主業務により多くの時間を
使えるようになった

「モチベーションチームアワード2020」を受賞された、株式会社ケーイーシー やまと西大寺KEC保育園の取り組みをご紹介します。「モチベーションチームアワード」とは、組織変革に向けた取り組みによって、エンゲージメントスコア (組織診断ツール「モチベーションクラウド」により算出) が上昇し、組織に大きな改善が見られた部署を発表するものです。

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■ 園としての目標やルールが統一されていなかった

新設の園かつ他の園から転職してきたスタッフばかりであったため、園としての目標やルールが共有されておらず、一人ひとりが目指す方向や判断基準がバラバラの状態だった。また、それに対してすり合わせや話し合いがなされることもなく、派閥や陰口が生まれていた。

■ 組織体系が曖昧だった

組織図があいまいで、報告・相談の先が定まらず責任の所在も不明確だった。結果として、問題の解決がされず放置、不満だけがたまっている状態だった。

■ 会議のブラッシュアップを行った

会議のゴール設定や進め方が曖昧で結論が出ず、時間を浪費することが多かったため、会議をする際は事前に「所要時間・議題・ゴール」を事前発信するようにした。また、議題に対しては必ず結論を出すように心がけ、決まったことは議事録という形で全体発信も行った。

■ 役割の明確化を行った

会議で結論がすぐに出せない案件があったとしても、「誰が・いつまでに・何をするのか」を決めるようにした。宙ぶらりんのまま結論が先送りされることがないようにし、部下のタスク・進捗管理を上司が徹底して行った。

■ 会議の質が高まった

会議のタイムテーブル、議題、進め方を事前に共有。何を話し合うか、何を決めないといけないかを事前に考え、当事者意識をもって会議に参加するようになった。結果として、課題の先送りがなくなり、「あの件どうなってたっけ？」という確認がなくなり、効率的に意思決定ができるようになった。

■ 主業務により多くの時間を使えるようになった

会議が効率化したことで、会議自体の時間が50％～75％程度に短縮された。1ヶ月で24時間の削減ができ、その分自分たちの主業務である「保育」に時間を割くことができるようになった。また、その場で意思決定できることが増え、組織としての行動・改善スピードが上がった。

社員の士気や保育の質を向上させることで、より活気のある園として社会貢献をしていきたい、と考えています。そのためにまずは人的な余裕を作り、休日・出勤時間の改善、研修などへの積極的参加を促進したいと思っています。