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年次有給休暇とは?雇用側の義務や違反時の罰則、付与日数などの注意点を解説

労働基準法のもと「有給休暇義務化」が施行されており、「有給休暇」は社員にとって身近な言葉かと思います。ただ、「実は有給って何かは具体的に分からないな・・・」「なんで有給って必要なの?」と言った疑問を持つ方やそういった声を聞く方も少なくないと思います。

そのような疑問や不明点を持つ方々に、有給休暇とはそもそも何か?なぜ義務化されたのか?具体的な制度の内容は?等を本文でご紹介します。

また、現在はダイバーシティの推進や働き方改革が進んでいます。その中で、企業は従業員の仕事と生活の充実を図るため、ワークライフバランスに注力していく必要があります。「有給休暇」は活用次第では効果的な制度にできるため、活用事例と共にご紹介します。

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有給休暇とは何か?定義や条件とは?

■有給休暇の定義

そもそも有給休暇とは、年次休暇とも呼ばれ、法律上一定条件を満たす労働者に対して企業が与えなければならない休むための権利です。これは労働基準法によって定められたものであり、企業は法律に沿って有給休暇を与えなければなりません。

先述した通り、ワークライフバランスに注力しなければいけない中、有給休暇は従業員の回復や健康維持をするための休暇です。

ではその有給休暇が適用される条件とは一体何なのでしょうか?

■有給休暇の条件

下記2点が有給休暇の条件となっています。

・仕事を開始してから6か月間継続して業務に従事している。
・全労働日の8割以上出勤している。

この2点が条件です。条件を満たす労働者は有給休暇の権利が付与され、10日間以上の有給休暇を取得することができます。逆に条件外であれば適用外になります。

権利が付与されれば10日間以上の有給休暇を取得できますが、実は勤続年数によって取得日数に違いがあります。下記の表をご覧ください。


このように、勤続年数が長ければ長いほど、取得日数は多くなります。

しかし、近年ダイバーシティが推進される中「雇用形態も様々なものがあり、有給休暇を取得できる対象も様々なのかな」と思われる方もいらっしゃると思います。

ですが、有給休暇の取得対象は、次のように法律として決まっています。

■有給休暇の対象について

正社員以外の雇用形態(派遣社員・パート・アルバイト等)でも有給を取得することができますが、正社員以外の雇用形態場合は正社員のように「勤続年数」に応じて有給取得日数が変わるのではなく、「労働日数」に応じて変わります。以下の表をご覧ください。

このように、対象によっては付与される条件に違いはありますが、条件を満たすことができれば正社員ではなくとも有給休暇の権利は付与されます。

それぞれの条件を踏まえて企業側は適切な制度体制を整えると共に、労働者側も自分が該当するか?どういう背景があるのかはしっかり把握しておくことが良いでしょう。

有給休暇の付与日数の計算方法

有給休暇の付与日数は、労働法で定められています。

労働基準法第39条では、6か月継続勤務し、さらに全労働日の8割以上出勤した労働者に対して、10日の有給休暇を与えると定められています。有給休暇の付与日数は勤続年数に応じて加算されますが、雇用形態ごとに計算方法が異なっているため、注意しましょう。

ここでは、主な雇用形態である、正社員とパート・アルバイトの場合の計算方法をご紹介します。

■「正社員」の場合の計算方法

正社員の場合、勤続年数ごとの年次有給休暇日数は以下のとおりです。

勤続年数0.5年 10日
勤続年数1.5年 11日
勤続年数2.5年 12日
勤続年数3.5年 14日
勤続年数4.5年 16日
勤続年数5.5年 18日
勤続年数6.5年 20日

有給休暇を取得するための条件として、6か月以上の継続勤務、出勤日数が全労働日の8割以上になっているという条件を満たす必要があります。

■「パート・アルバイト」の場合の計算方法

パート・アルバイトの場合は、週所定労働時間が30時間以上・週所定労働日数が5日以上、または年間217日以上出勤していれば、正社員と同様の年次有給休暇日数を付与すると定められています。

一方で、上記の条件に当てはまらない、「週所定労働時間が30時間未満、週所定労働日数が4日以下、または年間216日以下で出勤しているパート・アルバイト」は、1週間または1年間の所定労働日数に応じて年次有給休暇の日数が細かく分かれています。この場合の有給休暇の付与日数は、丁寧に確認する必要があるでしょう。

有給休暇の付与日数については、厚生労働省の特設サイトでも整理されているので、そちらも確認していただくと良いでしょう。

参考:厚生労働省 年次有給休暇取得促進特設サイト

有給休暇の付与日数は買取や繰越可能?

有給休暇をきちんと消費していくために、有給休暇の「買取」や「繰越」という方法を考える方もいるかも知れません。

そもそも有給休暇を買い取ることや、繰り越すことは可能なのでしょうか。それぞれの対応有無と方法について解説していきます。

■有給休暇の繰越の仕組み

労働基準法第115条では、未使用の年次有給休暇は、翌年度に限り繰り越せると定められています。そのため社員にきちんと有給休暇を取得させたいからと言って、「有給休暇の繰越はしない」というルールを就業規則に規定するのは、労働基準法違反なので注意しましょう。

有給休暇を繰り越す場合は、繰り越しの期限とルールが定められています。労働基準法第115条にて有給休暇の有効期限は発生日から2年間と決められており、入社から半年後に付与された分を繰り越して、翌年に新しく付与される分と合算することが可能です。

しかし、2020年4月1日から賃金の消滅時効期間は原則5年(当分の間3年)となりました。消滅期限内に繰り越しをして、年次有給休暇を消滅させないよう注意しましょう。

■有給休暇を買い取るケース

有給休暇の買い取りは、原則としては認められていません。

そもそも有給休暇とは、心身のリフレッシュなどを目的としているため、従業員が全日数を取得することが前提の制度です。有給休暇の買い取りを許してしまうと、有給休暇の取得促進を阻害してしまう可能性もあるため、望ましくありません。

一方で、例外といて企業が有給休暇を買い取るケースとして以下の3つが考えられます。

・法定を上回る有給休暇を企業独自に付与している場合
・有給休暇が時効になる場合
・退職に伴い有給休暇の未消化分が発生する場合

従業員が退職するに当たり、退職日までにまとめて有給休暇を消化するケースはよくあります。

その際、引き継ぎが間に合わないなど、業務上どうしても有給休暇が消化できない場合、従業員が不利益にならないよう、トラブル防止の観点から、買い取りを検討せざるを得ないケースも発生します。

ただし、あくまで上記のケースは例外であり、企業側の義務ではありません。そのときの実情に合わせて、柔軟に対応することが重要です。

有給休暇の5日取得義務化のポイント 変わった点は?

次に、2019年4月から施行された有給休暇の「義務化」についてご説明します。

■有給休暇「義務化」とは?

2019年4月から労働基準法の元、日本における有給消化率の低さを改善するために「企業は有給休暇が10日以上の労働者に対しては、5日の有給休暇を取得させる義務」が課せられました。

現状の規定のポイントは主に以下の3点です。

①対象者は年次有給休暇が10日以上付与される労働者(労働監督者を含む)に限る

②労働者ごとに初めて年次有給休暇を付与した日を「基準日」とし、その日から1年以内に5日間の年次有給を取得することが義務となる。その時季は使用者が労働者と話し合いの上で決めることができる。つまり、年度初めの4月から3月までという計算ではない

③年次有給休暇を5日以上取得済の労働者に対しては、使用者に時季指定は必要ない

すでに1年に5日以上の有給休暇を取得できる風土がある企業はそこまで心配することはないでしょう。

しかし、全従業員が年間で5日間必ず有給休暇を取得しなくてはいけないため、従業員の有給休暇取得状況は常に把握しておく必要があります。

■なぜ「義務化」になったのか

日本において有給休暇が義務になった理由は主に2つあります。

1つ目は、「有給休暇取得率が低いため」です。厚生労働省が発表した「平成29年度就労条件総合調査の概況」では、会社が労働者に与えた有給休暇の日数は平均18.2日になっており、実際に取得した日数は9.0日で取得率49.4%となっています。

参考:厚生労働省「就労条件総合調査の概要」

約50%しか有給消化できておらず、日本の有給休暇消化率が低いと明記されております。

有給休暇消化率は、先進国の中でも最低だと言われており、今後更にグローバル化が進むことを考えると、世界の働き方の基準に対する日本の課題とも言えるでしょう。

国を挙げてダイバーシティが推進される中、ワークライフバランスの充実を企業が考えなければいけない時代になっています。様々な国籍、宗教、性別、雇用形態の従業員が増える中、仕事と生活の充実を図るべく、制度の活用が見直されたということなのです。

2つ目は「労働生産性が低いため」です。

厚生労働省の調査によると日本における労働生産性の水準はOECD諸国(国際経済全般について協議することを目的とした国際機関)のG7(フランス、アメリカ、イギリス、ドイツ、日本、イタリア、カナダ)の中で、最も低いと記されています。

このような結果から、日本は世界各国と比較すると、休暇を取らないもしくは取れないにも関わらず成果に結びついていない=生産性が低いという課題が見えてきます。

以上2点の理由から、その対策のひとつとして有給休暇の「義務化」が取り組まれることになりました。

■義務化における変更点は?

では、具体的に義務化する以前と現在とで何が変わったのでしょうか?

①「時季指定義務」の新設

2019年4月から新しく時季指定義務というものが新設されました。内容については下記の通りです。

・権利から義務への変更

以前の有給休暇の基本的なルールは、労働者が使用者に対して「〇月〇日に休みます」と申し出ることによってその権利を使うことができるというものでした。

しかし、有給休暇取得が義務化されてから、企業は労働者に有給休暇の取得を徹底させなければいけなくなりました。

つまり以前のように、労働者に「有給休暇を取りたい」と言われなくても、企業から労働者に有給休暇の取得を促さなければならないということです。

・日数が設定された

全ての企業において、年10日以上の有給休暇が付与される労働者に対して、有給休暇の日数のうち5日については、企業側が時季を指定して取得させることが必要になりました。

時季指定義務では、企業が忙しくて休めない労働者に対していつ休みたいかという意見をヒアリングし、その意見を尊重しつつ休暇の時季を指定するようなものになっています。

ヒアリングは面談の他、メールなど任意の方法で行うことができます。勤怠管理ソフトなどのシステムを利用することも可能です。

まとめると、以前までは労働者の申し出のみで有給の付与をしていましたが、今後は企業側から、労働者の意見を尊重しつつ年5回の有給休暇消化を促していかければいけないということです。

②有給休暇消化の管理を徹底しなければならないこと

義務化とは、つまり企業が必ず遵守しなければいけないものです。元々は社員の申請があった場合のみ有給を適用していた為、管理を徹底していない企業は少なくありませんでした。

しかし、今回の義務化により有給休暇の管理を必ず行わなければならなくなった為、労働者ごとに「年次有給休暇管理簿」を作成し、時季や基準日、付与日数、時季指定した日等を明確にしなければいけなくなりました。

「年次有給休暇管理簿」の留意点は以下の通りです。

・時季

労働者が年次有給休暇を使用した具体的な日付を記載します。連続して有給を取得している場合、「10月1日から10月3日まで」というように記載する方法があります。

・基準日

労働者に年次有給休暇を取得する権利が与えられた日を記載します。

・日数

労働者の請求によるものや企業が時季指定したものに関わらず、基準日から1年間に労働者が取得した全ての日数を記載します。

以上3点の留意点に注意しつつ、年次有給休暇管理簿を作成していきましょう。また、この管理簿は3年間保存する必要があるため、注意しておきましょう。

以上①と②の2点が、有給休暇義務化制度の変更点になります。

参考:厚生労働省「年次有給休暇の時季指定義務」

■新制度において罰則はあるか?

では、新制度において罰則はあるのでしょうか?企業の担当者はここが一番気になる点かと思います。

有給休暇取得義務化は、10日以上の有給休暇が付与される従業員がいる企業ならば、大企業、中小企業に関わらず、全ての企業が義務化の対象となります。

この制度に違反した場合は、労働基準法違反となり罰則の対象となります。具体的には、違反した事業主は6か月以下の懲役もしくは30万円以下の罰金を払わなければなりません。

また、前述の通り正社員に限らずパート・アルバイト含めすべての従業員において、一定の条件を満たせば10日以上の有給休暇が付与されます。

企業の担当者は条件を満たす全ての従業員がしっかりと有給消化できているかを確認しなければなりません。

有給休暇の申請方法

有給休暇は従業員の権利であるため、会社に承諾を得ずとも、取得することは可能です。しかし、組織として動く以上、有給休暇を取得したことで、会社の業務に支障がでないよう、事前の連絡や業務とのバランスをみて、調整は必要です。

ここでは、一般的な有給休暇を取得する際の進め方やルールについて紹介していきます。

■申請するタイミング

有給休暇取得の申請ルールは規定がありません。そのため、会社によって異なっています。一般的に3日以上の長期にわたって有給休暇を取得する場合は、1か月以上前までに申請しておくのが望ましいとされています。

休暇で不在にする間の業務上の支障をきたさないよう、事前に引継ぎを行っておく時間も考慮する必要があるためです。

こうした点は、ルールで決められている部分もありますが、有給休暇を取得する側も、その周りの同僚も気持ちよく取得ができるよう、心配りをすることが重要だと言えます。

■申請する際に理由は必須?

有給休暇取得は労働者に与えられた権利ですので、有給休暇取得の理由を会社に伝える義務はありません。

さらに労働基準法では、有給休暇を取得したことやその理由によって、企業が賃金を減額したり欠勤扱いにしたり人事評価を下げたりするなど、労働者に不利益となる扱いをしてはならないと定めています。もし理由を聞かれても「私用のため」などと伝えれば十分でしょう。

■有給休暇の時季変更権はある?

ここまで有給休暇を取得することは従業員の権利であるため、企業の承認等は不要であるとお伝えしてきました。

しかし、会社の業務とのバランスを取るため、企業には「時季変更権」という権利労働基準法で認められています。これは有給休暇の取得日を会社が変更できる権利のことです。

申請された日に有給休暇を付与すると事業の正常な運営が妨げられると客観的に判断できる場合に限り、企業は有給休暇取得の時季を変更できます。その日に複数の従業員が有給を申請している場合などで、時季変更の依頼が考えられるでしょう。

有給休暇を付与日数分取得できない場合はどうしたらいい?

前提として、労働者の権利である、有給休暇が取得しやすいように、業務フローや役割分担を日頃から整備しておく必要がありますが、業務の繁忙期などの理由で有休を取得できないケースも少なくありません。

有給が取得できないときは、まず上司への相談や、部署として有給休暇が取りやすい環境を整えることを検討してみてください。ただ、上司や担当部署に相談をしても改善がなされない場合は、2つの方法での対処が考えられます。

■対処法① 担当部署や労働組合へ相談する

直属の上司などに有給休暇の取得を拒否された場合は、社内のコンプライアンス部門や労務管理部門に相談しましょう。

法務管理などの担当部署であれば有給休暇の取得について正しい法的知識があるため、職場の上司に適切な指示をしてくれる可能性があります。また同様に、加入している労働組合への相談も有効な方法でしょう。

■対処法② 労働基準監督署に相談する

労働基準監督署は全国321署にあり、企業の法律違反から労働者を守る役割を担っています。そのため労働者からの相談や通報が可能です。通報すると会社への立ち入り調査が行われ、改善指導が行われます。

違反の内容の悪質性が高い、あるいは繰り返し指導してもそれに応じなかった場合、労働基準監督署から検察に対して労基法違反について刑事告発がなされるでしょう。

ルールを運用する際のポイント

ここまでお伝えしてきた、有給休暇を始めとしたルールは、企業の中に無数に存在しています。業務管理制度、人事制度、福利厚生制度など、一連の明文化された制度だけではなく、明文化されていない組織内部の不文律なども含めれば、組織は「ルール」の集合体とも捉えることができます。

組織の中でルールを運用するに当たっては、それらを守らせるために、事細かにルールを定めたくなります。しかし、ルールを細かく決めることによる組織としてのデメリットも有るのです。それは、「ルール」というもののが持つ、宿命的な性質によって発生します。

・ルールの不透明性:

どんなに詳細に定めても、現実に発生するあらゆる事象を「透明」にすることはできない 

・ルールの非効率性:

不透明性をなくそうとすればするほどルールの複雑度が高まり、運用コストが高くなり過ぎてしまう

・ルールの硬直性:

ルールが一度定着するとルール自体が前提事項となり環境変化に遅れてしまう

こうしたルールを運用する際に重要なポイントは、「適度な精緻さによる設定」をすることです。

ルールの精緻さと、そもそもの目的であるルールによって組織としての複雑さを縮減できる度合いをグラフにすると、上の図のようになります。

つまり、適度な精緻さでとどめておかないと、かえってルールの運用そのものが複雑になったり、ルールを管理するコストが必要以上にかかることで、本来ルールを定めた目的が損なわれてしまうのです。

この適度な度合いを埋めるために必要なのが、組織の中の「信頼」です。「信頼」は、人と人とが関わり合って組織として活動するためには必要不可欠なものです。

人は暗黙のうちに、「赤信号では車は停まってくれるはず」「今月も先月同様給料は25日に支払われるはず」「自分の机のものは勝手に持ち出されないはず」といったように、「相手はきっとこうしてくれるだろう」という「信頼の原則」に基づいて行動をしているのです。

この「信頼」が不足している組織では、ルールを事細かに作らねばならず、ルールが多すぎるが故にかえって組織の複雑性を増大させてしまいます。

組織を取り巻くルールを導入し、効果的に運用するためには、日頃から組織と従業員、従業員と従業員同士の「信頼」を形成しておくことが大切なのです。

有給休暇取得が増えたことで業績が向上した事例

さて、ここまで有給休暇についての定義や条件、義務化の背景、罰則などについて記しましたが、一番大事なことは現場が効率的に有給休暇を活用することです。

中には、「人手不足だから休みはとりにくい・・・」「現場の疲弊を生みそうだ・・・」と思う方もいらっしゃると思います。そこで、上手く活用できた事例を紹介します。

是非参考にしていただければと思います。

■①HONDA

HONDAは日本トップクラスの有給消化率の企業だと言われています。

HONDAは1970年代から有給休暇の繰り越しによる消滅をゼロにする「有給休暇カットゼロ運動」にいち早く取り組んできました。

「有給休暇カットゼロ運動」とは、有給休暇の「消滅」をゼロにすることを目標とした取り組みです。

次年度への年次有給休暇の繰越し限度日数は20日であり、21日以上の年次有給休暇残日数は消滅してしまいます。この消滅する有給休暇をゼロにすべく、年間で計画的に有給休暇を取得するように各部門で推進しました。

具体的には、年次有給休暇の取得計画を策定し、年次有給休暇取得分の要員不足に対応する欠補数を予め算出し要員補充を行ったり、その後も年次有給休暇取得実績の進捗管理を徹底したりすることで、この取り組みは維持されています。

1988年には全社でカットゼロを達成しており、近年で見ても、従業員1人当たり平均取得日数は毎年約18日になっています。さらには、平均取得率に関しても2015年から2019年の間、98%を下回ることが無く、付与された有給をほぼ全て消化できています。

企業の文化として、有給が取得しやすい環境が整っていると言えるでしょう。

■②株式会社エフテック

製造業を営む株式会社エフテックは、有給取得に関する進捗管理を徹底的に行うことで、有給休暇消化率を19年間連続100%達成した会社です。この会社では、育児や介護対象者だけでなく、全社員が働きやすい職場を目指して有給取得を推進しています。

具体的な取り組みとしては、部門ごとに年次有給休暇計画を立て、休む従業員が発生する際にあらかじめ人員の不足を算出し、欠員が出た部門に人材の補充を行うといったリスクを計画的に抑えるといった内容です。

株式会社エフテックでは、そういった取り組みを行った結果、誰でも有給休暇を取得できるようになりました。計画性を重視し、あらかじめリスクを考えた結果として、有給休暇の取得促進の実現ができるということです。

■③株式会社お仏壇のやまき

仏壇や暮石の販売をしている株式会社お仏壇のやまきは、太っ腹な施策を講じることで、有給消化率の向上と業績向上を同時実現した会社です。

社内では元々「有給を取得してはいけない、残業は当たり前だ」といった雰囲気がありました。しかし、成果を出している営業社員ほど、残業は比較的少なく、ワークライフバランスを非常に上手く保てていることが分かり、自社の改革を進めていきました。

具体的な取り組みとして、

・週休3日9時から16時の短時間勤務
・残業を月10時間までに設定

など、極端に勤務規則を変えました。結果、3年後には過半数の従業員が有給休暇を90%以上取得するようになり、有給消化率は大幅に上昇しました。

更には、売上も昨対比から40%伸びており、こういったワークライフバランスの同時実現こそが業績向上の秘策になりうるということを示しています。

【参考資料のご紹介】
エンゲージメント向上に成功した企業・部署のトップが実際に語った事例資料「日本一働きがいのある会社~部署が変われば企業が変わる~」はこちらからダウンロードいただけます。

  日本一働きがいのある会社~部署が変われば企業が変わる~|組織改善ならモチベーションクラウド 日本一「働きがいのある会社」はどのようにつくられたのか。業績にも繋がった部署別の具体的な施策から組織状態を定量的に示すスコア推移まで。経営者が語る、過去から現在に至るまでの成長の軌跡とは。 株式会社リンクアンドモチベーション


まとめ

近年国を挙げてダイバーシティの推進を進めていますが、その中で大切なポイントの一つとして「ワークライフバランスの充実」があります。

このワークワイフバランスの充実をさせるためにも今回ご紹介した「有給休暇」の背景や内容をしっかり理解し、活用することが大切です。

今後も時代の流れと共に、制度のあるべき姿も少しずつ変化していっています。その変化に対してもその度に企業も従業員も正しく理解し合って活用する事が企業も個人も幸せになる方法だと言えるでしょう。

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百田 海渡
百田 海渡

【プロフィール】 リンクアンドモチベーション新卒入社。 以降、中堅・スタートアップ企業向けのコンサルティングに従事。 「理念策定・浸透」「人事制度構築」やモチベーションクラウドを活用した組織改善等、 IT系業界、小売業界を中心に数多くの企業様に貢献。

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人事評価制度とは?目的や導入方法は?メリット・デメリットを徹底解説

2021-06-22

人事評価制度は、従業員の企業への貢献度合いや本人の能力をどのように待遇に反映するのかを整理し、明文化したものです。 上手く活用することができれば、従業員の成長を促進し、企業の成長にも繋がります。 しかし、お金を扱うものでもあるため、上手く活用できない場合はせっかく作っても従業員の不納得感を生み出し、反発やトラブルに繋がってしまうことも事実です。 本記事では多くの企業が気になる人事評価制度の設計から、メリットやデメリット・運用の方法等を踏まえてわかりやすくご紹介します。

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