻繁にお客様とやり取りでき、サービスの質が向上した」「上長が部下の動きを把握できるようになり業績アップにつながった」などの高い効果が得られているようです。
(参考:https://go.chatwork.com/ja/case/funai.html

③組織改善クラウド:モチベーションクラウド
従業員エンゲージメントを把握し向上させるためのツールとして、リンクアンドモチベーションが提供する「モチベーションクラウド」があります。このモチベーションクラウドは、6,620社、157万人の実績を持つ組織のモノサシ「エンゲージメントスコア」で、組織状態を定量化・可視化し、See・Plan・Do・Check&Actionのサイクルを回すことで、組織の問題を解決する国内初の組織改善クラウドです。株式会社ユーグレナでは、ミドルマネジャーが経営の戦略を正しく理解しておらず、職場の状態にばらつきがあったり、経営からの発信が適切に現場に伝わっていなかったなどの課題がありましたが、導入後、このモチベーションクラウドを活用しながら、対話をしていく中で、ミドルマネジャーの仕事の定義が明確になり、マネジャー一人ひとりの行動が変わったり、数値を基にした、合理的な組織の意思決定が可能になったと言います。
(参考:https://www.motivation-cloud.com/case/euglena/

おわりに

いかがでしたでしょうか。社内のあらゆるコミュニケーションを活性化することは、会社として経営を加速させていく上での最重要課題の一つですし、特にこのコロナ禍においては、その在り方を改めて考えている企業の皆様も多い事と思います。是非、従業員同士の良好なコミュニケーションの活性化に向けて、この記事が一助になれば幸いです。