特別休暇とは？付与条件や導入の流れを解説
企業が自由に設定することができる特別休暇は、その企業の文化や考え方、従業員へのメッセージとも言えるものです。
特別休暇は内容によっては企業の魅力の一つとなることもあります。
企業にとっても、働く従業員にとっても有効に特別休暇を活用するために、特別休暇の種類や導入方法を理解しましょう。
法定休暇と法定外休暇の違い
特別休暇は法律によって義務付けられた法定休暇と異なり、企業が自由に設定することができる休暇です。特別休暇について理解するために、まずは法定休暇と法定外休暇について詳しくみていきましょう。
■法定休暇
法定休暇とは、法律で定められている企業が従業員に与えなければならない休暇・休業のことです。法律で定められた従業員の権利であるため、企業は従業員から請求や申請があれば、取得を拒むことはできません。
法定休暇の種類は6種類で、労働基準法と育児介護休業法で定められています。
労働基準法：産前産後休業、年次有給休暇、生理休暇
育児介護休業法：介護休暇、育児休業、子の介護休暇
これらの法定休暇は、働く従業員が健康で充実した生活を送るために設定されているものです。
企業は主体的に取得の呼びかけ、休暇を取得しやすい風土づくりや、計画的な付与制度を活用するなど、環境づくりを行うことが大切です。
■法定外休暇
一方で、法定外休暇はこれまで説明したとおり、企業側が就業規則で独自に定める休暇のことです。
そのため休暇の種類は企業によって多種多様です。
社員の福利厚生として設定するもので、一般的に有名なものとしては「慶弔休暇」があります。法的には付与する義務のない慶弔休暇ですが、その付与日数などは会社の就業規則で自由に設定することができます。
更に会社によってはユニークな特別休暇を設定している場合もあります。
このように特別休暇は、社員のモチベーションアップや、多様なライフスタイルに合わせた働き方を実現するために有効な施策です。それだけではなく、企業のイメージ向上にも効果があります。
特別休暇とは？
■特別休暇の目的
厚生労働省は、特別休暇は労働者が心身ともに充実した状態で意欲と能力を十分発揮できる環境を整備するために必要なものであるとしています。
働く人々の個別の事情に柔軟に対応するためには、法律で定められた法定休暇に加えて、休暇の目的や取得形態を独自に設定できる特別休暇を活用することが有効です。
法定休暇と特別休暇をあわせて設定、活用することで、ライフステージに合わせて、家庭生活、自発的なスキル開発、地域活動等に使う時間と労働時間を柔軟に組み合わせることを期待しています。
さらに「特に配慮を必要とする労働者に対する休暇制度」として、労働者の目的や状況に応じた制度としての認識が広まっています。「特に配慮を必要とする労働者」として、厚生労働省は以下のように例示しています。
・特に健康の保持に努める必要があると認められる労働者
・子の養育または家族の介護を行う労働者
・妊娠中および出産後の女性労働者
・公民権の行使またはは公の職務の執行をする労働者
・単身赴任者
・自発的な職業能力開発を図る労働者
・地域活動等を行う労働者
■特別休暇の種類
ここで代表的な特別休暇の例をご紹介します。厚生労働省が定めた「労働時間等見直しガイドライン」において、先程挙げた「特に配慮を必要とする労働者」に対して付与される特別休暇は以下のとおりです。
・病気休暇
病気休暇は長期にわたる治療が必要な疾病を持つ従業員が、治療と仕事を両立するためのサポートのための特別休暇です。
治療や通院のために、時間単位や半日単位で取得ができる制度や、年次有給休暇とは別に取得ができる制度、さらに療養中・療養後に仕事の負担を軽減する短時間勤務制度もあります。
・ボランティア休暇
従業員が、自発的に無報酬で社会に貢献する活動を行う場合に、付与される特別休暇です。
「社会貢献活動休暇」と呼ばれることもあります。
・リフレッシュ休暇
リフレッシュ休暇は、従業員の心身の疲労回復を目的として付与される特別休暇です。例えば、3年ごとに5日間の休暇を付与するといった制度があります。
・裁判員休暇
裁判員休暇とは、裁判員として活動することになった従業員が、その職務を果たすために必要な期間に対して付与される特別休暇です。
これは平成16年に「裁判員の参加する刑事判断に関する法律」が成立し、平成21年から国民が裁判員として裁判に参加する裁判員制度が開始されたことで必要性が呼びかけられている特別休暇です。
・犯罪被害者等の被害回復のための特別休暇
この特別休暇は犯罪校によって被害を受けた被害者及びその家族に対して付与される、被害回復のための特別休暇です。
例えば、犯罪被害による精神的ショックや体の不調からの回復を目的としての一週間の休暇や、治療のための通院、警察への手続き、裁判への出廷などのためにも利用できる休暇です。
特別休暇を定めるメリット
会社によって独自に設定ができる特別休暇ですが、特別休暇を定めるメリットは主に下記のようなものがあります。
メリットを理解して、特別休暇を効果的に取り入れましょう。
■メリット①人材の安定的な確保
特別休暇の効果として、従業員の疲労回復やストレス解消によるワークライフバランスを叶えることが期待できます。
家庭と仕事の両立を目指すことで、従業員の多様なライフスタイルに合わせた働き方を提供することができます。
これにより、従業員の定着率の向上も期待ができます。離職率の低い企業は、転職市場でのイメージも良くなるため、優秀な人材を獲得しやすくなります。
また、新卒採用市場では、若い世代を含む新卒者は特別休暇をはじめとした福利厚生への感度が高いため、特別休暇の導入は採用にも有効であると考えられます。
■メリット②生産性の向上
特別休暇では、従業員が日々の労働におけるストレスや披露をリフレッシュすることができるため、会社への貢献意欲の向上、帰属意識の向上が見込め、モチベーションアップに繋がると考えられます。
また、自己啓発や資格取得などを目的とした特別休暇を設定することで、従業員のスキルアップを促すことができます。
会社の制度としてスキルアップのための特別休暇を設定することで、特別休暇を取得した本人の成長だけでなく、周囲への好影響も期待ができます。
特別休暇を取得した従業員が、習得した知識や能力を仕事に活かして活躍することで、周囲にも刺激を与えることができるでしょう。
このように、特別休暇の活用によって従業員の意欲向上と能力向上を実現することで、企業の生産性の向上を狙うことができます。
■メリット③企業イメージの向上
特別休暇は、企業の個性や健全な労働環境を社外へアピールする手段の一つとしても捉えられます。
特別休暇を充実させることで、対内へは「帰属意識の向上」や「貢献意欲の向上」、対外へは「働きやすさ」や「長期雇用への期待」を見込むことができます。
前述したとおり、対外へのイメージ向上は、新卒採用や中途採用市場に対しても好影響があります。少子高齢化による人材不足が加速していく日本企業にとっては、企業イメージの向上は中長期的な発展のために欠かせないものと言えるでしょう。
有給か無給かは企業側で決めることができる
特別休暇は法律で定められていない休暇のため、企業ごとに独自に決めることができると前述しました。特別休暇の無休、有給の判断もその一つです。
一般的には、冠婚葬祭のための特別休暇の場合、有給にする企業が多いと言われています。また、不法による帰省や、親族の挙式のための休暇に対しては、従業員へのお悔やみやお祝いの気持ちを込めて有給としているケースが多いようです。
社員のモチベーション向上が目的の特別休暇であれば、無休よりも有給休暇としたほうが、その効果を望むことができるでしょう。
また、有給休暇の取得率が低い企業は、もともとの風土として有給休暇取得がしにくい職場環境である可能性があります。
有給休暇を取りやすい勤務体制や組織風土があることが、特別休暇の効果を得るための前提になります。
人事は、従業員に休暇取得の現状や、社員が求めている休暇制度・福利厚生をヒアリングし、よく検討するとよいでしょう。
また、有給休暇を出勤日にするかしないかは、年次有給休暇の出勤率の算定に関わるため、社員への周知が必要でしょう。出勤日にするかどうかをはじめ、特別休暇の取得要件は就業規則にきちんと示しておきましょう。
特別休暇の付与条件
特別休暇を付与するにあたり、人事が決めておくべき付与条件がいくつかあります。ここでは一般的な種類と例を説明していきます。
■対象雇用者
特別休暇が取得できる対象者を決めましょう。
例えば、正社員は対象だけれども、アルバイトは対象外であるなどの場合があります。この対象者の条件は就業規則等で明記をしておきましょう。
■設定日数
特別休暇は、各企業が独自に設定することができる休暇であるため、同じ休暇内容であっても、付与される日数は企業ごとに異なります。
ここでは特別休暇として多くの企業で導入されているものの付与日数を例としてご紹介します。
・病気休暇
自身の病気で通院、療養するときのために使用できる休暇制度です。
会社によっては、どの従業員も一律の日数を取得できるのではなく、勤めた年数によって取得できる日数の上限が増えていくという仕組みをとっている企業もあるようです。
休暇期間にも数日程度から長期にわたる場合、有給として扱う場合、無休として扱う場合など様々なパターンが有ります。
こうした、病気と言っても様々なケースの病気からの復帰に備えて、以下のように様々なバリエーションの病気休暇をよういすることの必要性が高まっています。
治療・通院のための時間単位や半日単位で取得できる休暇制度
失効した年次有給休暇を組み立てて、病気等で長期療養する場合に使うことができる失効年休積立制度
年次有給休暇とは別に使うことができる病気休暇
療養中・療養後の負担を軽減する短時間勤務制度
・ボランティア休暇
ボランティア休暇は、労働者が自発的に無報酬で社会に貢献する活動を行う際に付与される特別休暇です。
企業は、地域活動やボランティア活動に参加する従業員に対して、その参加を可能にするよう、年次有給休暇の半日単位の付与などについて検討することが求められます。
・リフレッシュ休暇
リフレッシュ休暇は、勤労者の心身の疲労回復を目的として付与される休暇です。
一定年数勤務した従業員へねぎらいの気持ちも込めて付与されるものであるため、節目の5年、10年、15年などのタイミングで取得できるように設定されていることが多くあります。一度に取得できる日数は5日〜一ヶ月など、企業によって幅があるようです。
・裁判員休暇
裁判員制度とは国民が裁判員として刑事裁判に参加し、裁判官とともに有罪・無罪や刑の内容を決める制度です。裁判員に選ばれた従業員が、裁判員としての活動と仕事を両立することができるよう、西播員休暇の導入の必要性が高まっています。
裁判員休暇は約4割の企業で導入が進んでいますが、その付与日数はその場合によって必要日数を判断しているようです。
・犯罪被害者等の被害回復のための休暇
犯罪被害者等の被害回復のための休暇は、犯罪行為により被害を受けた被害者やその家族に対して、被害回復のために付与される休暇のことです、
付与日数の例としては、一週間程度の休暇を犯罪被害による精神的ショックや引退の不調からの回復のために付与したり、半日や一日単位の休暇を通院や警察への手続き、裁判所への出廷等のために付与するケースがあるようです。
特別休暇導入の流れ
特別休暇を実際に導入するにあたり、必要な対応事項とその手順をご紹介します。
ただルールを決めるだけでは、特別休暇の本来得たかった成果を得ることができなくなってしまうので、注意しましょう。
■①特別休暇の目的設定
特別休暇の導入のためには、まずどのような目的で特別休暇を設定するのか、目的を明確にする必要があります。
有給・無休に関わらず従業員の労働義務が免除されるため、特別休暇の導入・取得が従業員のためになっていることが重要です。事前に従業員にヒアリングを行い、どのような内容の休暇が求められているのか把握しておくと良いでしょう。
また、企業の課題を解決する目的で特別休暇を導入することもできます。
例えば、従業員のスキル不足が課題であれば、業務に必要なスキル・資格の取得を目的とした「教育訓練休暇」の導入の県道などが有効です。
■②特別休暇の取得条件、申請フローの決定
企業は特別休暇の内容や取り決めを「就業規則」に規定する必要があります。
規定する内容としては、特別休暇を取得できる対象者や取得日数、取得期限や取得制限などです。
また、就業規則は、労働者が10人以上の会社は作成義務があります。就業規則を改定した場合は、所轄の労働基準監督者への届け出が必要となります。
■③社内周知
特別休暇を就業規則上で規定しても、従業員にその存在や目的が伝わっていなければ活用されなくなってしまいます。
特別休暇の利用を促すために、社内メールや社内報、社内サイト等を利用して、特別休暇の利用を促しましょう。
■④休暇を取得しやすい環境づくり
どんなに制度や仕組みを整えたとしても、それを実際に活用できていなければ意味がありません。従業員が制度を活用しやすい風土を作っておくことは重要です。
一方で、「残業をするほうが頑張っている」「労働時間が多いほうが評価が高い」「定時で帰るのは気が引ける」など、ステレオタイプな企業文化によって従業員が制度の活用をためらうケースは多くあります。
文化を変えていくためには、管理職がワークライフバランスや個人の生活と仕事の両立に理解を示し、制度を使いやすい職場を作るためのマネジメントをしていくことが必要でしょう。
個性的な特別休暇
ここまでは特別休暇の意味や意義、一般的な例を紹介してきました。特別休暇は企業毎に自由に設定することができ、個性を出すことができることも大きな特徴です。
ここからは、個性的な特別休暇の事例をいくつかご紹介します。
■モンハン休暇
VRコンテンツなどの企画・開発を行う株式会社Mark-onでは、2021年3月26日に発売されたゲームソフト”MONSTER HUNTER RISE（©︎CAPCOM）”の発売日を、特別休暇に設定しました。
もともとこの休暇を設定する前から、有給取得を申請する従業員が多発していたことから、仕事へ集中できないことが想定されるため、休暇としたとのことです。
VRコンテンツ制作をしている同社だからこそ、従業員の「いち早く人気コンテンツをプレイしたい！」という思いを尊重した特別休暇と言えるでしょう。
こういった遊び心のある特別休暇も、社員のモチベーションを上げる一つのきっかけになりそうです。
参考：ハフポスト 3月26日は「モンハン休み」で休暇に。ある会社の発表にネット上で反響広がる。「羨ましい」の声が続々
■失恋休暇・離婚休暇制度
株式会社サニーサイドアップでは、失恋や離婚をすると取得ができる「失恋休暇・離婚休暇」を設定しています。
この制度は、「会社に出られなくなるほどの失恋や別れは、人生の中で良い経験になると思う」という社長の意向から設定されたそうです。
"人が気持ちよく働けてこそ"と、"たのしいさわぎ"という想いを掲げるPR会社である同社の、人の気持ちを大切にする価値観が投影された特別休暇です。
参考：株式会社サニーサイドアップ 弊社代表次原がハフィントンポストに寄稿『「失恋休暇」から「離婚休暇」まで、うちの会社が誇る32の福利厚生制度 』
■育自分休暇制度
株式会社サイボウズでは、「育自分休暇制度」という、自分自身を育てるための休暇制度を導入しています。
これは、一度退社をした社員が、6年以内であれば復職ができるという制度です。対象は35歳以下の社員で、期間中には青年海外協力隊への参加や転職も可能。
IT業界の特徴である高い離職率を解消するため、そして優秀な人材の育成や確保のために設定された休暇です。
記事まとめ
企業の理念や価値観を反映した特別休暇や、従業員のワークライフバランスの実現を促す特別休暇を設定することで、企業に対して多くのメリットが有ることを理解いただけたのではないでしょうか。
企業が独自に設定できる特別休暇の特徴を活用し、企業経営に活かしていってください。
